À quoi ressemblera le monde du travail de demain après la COVID-19 ? Notre conception actuelle du « lieu de travail » existera-t-elle encore ?
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Après avoir dû rapidement mettre en place des protocoles de travail à distance et flexibles pour assurer la sécurité et la productivité de leurs employés, de nombreuses entreprises, auparavant réticentes à ces pratiques, ont pu en constater directement les avantages. Par conséquent, le monde du travail est appelé à se transformer radicalement suite aux mesures de distanciation sociale et aux restrictions de travail liées à la COVID-19.
Alors, que se passera-t-il à notre retour au travail ? Y aura-t-il encore des bureaux ? Comment assurer la sécurité des membres de l’équipe ? Avons-nous réellement besoin de tout cet espace ?
Alors que nous traversons cette nouvelle récession, la réponse sera probablement non. L'immobilier coûte cher, et les entreprises ont besoin d'argent pour maintenir l'emploi et poursuivre leurs activités.
Avant la COVID-19, à quoi ressemblait le paysage du travail ?
Avant la COVID-19, les employeurs devaient faire face aux demandes de flexibilité du travail, mais aussi à celles d'espaces de réunion plus vastes. L'immobilier représente l'un des postes de dépenses les plus importants pour les entreprises, et les coûts d'exploitation des espaces de bureaux sont souvent inutilement élevés – et ces coûts continuent d'augmenter.
Parallèlement, de nombreuses salles de réunion affichaient complet – souvent entre 70 et 80 % de leur capacité dans les systèmes de réservation – mais lorsqu'elles étaient consultées par le personnel pour des réservations de dernière minute, elles étaient fréquemment vides. Le taux d'utilisation réel des salles de réunion était également inférieur à 50 %, et leur occupation moyenne était souvent inférieure à la moitié de leur capacité. L'écart entre la perception des dirigeants quant à l'utilisation réelle des salles et la réalité était considérable.
Concernant la main-d'œuvre, un changement d'attitude s'est déjà amorcé quant aux modalités et aux lieux de travail souhaités. Selon les chiffres récents de l'enquête sur la population active de l'ONS, fin 2018, 1.54 million de personnes exerçaient leur activité principale à domicile, soit 884 000 de plus qu'en 2008. Ce chiffre devrait encore augmenter avec la réouverture progressive des bureaux et la mise en place des mesures de distanciation sociale. Toutefois, le télétravail n'est pas la seule cause de la sous-utilisation des espaces de travail. De nombreux employés travaillent également depuis différents bureaux et centres de services, se connectant à distance au serveur et à la messagerie de leur entreprise.
Comment la COVID-19 a-t-elle affecté les entreprises de bureaux ?
L'équipe Cloudbooking a consacré du temps à comprendre et à accompagner ses clients dans leurs besoins en personnel durant cette période. Nombre d'entreprises ont trouvé la transition soudaine du travail en présentiel dans un environnement contrôlé au télétravail à temps plein très difficile.
De nombreuses entreprises, y compris nos clients, ont été et sont encore confrontées à de nombreux défis. Tout d'abord, cette transition a nécessité la recherche de nouvelles solutions techniques et une adaptation rapide des infrastructures pour permettre aux employés de travailler à domicile, ce qui a représenté une pression considérable pour les entreprises qui n'étaient pas préparées au télétravail.
En conséquence, la formation et le perfectionnement des employés aux nouvelles technologies et à l'adaptation à de nouvelles méthodes de travail, conjugués à un temps limité pour la mise en œuvre de stratégies de gestion du changement planifiées, ont indéniablement affecté la productivité dans un premier temps. Ceci a non seulement impacté la relation client, mais a également nécessité l'adoption de nouvelles approches de collaboration et de management, impliquant une transformation culturelle et organisationnelle majeure pour les entreprises habituées au travail en présentiel.
Si la transition soudaine a mis les entreprises à rude épreuve durant les premières semaines de confinement, elle a constitué la plus grande expérience de télétravail de notre époque. Auparavant, nombre d'entreprises hésitaient encore à autoriser leurs employés à travailler régulièrement à domicile, souvent par manque de confiance. Cette mesure les a contraintes à changer d'avis. De ce fait, ces entreprises, et peut-être la vôtre en faites-vous partie, ont pu constater l'engagement de leurs équipes en télétravail et prendre conscience des avantages de cette pratique. Malgré le caractère imposé du confinement, les employés ont pu bénéficier d'un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée, passer plus de temps de qualité en famille et même s'adonner à de nouveaux loisirs, tout en relevant avec brio les défis supplémentaires liés à l'enseignement à domicile.
Comment puis-je gérer le retour au travail post-COVID-19 dans mon bureau ?
Bien qu'il n'existe pas de feuille de route claire pour le « nouveau normal » et que la reprise dépende des fluctuations du nombre de nouveaux cas de virus, les entreprises doivent commencer dès maintenant à élaborer des scénarios afin d'éviter un nouveau bouleversement soudain de leurs effectifs.
Ce que nous savons, c'est que la distanciation sociale fera partie intégrante de notre vie, au travail comme en dehors, pour un avenir prévisible. Par conséquent, les entreprises doivent évaluer leurs espaces de travail et calculer le nombre de personnes pouvant être présentes simultanément dans les bureaux, ainsi que la distance à respecter entre les bureaux pour permettre aux employés de travailler en toute sécurité. Cela peut impliquer que vous deviez :
- Réduire le nombre d'employés travaillant sur des bureaux partagés.
- Réduisez le nombre d'employés présents au bureau à un moment donné.
- Établissez un planning pour le bureau afin de gérer les allées et venues et le télétravail chaque jour.
- Élaborer une politique relative aux espaces de travail et de réunion
- Aménager un bureau et système de réservation de salle de réunion, grâce à des codes QR à faible contact et à des capteurs intégrés aux espaces de travail afin de garantir le respect des limitations d'occupation pour la distanciation sociale et le traçage des contacts
- Mettez à jour votre gestion des visiteurs Les politiques dépendent des besoins de l'entreprise : certaines entreprises peuvent mettre en place des systèmes d'enregistrement simplifiés avec contrôle sanitaire, tandis que d'autres peuvent juger nécessaire de privilégier les outils de visioconférence aux réunions en présentiel.
Que signifiera cette grande restructuration du monde du travail pour mon entreprise ?
Alors que les lieux de travail sont appelés à devenir plus flexibles et collaboratifs que jamais, et que les entreprises cherchent à réduire leurs frais généraux pour atténuer la récession dans laquelle le Royaume-Uni est entré, il est crucial d'investir judicieusement dans la technologie qui permettra cette nouvelle ère.
Les revendications des employés en faveur d'une plus grande flexibilité au travail joueront sans aucun doute un rôle majeur dans l'avenir du paysage commercial britannique, d'autant plus que les dirigeants ont désormais constaté que leurs employés peuvent s'épanouir en télétravail. Cependant, cela signifie également que les grands pôles d'activité britanniques, tels que Londres et Manchester, risquent de se disperser, tandis que de petits bureaux satellites pourraient voir le jour un peu partout dans le pays.
Maintenant que vous, décideurs d'entreprise, vous apprêtez à mettre en place le retour au travail , vous devez répondre à la demande de flexibilité des employés, sous peine de perdre des millions d'euros en immobilier inutilisé. La technologie actuelle vous permet de maîtriser les coûts opérationnels en réduisant la surface de travail sous-utilisée dans vos bureaux. Grâce aux capteurs de bureaux partagés, désormais facilement accessibles, qui permettent de surveiller et de gérer l'utilisation des bureaux et des salles de réunion, ces données peuvent être utilisées pour déterminer l'utilisation réelle de l'espace et faciliter la distanciation sociale. En surveillant les flux de travail, de nombreuses entreprises pourront réduire leur surface au sol et, par conséquent, leurs frais généraux.
