什么是共享办公桌？解读这种并非全新的工作方式
职场世界始终处于变革、调整和现代化之中，工作场所本身也不例外。2020年的全球疫情使企业面临前所未有的挑战。习惯了每日通勤和朝九晚五固定作息的员工不得不搭建自己的家庭办公室，并应对居家办公带来的各种干扰。
然而，两年后，随着英国政府宣布“自由日”和制定“与新冠共存”计划，人们逐渐意识到，更大的工作场所灵活性对于成功至关重要。正是在这种情况下，共享办公桌应运而生。虽然这种工作空间系统并非新生事物，但它似乎是一个切实可行的解决方案。在 Cloudbooking ，我们将深入探讨“什么是共享办公桌？”
灵活办公桌本质上是一种灵活的座位安排和混合办公模式，它允许员工使用任何可用的办公桌，而不是被分配特定的工作空间。据说这个术语源于“共享床位”（hot racking），指的是不同班次的水手共用同一张床铺的做法。
这种灵活性如今已成为企业吸引员工重返固定办公空间的理想选择。仲量联行房地产集团的一份报告显示，37%的全球企业计划在疫情后增加联合办公或灵活办公空间的使用。随着2022年下半年的临近，共享办公桌对于希望采用混合办公模式的公司而言，无疑是一个可行的解决方案。
由于混合办公模式具有自主性和灵活性，因此它似乎会越来越受欢迎。83% 的员工更喜欢混合办公模式，看来共享办公桌可能是最新的职场趋势，正在卷土重来。
什么是共享办公桌？
如果您想知道“什么是共享办公桌？”或者不太清楚它的具体含义，让我们从基础知识开始，逐步解释清楚。正如我们之前提到的，共享办公桌是一种组织工作空间系统，在这种系统中，工作空间中的办公桌可以根据需要随时使用。这意味着员工可以使用任何可用的共享办公桌，而不是拥有固定的办公桌或工位。
灵活办公的目的是最大限度地提高空间利用率，减少冗余的办公空间。无论是在办公室还是联合办公空间，灵活办公都是一种有助于提高灵活性并促进协作的策略。
共享办公桌与办公桌酒店/办公桌预订
这里可能会让人有点困惑；有两种混合办公和共享办公桌模式，在不熟悉的人看来可能非常相似。这两种模式分别是灵活办公桌和办公桌酒店式租赁（或办公桌预订）。这两种混合办公模式都能为员工提供更大的灵活性，提高工作效率，同时比传统办公模式更有效地利用办公空间。但它们之间究竟有什么区别呢？让我们一起来看看。
热桌
灵活办公桌制度允许员工使用任何可用的办公桌，而不是拥有固定的办公桌。公司可以根据多种因素来决定如何分配灵活办公桌——例如轮换、先到先得或按班次分配，具体取决于团队情况。这些办公桌的分配一天内可以多次变更。
办公桌酒店
另一方面，对于办公桌共享模式，员工可以在到达办公室之前或之后预订办公桌或工作空间。办公桌和工作空间的预订需要公司采用工作空间管理系统，例如我们Cloudbooking提供的系统。
Cloudbooking工作场所管理软件提供多种便捷功能，有助于确保无缝采用办公桌共享模式，例如允许员工提前预订办公桌、会议室和停车位。
企业也可以从这款创新软件中受益，因为它还允许雇主利用实时生产力数据来组织和优化工作环境。
共享办公桌和移动办公桌都能让员工在工作环境中拥有自主权和多样性。它们也是有益的混合办公模式，鼓励基于活动的工作方式（ABW）。ABW 是一种鼓励员工根据工作性质选择不同工作场所的工作模式。这两种混合办公模式的主要区别在于移动办公桌更为正式化，这得益于专用预订技术的应用。
共享办公桌有哪些优势？
灵活办公策略多种多样。虽然每种策略都有其优势，但共享办公桌对当今的雇主来说极具吸引力。共享办公桌并非一种全新的办公策略，但在新冠疫情爆发前后，越来越多的公司开始采用这种模式。事实上，据德勤统计，2020年共享办公桌的需求增长了45% 。
随着员工重返办公室的进程稳步推进，灵活的员工出勤方式似乎还将继续。许多员工表示希望继续在家办公或远程办公，这使得共享办公桌模式很可能继续成为一种流行的办公策略，并凭借其诸多优势，成为对员工和雇主都行之有效的解决方案。共享办公桌模式有哪些优势？让我们一起来看看。
入职流程
居家办公给企业带来的诸多挑战之一，便是新员工入职培训。这一过程复杂且至关重要，是员工职业生涯中不可或缺的一部分。然而，在全国封锁期间入职的员工，适应灵活办公模式应该不会有太大困难。他们已经相当熟悉灵活办公所需的各种系统和服务。真正需要做的，只是与同事见面，找到一个舒适的座位。
与同事社交
我们都是习惯的奴隶——许多人喜欢拥有自己的办公桌或座位，或者喜欢日复一日与同样的同事相处的舒适感。然而，这确实使得我们难以与其他部门的同事展开对话，也难以建立新的跨部门关系。
共享办公桌促进了员工之间的健康交流，使员工能够了解其他团队的角色，并帮助员工更好地了解每个部门的具体工作内容。这种社交互动也有助于营造更佳的工作场所文化，使之成为更理想的工作环境。这无疑是共享办公桌的主要优势之一！
尽量减少混乱
人们往往习惯把工作空间当作自己的私人领地。这意味着许多办公桌和办公室里堆满了杂物、小摆设和各种电线。共享办公桌制度通过迫使员工更加注重条理，并在更简洁的环境中工作，从而解决了这个问题。虽然有些人可能喜欢个性化自己的工作空间，但共享办公桌制度确实能减轻清洁人员的工作负担，并让办公环境看起来更加整洁美观。
增加自主权
共享办公桌制度不仅改变了你的办公空间，也彻底改变了你的公司文化。员工不再被束缚在固定的办公桌前，而是可以自主安排一天的工作。这会对员工的社交生活和家庭生活产生深远的影响。
节约成本
传统的办公环境通常设计为每位员工拥有固定的工作空间。问题在于，当员工休年假、病假或出差时，这些办公空间大多被浪费掉。事实上，不太可能每位员工每天都需要一张办公桌，尤其是在许多人选择部分时间在家办公的当下，这意味着传统办公室很少能有效地利用空间和设备。而共享办公桌模式则不同，它不仅能帮助企业降低设备成本，还有可能缩小办公空间并减少运营成本。
赋予员工权力
员工心情愉悦、积极向上时，工作效率自然会更高。虽然每个人的情况都不尽相同，但对大多数员工来说，能够灵活地在办公区域走动，选择自己喜欢的办公桌就座，是一种极大的赋能。
自主选择意味着你可以找到最适合自己高效完成各项任务的环境。如果你需要安静的环境，可以找个办公室的安静角落；如果你想要交流和获得反馈，可以去更热闹、更适合协作的空间。
更新基础设施
为了让全体员工都能灵活使用共享办公桌，大多数企业都需要升级基础设施。这是什么意思呢？简单来说，员工需要能够远程访问完成工作所需的一切资源。这意味着内部业务系统需要迁移到云端，人力资源、薪资和打印等服务也必须对所有员工开放，无论他们身处办公楼的哪个位置。
共享办公桌的挑战
从雇主的角度来看，共享办公桌似乎是个明智之举：减少办公空间，降低运营成本。然而，当你研究一些真实的共享办公桌案例后，就会发现它并非总是完美的解决方案。
上周，LinkedIn发起了一项投票，询问“你喜欢在工作中使用共享办公桌吗？”结果显示，高达75%的受访者选择了“不喜欢”。共享办公桌未能赢得大多数员工的青睐有很多原因，但无法个性化定制办公桌空间和缺乏隐私似乎是其中最常见的问题。
在共享办公桌环境中，员工需要不断地在不同的办公桌和工作站之间移动。这意味着员工不能使用小摆件、家庭照片等个人物品来装饰工作空间。专家发现，允许员工个性化布置办公桌可以积极影响他们的士气和工作效率。这意味着共享办公桌可能会对员工士气产生负面影响，甚至让他们感到不被重视。
虽然共享办公桌旨在促进协作并提高生产力，但由于办公桌占用率高，许多团队可能会分散开来，彼此疏远。这会损害沟通，并对生产力产生不利影响。共享办公桌还会让员工感到不安和不满，这对企业来说绝非好事——正如您可能已经知道的，不快乐的员工每年会给企业造成数十亿美元的损失。
最后，关于沟通方面，一些雇主发现，虽然共享办公桌让办公室的工作环境更加开放友好，但实际上可能会对生产力产生负面影响。事实上，只有46%的员工认为，与在固定办公桌工作相比，他们在共享办公桌环境下工作效率更高。这种负面影响源于共享办公桌有时会带来的持续干扰和频繁的交谈。
共享办公桌是解决之道吗？
展望未来工作模式，我们不难发现，每当人们强调灵活性和自由度时，共享办公桌的概念也随之而来。灵活的工作方式正风靡一时，而如何为您的企业找到合适的办公场所策略则取决于您自己。虽然采用共享办公桌等办公空间系统有很多好处，但它并不适合所有员工。
如果您正在考虑为您的企业推行共享办公桌，那么也值得了解一下办公桌共享模式。对于那些希望与时俱进、采用灵活办公策略的企业来说，办公桌共享可能是一个更可行的选择。许多针对共享办公桌的抱怨包括缺乏隐私、管理混乱以及感觉自己不被公司重视。
共享办公空间利用创新的工作场所管理解决方案技术，帮助雇主规划和安排员工的出勤，同时帮助员工找到并预订符合其需求的合适办公空间和会议室。此外，Cloudbooking 的COVID-19 解决方案和访客管理技术还能帮助保障员工的健康和安全，这再次体现了企业将员工福祉放在首位的理念。
混合办公模式的选择多种多样。通过充分了解您的行业和办公目标，您可以找到适合您工作空间和业务的解决方案。
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