Der Aufstieg werteorientierter Unternehmen und Organisationen sowie das Wachstum von Angeboten zur Förderung des Wohlbefindens und der Zufriedenheit der Mitarbeitenden erfordern von Personalmanagern, in diesem dynamischen Umfeld stets auf dem neuesten Stand zu bleiben. Zufriedene Mitarbeitende verbessern die Mitarbeiterbindung, reduzieren den Arbeitsaufwand der Personalabteilung und ermöglichen es ihr, sich auf Kernstrategien zu konzentrieren – insbesondere in der Zeit nach der COVID-19-Pandemie.
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Die „Über uns“-Webseiten von Unternehmen und Firmen legen oft mehr Wert auf Unternehmenskultur und Werte als auf repräsentative Bürogebäude. Die Notwendigkeit, ein positives Mitarbeitererlebnis zu schaffen und zu präsentieren, hat die Arbeitsweise der Personalabteilung verändert, wobei die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter eine zentrale Rolle in diesem Wandel spielen.
Während einige Unternehmen mit vollständiger Fernarbeit oder tollen Vergünstigungen im Büro, Spendenverdopplung, freien Tagen für wohltätige Tätigkeiten und Fortschritten bei Initiativen für ein grüneres Büro einen vorbildlichen Weg einschlagen, geht es vielen Unternehmen darum, den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, wertvoller zu sein und sie zu ermutigen, während ihrer Bürozeit wertvollere Arbeit zu leisten.
Automatisierung und Bots übernehmen zunehmend einfache Aufgaben, sodass sich Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können. Kollaborationstools verbessern die Kommunikation, und Buchungssysteme für Besprechungsräume beschleunigen einen der lästigsten Aspekte der traditionellen Bürokultur. All dies wird unsere Arbeitsweise verändern, auch die der Personalabteilung.
Die Rückkehr zur Arbeit nach COVID
Nach der COVID-19-Pandemie kehren viele Unternehmen vorsichtig ins Büro zurück, wobei das Wohlbefinden der Mitarbeiter am Arbeitsplatz eine zentrale Rolle spielt. Viele Firmen setzen Anwendungen zur Mitarbeiterzufriedenheitsmessung ein, um Feedback zu erhalten und sich so ein Bild von positiven Aspekten und zu lösenden Problemen zu machen.
Neben der Gewährleistung von Sauberkeit und Sicherheit in den Büros trägt die Nutzung von Software zur Schreibtisch- und flexiblen Arbeitsplatzbuchung dazu bei, dass Mitarbeitende einen geeigneten Arbeitsplatz vorfinden und die Büros nicht überfüllt werden. Dies hilft auch, Besprechungsräume regelmäßig zu desinfizieren und zu lüften, um die Mitarbeitenden zu schützen.
Unternehmen verlagern zudem immer mehr Anwendungen in die Cloud, um flexibler arbeiten zu können und Prozesse sowie Produktivität zu steigern. Office-Anwendungen, Videokonferenzsysteme, Workspace-Management-Software und weitere Lösungen bilden eine Cloud-Suite, die Mitarbeitern alles bietet, was sie benötigen – unabhängig von ihrem Standort.
Während Personalmanager mit der IT-Abteilung und anderen Abteilungen zusammenarbeiten müssen, um festzustellen, welche Dienste genutzt werden, liegt es in ihrer Verantwortung, den Mitarbeitern das gewünschte Erlebnis zu bieten.
Vorbereitungen für den ersten Tag zurück
Personalmanager müssen Bürorichtlinien erstellen, die von allen Mitarbeitern befolgt werden müssen. Sie müssen die Dokumentation und praktische Anleitungen erstellen, die jedes Büro zu einem sicheren Arbeitsplatz machen, und dabei mit Facility Managern und externen Stellen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Hygienestandards den Post-COVID-Regeln entsprechen.
Bevor die Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zurückkehren, benötigen sie fortlaufend vertrauensbildende Informationen, um sich von der Sicherheit in ihren Büros zu überzeugen. Sie erwarten, dass alles für ein positives Arbeitserlebnis vorbereitet ist und fordern von der Personalabteilung eine starke Führung, die durch klare Beschilderung und Hinweise zum Arbeiten in diesem neuen Umfeld ein einladendes Gefühl vermittelt.
Workspace-Management-Software und Besuchermanagement-Kiosksysteme können die Interaktionen mit dem Empfangspersonal ersetzen oder einschränken. Und auch wenn die Umgebung dadurch etwas „steriler“ wirken mag, können Personalmanager viel dafür tun, eine einladende Atmosphäre zu schaffen.
Natürlich wird es in den ersten Tagen nach der Rückkehr viele Besprechungen geben. Obwohl virtuelle Besprechungen bevorzugt werden, auch für Mitarbeiter im selben Gebäude, wird es einige geben, die ein persönliches Treffen erfordern. Buchungssysteme für Besprechungsräume werden daher entscheidend sein, um die Sicherheit aller zu gewährleisten.
Im Hinblick auf Besprechungsräume können Personalverantwortliche eine „-5-Minuten-Regel“ einführen. Demnach müssen Teilnehmende Besprechungen fünf Minuten früher verlassen, damit der Raum vor der nächsten Veranstaltung gereinigt werden kann. Sie müssen sich im Büro bewegen, um Engpässe und überfüllte Bereiche zu erkennen, in denen sich niemand aufhalten sollte, und bereit sein, bei Bedarf schnellstmöglich Abhilfe zu schaffen.
Verbesserung des Mitarbeitererlebnisses
Sobald die Mitarbeiter wieder in ihren gewohnten Büroalltag zurückgefunden haben, können sich Personalmanager auf die zweite Phase des Rückkehrplans konzentrieren . Hat ein Unternehmen bereits Maßnahmen und Aktivitäten zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung eingeführt, kann es diese nun intensivieren.
Diejenigen, die über keine derartigen Initiativen verfügen, müssen diese einführen und eine Rückkehr zu sicheren sozialen Aktivitäten fördern, indem sie unternehmensweit Belohnungen für Ideen oder Beobachtungen anbieten, die die Sicherheit und das (physische oder emotionale) Umfeld verbessern.
Personalabteilungen können Gesundheits-Apps und -Aktivitäten für Mitarbeiter als Teil allgemeiner Wellness-Initiativen einführen. Achtsamkeits- und Konzentrations-Apps können als Mittel beworben werden, um Mitarbeitern zu helfen, sich in stressigen Zeiten ruhiger zu fühlen.
Ähnliche betriebliche Angebote, wie beispielsweise Fahrradleasing-Programme mit reduzierten Preisen für Fahrräder oder andere Fitnessgeräte, können die Gesundheit fördern, sobald die Betriebe wieder öffnen, zusammen mit Massagesesseln im Büro, gesünderen Verpflegungsangeboten und Mitgliedschaften in Fitnessstudios.
Schließlich müssen Personalverantwortliche im neuen Arbeitsumfeld mehr denn je auf die emotionale Verfassung ihrer Mitarbeiter achten. Regelmäßige Umfragen per App oder Intranet-Tool können das Befinden der Mitarbeiter erfassen. Diese Stimmungstracker helfen Unternehmen, gestresste Mitarbeiter zumindest teilweise zu identifizieren. Sie können auch Stressauslöser im Unternehmen erkennen und beseitigen, die zu Problemen führen könnten, und so die allgemeine Gesundheit der Mitarbeiter verbessern.
Unternehmen können einen direkteren Ansatz verfolgen und das Konzept der „Happiness Buddys“ aus Startups übernehmen, indem sie Mitarbeiter in Partnerschaften zusammenbringen, um sie zum Austausch über ihre Stimmungslage anzuregen. All diese und weitere Maßnahmen sollten zu zufriedeneren Mitarbeitern führen, was wiederum das Wachstum des Unternehmens fördert und Krankheitsfälle sowie Mitarbeiterfluktuation reduziert.
Jedes Unternehmen steht vor der Herausforderung, eine Lösung für die Rückkehr an den Arbeitsplatz zu finden . Doch selbst unter diesem Druck müssen die Personalabteilung und die Personalmanager die Stimmung im Unternehmen im Blick behalten. Sie müssen alles daransetzen, das Umfeld für zurückkehrende Mitarbeiter, neue Mitarbeiter, Auftragnehmer, Geschäftspartner und andere Dienstleister zu verbessern.
Glücklicherweise reduzieren Cloud-Anwendungen und -Dienste den Aufwand für die Personalabteilung bei der Bereitstellung dieser Services – von Bürobuchungen bis hin zu Angeboten zur Gesundheitsförderung. Und mit Blick auf das Jahr 2022 werden alle Personalverantwortlichen Erfolgsgeschichten austauschen und aufzeigen, was zu vermeiden ist, wenn die Rückkehr zur Normalität im Geschäftsalltag an Fahrt gewinnt.
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