办公室 2.0：后疫情时代你的办公室是什么样的？

数字时代在许多方面都使我们的基础设施过时。我们已经从工业时代过渡到按需数字时代。居家办公的技术几年前就已经成熟。新冠疫情凸显了企业内部基础设施的不足，无法支持新的工作模式和员工福祉。

传统上，办公室是我们周一至周五朝九晚五完成工作的地方。我们着装得体，举止得体，并与同事建立良好的关系。体验过居家办公后，许多人希望至少能继续拥有兼职居家办公的选择权。

《经济学人》发布的《未来工作报告》指出，普通员工希望近一半的时间在家办公。因此，虽然大多数人并不想全职在家工作，但有些人会选择这种方式。对于公司而言，为员工提供居家办公的选择是合理的，因为这有助于减少实体办公空间和运营成本。

一些科技公司多年来一直深谙灵活办公的益处，并采用了一种轻松灵活的工作方式。像谷歌这样的公司，其办公室设有休息、娱乐、社交等区域。谷歌是打造员工幸福感办公环境的先行者之一。快乐的员工工作更努力、更高效。

如何让贵公司的办公空间做好迎接 2.0 时代的准备？

目前，许多办公室仍沿用传统布局，每位员工一张办公桌，配备会议室，部分办公室还设有餐饮设施、休息室和卫生间。未来，如果办公室人员减少，其布局可能会发生改变。

疫情封锁期间居家办公，人们最想念的莫过于同事。虽然可以通过Zoom或Teams等会议软件进行线上协作，但面对面的会议都被取消了。因此，大多数人都渴望能回到办公室工作一段时间。然而，现在每个员工真的还需要一张办公桌吗？

具有前瞻性的公司如果打算让员工选择灵活的混合办公模式，就应该考虑空间利用。面对面的协作效果更佳；办公室是否应该更加注重营造协作环境？

办公室是员工融入职场文化、与同事社交的场所，这有助于保障员工的身心健康。孤立和孤独会导致抑郁和生产力下降。

鉴于以上情况，打造一个温馨舒适、充满活力且令人愉悦的后疫情时代办公环境至关重要。员工福祉应是重中之重，重点在于提升员工满意度。因此，征求员工的意见和建议，确保新的工作方式能够成功并真正惠及团队，就显得尤为重要。

后疫情时代，你需要哪些条件才能让办公室正常运转？

为了确保后疫情时代办公室的成功运营，各部门之间需要通力合作。首先，最好列一份清单，记录所有需要参与制定正确流程的系统、流程、设备和人员。

基础设施

强大的IT基础设施是新型混合办公模式成功的关键。如果办公桌空间有限，则需要通过共享办公桌预订软件来建立办公桌预订系统。员工是否需要预订会议室或协作空间？如果需要，则应部署会议室预订系统以及会议室管理软件。

为了确保一切顺利运行，软件系统集成至关重要。这包括制定员工必须遵守的流程，以及集成的软件应用程序，以便他们无论身在何处都能开展工作。

加工流程

更新人力资源政策也势在必行。员工的上下班时间是按合同规定固定，还是由他们自行决定？谁来监督员工的工作效率和满意度？组织和员工之间也需要达成协议，以确保信息技术安全程序等各项规定始终得到遵守。

需要对新软件、系统和工作方式进行培训。拥有像房间预订管理软件这样的工具固然很好，但更重要的是确保员工接受过如何正确使用它们的培训。

还应明确各项预期目标，包括员工需要达成的关键绩效指标 (KPI)、衡量标准以及针对进度落后员工的补救措施。生产力无疑是雇主非常关注的问题。通过设定清晰明确的目标，每个人都能清楚地了解自己的工作进展。

是否会向居家办公的员工提供任何形式的补偿，以支付额外的公用事业费用，例如水电费和网络费？如果提供，则需要制定相关准则，并制定合同和流程，以便员工可以报销这些费用，或者按约定比例在工资中增加一定金额。

设备

您的办公设备是否需要升级以适应后疫情时代？这可能包括会议系统、摄像头、屏幕、电话系统，甚至硬件。如果升级的标配是台式电脑，那么笔记本电脑因其便携性可能更合适。此外，还应考虑购买保险和数据恢复系统。

员工是否会在家使用自己的IT设备办公？如果是，您需要实施哪些策略来确保安全和敏感数据的安全保管？

为了确保员工在家办公的安全，VPN 服务或许能帮上忙。VPN 可以让公司网络了解员工访问信息的位置，从而有助于防止黑客攻击。此外，防病毒软件也必不可少，它可以确保系统免受恶意软件的侵害，防止数据被窃取。

员工需要访问他们常用的应用程序和程序；如果他们在工作场所使用单独的电脑，则需要远程访问他们的工作空间。云服务是实现这一目标的理想选择。

办公室会完全关闭吗？

一些企业可能正在考虑取消办公场所，以大幅削减开支。这将需要对所有系统进行重大调整。员工会全职在家办公，还是会设立某种形式的第三办公空间，例如协作中心，供员工聚集在一起分享想法和共同工作？

英国航空公司正在关闭其位于希思罗机场的总部，因为随着新的工作方式的出现，这座大型办公大楼已不再需要。他们并非个例。通过缩减规模并允许员工居家办公，该公司节省了成本。但员工仍然需要社交活动来建立联系和工作关系，从而提高生产力和创新能力。

会议室或洽谈室仍然必不可少，供员工聚会和协作。管理层也需要开会；人力资源部门仍然需要与员工沟通、进行绩效评估和面谈。如果这些空间需求量大，那么会议室预订系统就必不可少了。

数字业务的成功取决于支撑其运行的系统和流程。正是这些系统和流程确保了业务的正常运转。基本的办公基础设施包括网络、服务器和工作站。打印机、复印机等设备也必不可少。

我们认为办公室不会很快完全关闭，尽管它们可能会大幅缩减规模。

新冠疫情爆发时，我们都措手不及地被迫进入线上会议、线上学习和隔离状态。别无选择之下，大多数人都努力适应，证明了居家办公是切实可行的。虽然系统尚未准备就绪，但这场现实的实验表明了成功实现居家办公所需的条件。

IT主管们现在清楚地了解了他们的团队如何在家协作，他们需要访问哪些资源，以及哪些流程需要改进。像谷歌这样的大公司可能会率先采用这些技术，而小公司将在未来十年左右陆续效仿。

想象一下2030年的工作日——你甚至可能无需去办公室。服务台可以随时随地提供人力资源、法律和会计方面的咨询服务，只要你能够连接Wi-Fi即可。大多数员工在家使用笔记本电脑或平板电脑办公，只在开会时才来公司，这或许会成为一种常态。而所有这些会议都将通过在线预约软件进行安排。

疫情后的办公室最终将发生诸多变化。虽然这些变化可能因公司而异，但预计全球范围内将有更多人采用灵活办公模式。这将带来诸多益处，例如招聘人员拥有更广泛的人才库可供选择，员工满意度更高，运营成本降低。办公室的重心可能会从工作转向协作空间，员工可以在这里激发创意、进行创新，并在职场文化的熏陶下进行社交互动。