Che aspetto avrà il luogo di lavoro del futuro dopo il COVID-19? Esisterà ancora il concetto attuale di "luogo di lavoro"?
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Dopo aver dovuto implementare rapidamente protocolli di lavoro a distanza e flessibile per garantire la sicurezza e la produttività del personale, molte aziende che in precedenza erano restie a queste pratiche hanno potuto constatarne i benefici in prima persona. Di conseguenza, il panorama lavorativo è destinato a cambiare radicalmente a seguito del distanziamento sociale e delle restrizioni lavorative imposte dal COVID-19.
Quindi, cosa succederà quando torneremo al lavoro? Ci sarà ancora un "ufficio"? Come garantiremo la sicurezza dei membri del team? Abbiamo davvero bisogno di tutto quello spazio?
Mentre affrontiamo la nuova recessione, la risposta sarà probabilmente no. Gli immobili costano, e le aziende hanno bisogno di denaro per mantenere i dipendenti al lavoro e continuare a operare.
Prima del COVID-19, com'era il panorama del mondo del lavoro?
Prima del COVID-19, i datori di lavoro si trovavano a fronteggiare le richieste di lavoro flessibile, ma anche di maggiori spazi per le riunioni. Uno dei beni più costosi per le aziende è l'immobile e i costi operativi degli uffici sono spesso inutilmente elevati, e continuano ad aumentare.
Nel frattempo, molte sale riunioni risultavano spesso al completo – con prenotazioni che indicavano un'occupazione tra il 70% e l'80% – ma quando il personale verificava la disponibilità all'ultimo minuto, le sale risultavano spesso vuote. Il tasso di utilizzo effettivo delle sale riunioni era inferiore al 50%, e l'occupazione media era spesso inferiore al 50% della capienza della sala quando questa era in uso. La percezione dei dirigenti aziendali sull'utilizzo effettivo delle sale da parte dei dipendenti era abissale.
Per quanto riguarda la forza lavoro, si è già verificato un cambiamento di mentalità in merito a come e dove le persone desiderano lavorare. I recenti dati dell'ONS Labour Force Survey mostrano che alla fine del 2018 1.54 milioni di persone lavoravano da casa come attività principale, con un aumento di 884,000 unità rispetto al 2008. E possiamo aspettarci che questa cifra aumenti ulteriormente una volta che gli uffici riapriranno e dovranno adeguarsi alle norme di distanziamento sociale. Tuttavia, non è solo il lavoro da remoto a causare la mancanza di spazi di lavoro negli uffici. Molti dipendenti, infatti, lavorano probabilmente da uffici e sedi diverse, collegandosi da remoto al server aziendale e alla posta elettronica.
In che modo il COVID-19 ha influito sulle attività commerciali con sede in ufficio?
Il team di Cloudbooking ha dedicato del tempo ai propri clienti per comprendere e supportare le loro esigenze in termini di forza lavoro durante questo periodo. Molte aziende hanno trovato molto difficile il passaggio improvviso da un ambiente di lavoro controllato in sede al lavoro da casa a tempo pieno.
Molte aziende, inclusi i nostri clienti, hanno dovuto affrontare e continuano ad affrontare una serie di sfide. Innanzitutto, il passaggio al lavoro da remoto ha richiesto alle aziende di cercare nuove soluzioni tecniche e di adattare rapidamente le infrastrutture per consentire ai dipendenti di lavorare da casa, il che ha rappresentato una pressione enorme per le aziende che non erano predisposte per il lavoro a distanza.
Di conseguenza, la formazione e l'aggiornamento delle competenze dei dipendenti per l'utilizzo di nuove tecnologie e l'adattamento a diverse modalità di lavoro, con poco tempo a disposizione per pianificare strategie di gestione del cambiamento, hanno indubbiamente inciso sulla produttività nelle fasi iniziali. Ciò ha avuto un impatto non solo sul modo in cui le aziende interagiscono con i clienti, ma anche sulla necessità di adottare nuove modalità di collaborazione con i colleghi e di gestione di team e singoli individui, il che ha rappresentato un sostanziale cambiamento aziendale e culturale per le imprese abituate a lavorare in loco.
Sebbene l'improvviso passaggio abbia messo a dura prova le aziende nelle prime settimane di lockdown, si è rivelato il più grande esperimento di lavoro da casa dei nostri tempi. Prima di allora, molte aziende erano ancora restie a consentire ai dipendenti di lavorare da casa regolarmente, spesso per mancanza di fiducia nei confronti della propria forza lavoro, e questa situazione le ha costrette a farlo. Di conseguenza, queste aziende, e forse anche la vostra, hanno potuto constatare il livello di impegno dei propri dipendenti che lavorano da remoto e rendersi conto dei vantaggi del lavoro da casa. Pur essendo stato un cambiamento imposto, i dipendenti hanno potuto godere di un migliore equilibrio tra vita professionale e privata, trascorrere più tempo di qualità con la famiglia e persino dedicarsi a un nuovo hobby, affrontando con serenità le sfide aggiuntive legate alla didattica a distanza.
Come posso gestire il rientro al lavoro nel mio ufficio dopo il COVID-19?
Nonostante non esista una chiara tabella di marcia per la "nuova normalità" e il ritorno alla normalità dipenda dalle fluttuazioni dei nuovi casi di virus, le aziende devono iniziare fin da ora a pianificare diversi scenari per evitare un altro improvviso sconvolgimento della forza lavoro.
Quel che sappiamo è che il distanziamento sociale farà parte delle nostre vite, dentro e fuori dal lavoro, per il prossimo futuro. Di conseguenza, le aziende devono valutare i propri spazi di lavoro e calcolare quante persone possono essere presenti in ufficio contemporaneamente e quanta distanza possono essere predisposte tra le scrivanie per consentire ai dipendenti di lavorare in sicurezza. Questo potrebbe significare che dovrete:
- Ridurre il numero di dipendenti che condividono la scrivania
- Ridurre il numero di dipendenti presenti in ufficio in un dato momento
- Crea un programma per l'ufficio per gestire chi viene in sede e chi lavora da casa ogni giorno.
- Creare una politica per gli spazi di lavoro e le sale riunioni.
- Implementare una scrivania e sistema di prenotazione delle sale riunionicon codici QR a basso contatto e tecnologia a sensori nelle aree di lavoro per garantire limitazioni di occupazione per il distanziamento sociale e il tracciamento dei contatti
- Aggiorna il tuo gestione dei visitatori Le politiche dipendono dalle esigenze aziendali: ad esempio, si possono prevedere procedure di check-in a basso contatto con screening sanitari e di sicurezza, oppure si può ritenere necessario ricorrere a strumenti di videoconferenza al posto degli incontri di persona.
Che impatto avrà la grande riorganizzazione del luogo di lavoro sulla mia azienda?
Con ambienti di lavoro destinati a diventare più flessibili e collaborativi che mai, e con le aziende che cercano di ridurre i costi fissi per mitigare gli effetti della recessione in cui è entrato il Regno Unito, è fondamentale investire correttamente nella tecnologia che renderà possibile questa nuova era.
Le richieste dei dipendenti di una maggiore flessibilità lavorativa avranno senza dubbio un ruolo fondamentale nel futuro del panorama imprenditoriale del Regno Unito, soprattutto ora che i leader aziendali hanno compreso che i dipendenti possono lavorare efficacemente da casa. Ciò significa, tuttavia, che i grandi centri economici del Regno Unito, come Londra e Manchester, saranno probabilmente dispersi, mentre potrebbero sorgere piccoli uffici satellite in tutto il paese.
Ora, mentre voi, in qualità di responsabili aziendali, vi avvicinate alla soluzione per il ritorno al lavoro , dovete rispondere alla richiesta dei dipendenti di lavoro flessibile o rischiate di perdere milioni di sterline in immobili inutilizzati. La tecnologia odierna vi permette di affrontare i costi operativi riducendo la quantità di spazi di lavoro sottoutilizzati in ufficio. Grazie alla tecnologia dei sensori per le postazioni di lavoro condivise, ora facilmente disponibile per monitorare e gestire l'utilizzo di scrivanie e sale riunioni, questi dati possono essere utilizzati per determinare come viene effettivamente utilizzato lo spazio ufficio e facilitare il distanziamento sociale in futuro. Monitorando i flussi di lavoro, molte aziende saranno in grado di ridurre la superficie occupata e, di conseguenza, i costi operativi.
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