混合办公模式的兴起导致许多办公室面积过大。企业报告称，他们需要的空间比以前减少了30%-40% ¹。但由于大多数员工希望每周至少花一些时间在办公室，因此这个问题并非如此简单。
“共享办公桌”应运而生。
如果员工可以根据谁在办公室、谁在家办公来共享办公桌，雇主既可以降低房地产成本，又能为所有员工提供办公空间。但要让共享办公桌模式真正发挥作用，必须方便员工使用，也便于公司管理。
这时，一套完善的共享办公桌系统就显得尤为重要。
在本指南中，我们将概述您需要了解的有关共享办公桌系统的一切：从其工作原理到需要注意的功能，以及成功实施新系统的技巧。
一套无缝衔接的共享办公桌系统是高效混合办公策略的关键组成部分。你需要让员工对有限的办公时间感到满意，并让他们轻松高效地完成工作。共享办公桌不仅仅是降低办公空间成本的一种方式，它更是混合协作策略的重要组成部分，而这种策略正在定义未来的工作模式。
让我们开始吧。
什么是共享办公桌系统？
灵活办公桌是一种办公场所管理制度。员工无需拥有固定的工位，而是可以在上班时使用任何可用的办公桌。
虽然共享办公桌的概念相对简单，但实际操作起来却颇具挑战性。公司需要建立相应的系统，确保所有想在特定日期使用办公桌的人都能如愿以偿。为了提供合适的设施并避免资源浪费，公司需要预估办公空间的繁忙程度。
像 Cloudbooking 这样的共享办公桌系统旨在解决这些问题。其工作原理是邀请员工表明他们计划在特定日期到办公室工作，然后预订办公桌。这使公司能够获得管理共享办公桌日常运作所需的信息和洞察。
共享办公桌方案有哪些好处？
随着混合办公模式重新定义了办公室的角色，共享办公桌系统为企业带来了诸多益处。这些益处包括：
支持协作和生产力
混合办公模式的诸多优势之一是能够提升协作效率²。许多共享办公桌解决方案都提供相应的功能，帮助同事们充分利用在办公室共处的时光。这些功能包括允许团队成员：
- 安排他们同时在办公室工作
- 找到同一天在办公室上班的同事。
- 相邻的书桌
- 替同事预订办公桌
提高员工敬业度
采用灵活的工作安排并为未来的工作模式做好准备，是提升混合办公团队员工敬业度的关键驱动因素之一。建立支持混合办公和其他灵活办公方式的系统，有助于提高员工士气和敬业度。
能够更有效地利用资源
鉴于混合办公模式的员工平均每周仅在办公室工作 2.6 天³，共享办公桌系统能够为企业提供洞察，帮助他们就资源的使用和分配做出明智的决策。通过实时了解员工如何使用办公室，企业可以更具战略性地探讨空间规划和未来办公室设计等问题。
降低成本
通过允许多名员工共享办公桌和工作站，公司可以更有效地利用办公空间。在某些情况下，他们甚至可以减少特定地点所需的办公空间。全球领先的信息服务公司Experian在实施Cloudbooking的办公桌预订系统后，成功将其在英国和爱尔兰的办公空间减少了57%。
一个强大的共享办公桌系统的关键特征
如果您打算投资一套共享办公桌系统，那么有几项内容需要确保包含在内：
方便员工使用
最重要的是，共享办公桌系统要想有效运作，必须易于使用。记住，只有员工愿意且能够使用该系统，它才能提供所需的数据。
因此，大多数现代共享办公系统都是数字化的，员工可以通过任何联网设备访问。为了尽可能简化用户体验，最先进的系统包含以下功能：
- 智能手机支持。 许多员工发现移动应用比桌面软件更快捷、更易用。通过移动办公桌预订应用提供的共享办公桌系统还有一个额外的好处，那就是员工可以随时随地预订办公桌并更新他们的计划。
- 入住/退房功能。 这使得员工能够实时、快速、便捷地完成空间的签到和签退。云预订系统通过二维码技术支持这一功能。
- 与常用电子日历集成 （例如 Microsoft 365、Google Workspace）。这些集成功能可为通过共享办公系统进行的预订自动创建日历事件，从而节省时间并消除潜在的混淆。
- 多语言支持。 这对于拥有国际员工队伍的公司来说尤其有帮助。
能够提升“在办公室工作”的体验
许多共享办公桌系统都包含一些附加功能，可以帮助消除共享办公桌带来的不便，并改善混合办公模式员工的“办公室”体验：
- 寻找同事： 让员工能够发现与他们同时在办公室里的其他人。
- 寻路技术： 帮助员工熟悉办公环境，找到自己预订的办公桌。
- 会议室预订： 至 允许员工预订正式和非正式空间 当他们还在办公室的时候。
- 停车场管理： 允许司机 为他们计划上班的日子预订停车位.
提供实时洞察的数据
共享办公桌系统提供有用的工作空间占用率指标，例如：
- 办公桌利用率： 办公空间的人均使用效率如何
- 员工密度： 在特定工作场所中，每人拥有多少办公空间？
- 实时入住率： 在任何给定时间，工作场所有多少员工？
- 平均办公桌空缺持续时间： 工作空间在两次预订之间保持空置的时间。
与其他工具和系统的集成
许多共享办公桌系统可与其他各种工具和系统集成，从而提供更精确的工作空间占用数据。Cloudbooking 可与各种软件和硬件（例如寻路应用程序和办公传感器）集成，提供一套完整的、彼此无缝交互的工作场所管理工具。
如何选择合适的共享办公桌解决方案
由于共享办公桌在许多办公室还是一项相对较新的举措，因此在选择支持共享办公桌的系统时，有时可能会不知从何入手。
如果您正在权衡某个解决方案的利弊，那么考虑以下问题可能会对您有所帮助：
问题 1：它能帮助我们实现目标吗？
引入共享办公桌系统是为了促进协作、提高效率，还是仅仅为了方便员工来办公室上班？无论目标是什么，都要确保你选择的解决方案包含能够支持这些目标的功能。
问题 2：该解决方案是否便于员工使用？
如果共享办公桌系统使用起来困难或不方便，公司可能难以从中获益。因此，应寻找那些旨在尽可能简化用户体验的解决方案。这类系统可能包含移动应用程序、二维码技术和日历集成等功能。
问题 3：它能给我们提供我们需要的信息吗？
考虑组织为实现目标所需的数据。例如，是否需要更深入地了解每张办公桌的使用时长，或者每天有多少人在办公室？确保您部署的工具能够让您随时获取这些指标。为了获得最新数据，请寻找提供“实时”洞察的系统。
问题 4：该解决方案与我们当前的“技术栈”的契合度如何？
另一个需要考虑的因素是您心仪的工具是否能与公司现有的数字化工具集（即公司的“技术栈”）集成。例如，您正在考虑的解决方案是否具备与您的在线日历系统集成的功能？它是否提供与其他可能有用的软件或硬件的集成？
如何成功实施共享办公桌系统
任何新系统或流程的成功都离不开实施，共享办公桌系统也不例外。以下是在考虑如何实施新的共享办公桌系统时需要考虑的一些关键因素：
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员工参与
虽然许多员工可能乐于接受共享办公桌制度，但也有一些人对此感到犹豫——尤其是那些习惯于拥有固定办公桌的人。有些人可能不愿参与，而另一些人则可能仅仅将其视为额外的行政负担。
员工对新的共享办公桌解决方案的接受度至关重要。因此，在流程早期征求员工的意见非常重要。要提前充分告知员工公司正在计划引入办公桌预订系统，了解他们在当前共享办公桌模式下遇到的最大挑战，并探讨数字化系统如何能够解决这些痛点。
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外场通讯
一旦选定了共享办公桌系统，就要让员工知道已经做出的决定以及接下来会发生什么。
在工具正式上线前，最好多次传达相关信息，确保每个人都有机会收到通知并解答任何疑问。务必重点强调该方案将如何解决团队成员提出的痛点，并提醒他们该系统将帮助组织履行其对灵活办公模式的承诺。
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入职和培训
员工应该能够立即有效地使用新的共享办公桌系统。他们越早开始使用该系统，就能越早享受到这项技术带来的好处。
考虑到这一点，请思考团队成员需要了解哪些系统信息，以及如何高效地与他们分享这些信息。您是否可以举办培训课程、录制视频或分享产品支持文章？您的软件供应商或许能够在这方面为您提供一些帮助。
员工开始使用系统后，可能需要持续的培训和支持，因此务必让他们了解如何获得所需的帮助。这可能包括安排内部人员解答有关系统的问题，或者引导员工访问软件供应商的帮助中心或知识库。
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监测和审查
实施共享办公桌系统后，要密切关注系统的采用率和数据质量。向员工征求反馈意见，了解他们对系统易用性的评价，并确保他们了解所有实用功能。
您可以阅读我们关于集成新的共享办公桌系统时应避免的陷阱的文章，了解更多实施成功的技巧。
采用共享办公桌解决方案可以取得哪些成果？
Cloudbooking 的全面易用的共享办公桌系统已帮助众多组织实现了混合办公目标。
在新冠疫情爆发后的几个月里，乐天广告公司通过在其位于伦敦、巴黎、布莱顿和悉尼的办公室实施我们的办公桌预订解决方案，为员工提供了安全返回工作场所的机会。
作为其数字化转型合作伙伴，Cloudbooking在帮助 Experian 实现“未来工作”愿景方面发挥了关键作用。通过将我们的办公桌预订、访客管理和停车场管理系统集成到 Experian 在英国的所有办公地点，Experian 现在能够为员工提供统一的体验。
仲量联行投资管理公司报告称，Cloudbooking 的共享办公桌系统和其他工作场所管理解决方案帮助其员工在疫情后“重新凝聚成一个团队，并建立更牢固的联系”。
正在寻找支持混合办公模式的共享办公桌系统？
英国已有83%的公司提供混合办公模式⁴，近年来工作方式发生了不可逆转的变化。对于能够支持“新常态”的混合办公软件而言，强大的共享办公桌系统必不可少。
Cloudbooking创新且易于使用的办公桌预订系统拥有丰富的工具和功能，可帮助您确保组织内灵活办公模式的成功实施。想亲眼见证其强大功能吗？立即联系我们预约免费演示吧！
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