Cuando se utiliza eficazmente, el sistema de reserva de escritorios fomenta la flexibilidad, la autonomía y la colaboración. Sin embargo, la transición a este sistema puede resultar compleja para las organizaciones, especialmente si los empleados contaban anteriormente con escritorios fijos. El cambio puede ser difícil y es necesario evitar algunos obstáculos potenciales al integrar un nuevo sistema de reserva de escritorios. Este artículo destacará seis de los obstáculos más comunes que enfrentan las organizaciones y explicará cómo superarlos.
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1. No hay una comprensión clara de por qué necesita un sistema de reservas de escritorio.
Si no comprende claramente por qué necesita un sistema de reserva de escritorios, está condenado al fracaso. Su sistema de reserva de escritorios debe ser una herramienta que satisfaga tanto las necesidades de la empresa como las de los empleados. ¿Cómo puede lograrlo eficazmente si ni siquiera sabe cuáles son esas necesidades?
Existen muchas razones por las que las organizaciones deciden adoptar un sistema de puestos de trabajo compartidos. Estas son las más comunes:
- Para mejorar la utilización del espacio
- Para reducir los costos operativos
- Promover Trabajo flexible
- Promover colaboración
- Para promover la autonomía de los empleados
- Crear un lugar de trabajo moderno que resulte atractivo y atraiga a profesionales con talento.
- Para crear un Cultura laboral positiva que promueve el bienestar de los empleados y aumenta la retención de personal.
El concepto de puestos de trabajo compartidos existe desde hace décadas y, lamentablemente, tiene mala fama. Si no se gestiona adecuadamente, puede generar caos y malestar. Los empleados suelen ser reacios al cambio y a menudo lo ven como una simple medida de ahorro implementada por las empresas para optimizar el uso del espacio.
Sin embargo, los sistemas modernos de puestos de trabajo compartidos son más que una simple solución para optimizar el espacio. El término actual para este tipo de sistemas es " hotelling" (oficinas compartidas en el lugar de trabajo) . Esto se debe a que la tecnología permite reservar espacios de trabajo con antelación, lo que soluciona el problema que los empleados han tenido durante mucho tiempo al llegar al trabajo sin encontrar un escritorio adecuado cerca de sus compañeros.
Por eso necesitas un sistema de reserva de escritorios, y el que elijas debe satisfacer las necesidades tanto de tu empresa como de tus empleados. Una vez que tengas claro por qué necesitas un sistema de reserva de escritorios, podrás asegurarte de tener las herramientas adecuadas.
2. No se ha realizado una revisión adecuada para determinar qué sistema de reserva de escritorios es el adecuado para su negocio.
Esto se relaciona con el punto anterior. Primero, debe tener claro por qué necesita un sistema de reserva de escritorios. Luego, es fundamental revisar las soluciones de diferentes proveedores para asegurarse de que la opción que elija se ajuste a las necesidades de su empresa y sus empleados.
Un sistema de reserva de escritorios inadecuado probablemente genere el caos y la incomodidad propios de los sistemas tradicionales de puestos de trabajo compartidos . La tecnología de los sistemas de reserva de escritorios está diseñada para solucionar estos problemas, por lo que el sistema que elija debe satisfacer sus necesidades.
La integración efectiva de un nuevo sistema de reserva de escritorios depende de lograr la aceptación de todos. Si no investiga el mejor sistema para su empresa antes de invertir, es posible que sus empleados lo rechacen. Recuerde, busca una solución, no un producto que genere más problemas de los que pretende resolver.
¿Cómo puedes asegurarte de tener la solución adecuada? Primero, haz una lista de verificación con todas las características esenciales y, si es posible, también con algunas deseables. Investiga las soluciones disponibles. Compara las características y los precios de las diferentes opciones. Consulta las opiniones de los clientes para evaluar los niveles de satisfacción y lee testimonios para ver cómo un producto resolvió los problemas de otras empresas y satisfizo sus necesidades.
Contacta con los proveedores para obtener más información y resolver cualquier duda. Un buen proveedor te ofrecerá una demostración del producto e incluso una prueba gratuita. Una prueba gratuita es una excelente manera de conocer el producto y sus características. Pruébalo para ver si se adapta a las necesidades de tu negocio.
3. Ofrecer un sistema independiente en lugar de un sistema totalmente integrado.
Los sistemas tradicionales de reserva de mostradores, que se gestionan de forma independiente, presentan varios problemas. Este tipo de soluciones son extremadamente limitadas y, como consecuencia, generan trabajo y costes adicionales, además de consecuencias indeseadas como reservas duplicadas y ausencias injustificadas.
En cambio, un sistema de reserva de escritorios totalmente integrado funciona a la perfección con otros sistemas de gestión de espacios de trabajo y aplicaciones empresariales. Esto significa que su implementación requiere poca o ninguna capacitación del personal y no sobrecarga innecesariamente a su equipo de TI. Gracias a la perfecta integración de los sistemas con sus aplicaciones empresariales, las reservas se realizan con rapidez y el personal administrativo y de mantenimiento dispone de toda la información necesaria.
Los empleados podrán acceder a toda la información necesaria en tiempo real para realizar la reserva más adecuada, lo que reducirá las decepciones y las ausencias. Un sistema integrado proporciona capacidad adicional para la gestión de recursos, como reservas de visitantes , servicios de catering, etc. El personal pertinente podrá acceder al sistema desde múltiples dispositivos y ubicaciones para optimizar todo el proceso.
Esta solución optimizada con aplicaciones de software integradas es ideal para empresas con operaciones en múltiples ubicaciones. Proporciona una solución sencilla para todos los aspectos de la gestión del espacio de trabajo, lo que se traduce en una fácil implementación, reducción de costes y operaciones más eficientes.
4. Ignorar la salud, el bienestar y la cultura laboral de los empleados al integrar un nuevo sistema de reserva de escritorios.
Cuando se implementa de manera efectiva y por las razones correctas, el modelo hotelero en el lugar de trabajo debe tener como objetivo mejorar la cultura laboral. Debe promover la flexibilidad, la autonomía y la colaboración. Debe tener en cuenta las necesidades de los empleados y ser tan eficaz que atraiga talento a la organización.
¿ Cómo puede su sistema de reserva de escritorios promover la salud, el bienestar y una cultura laboral positiva para sus empleados? Comience por recabar la opinión de sus empleados antes de implementar nuevas estrategias: averigüe sus necesidades e inquietudes. Cree diferentes espacios reservables para satisfacer diversas necesidades, como cabinas privadas para trabajar en silencio, estaciones de trabajo en equipo, áreas cómodas, espacios para reuniones informales y salas de reuniones. Asegúrese de atender a los empleados con discapacidades o condiciones específicas que requieran adaptaciones en su espacio de trabajo.
Por último, asegúrese de que su sistema de reserva de escritorios se adapte a las necesidades de sus empleados. Elija la solución adecuada: que sea fácil de usar, les permita reservar con antelación, ver dónde trabajarán sus compañeros y encontrar espacios tranquilos.
Cuando involucras a tu plantilla en el cambio y demuestras que te preocupas por sus necesidades y bienestar, es mucho más probable que consigas su apoyo y garantices un proceso de integración sin problemas.
5. No capacitar a los empleados para que se autogestionen (nuevamente, a través de sistemas integrados).
Un sistema integrado permite a los empleados autogestionarse, lo que les brinda autonomía y un mayor control sobre su trabajo. Los sistemas obsoletos e independientes, gestionados por el personal de recepción o administración, aumentan la carga de trabajo de estos empleados y fomentan la negatividad asociada con los sistemas tradicionales de puestos de trabajo compartidos.
Cuando los empleados pueden ver y reservar su espacio de trabajo mediante un sistema integrado, tienen control sobre dónde, cuándo y con quién trabajan. Esto facilitará enormemente la integración del sistema, ya que todos estarán de acuerdo.
Cuando los empleados no tienen control sobre su lugar de trabajo, la productividad disminuye. Esto se debe tanto a la insatisfacción de los empleados como a la incapacidad de los equipos para colaborar eficazmente. Al elegir un sistema integrado que permita a los empleados autogestionarse, puede garantizar que su sistema de gestión de espacios de trabajo flexibles funcione correctamente.
6. Creer que todos los empleados tienen las mismas necesidades en cuanto a un sistema de reserva de escritorios.
Si crees que todos los empleados tienen las mismas necesidades en cuanto a un sistema de reserva de escritorios, acabarás con una solución genérica que prácticamente no beneficia a nadie. Como ya se mencionó, es recomendable consultar con tu plantilla antes de implementar un nuevo sistema de reserva de escritorios. Al hacerlo, y teniendo en cuenta sus comentarios, el producto final será mucho más fácil de integrar.
¿Qué preguntas deberías hacerles a tus empleados? Empieza por evaluar su opinión general sobre el sistema de reserva de escritorios en el lugar de trabajo. Comprender sus inquietudes te ayudará a encontrar un sistema que las resuelva. Será más fácil convencerlos si puedes demostrar que tu tecnología soluciona los problemas que perciben.
A continuación, determine las necesidades laborales de los distintos miembros de su organización. Si bien algunos trabajarán principalmente de forma independiente, otros colaborarán más y necesitarán estar cerca de sus equipos. Del mismo modo, se requerirán diferentes tipos de espacios de trabajo para satisfacer las distintas necesidades.
Dado que sus empleados tienen diferentes necesidades de espacio de trabajo, su sistema de reserva de escritorios debe contar con múltiples funciones para garantizar que se satisfagan las necesidades de todos. Un enfoque integrado permitirá a los trabajadores comunicarse con sus equipos sin esfuerzo y reservar el espacio adecuado. Permitirá a quienes buscan un espacio de trabajo más tranquilo ver qué áreas están más concurridas. Permitirá a los gerentes controlar a sus equipos. Proporcionará al personal de mantenimiento toda la información que necesita para realizar su trabajo de manera eficaz.
Ahora que conoces los posibles inconvenientes de integrar un nuevo sistema de reserva de escritorios, puedes tomar las medidas necesarias para evitarlos. Define claramente por qué necesitas un sistema de reserva de escritorios, compara las diferentes opciones para encontrar el mejor sistema integrado y asegúrate de que las necesidades de los empleados sean la prioridad durante todo el proceso. Siguiendo estos consejos, garantizarás una transición sin problemas al sistema de reserva de escritorios en el lugar de trabajo.
