Jak będzie wyglądać przyszłe miejsce pracy po COVID-19? Czy nasza obecna koncepcja „miejsca pracy” w ogóle będzie istnieć?
Pobierz bezpłatne demo
Zapytaj o niezobowiązującą prezentację już dziś i otrzymaj bezpłatnie ekskluzywny, hybrydowy dokument badawczy . Ten cenny przewodnik, stworzony we współpracy z YouGov , zawiera niezbędne informacje na temat opracowywania własnej, skutecznej strategii hybrydowej. Kliknij poniżej.
Po konieczności szybkiego wdrożenia protokołów pracy zdalnej i elastycznej, aby zapewnić bezpieczeństwo i produktywność pracowników, wiele firm, które wcześniej opierały się tym praktykom, mogło odczuć korzyści na własnej skórze. W rezultacie, krajobraz miejsca pracy ulegnie całkowitej zmianie po wprowadzeniu dystansu społecznego i ograniczeń w pracy w związku z COVID-19.
Co się więc stanie, gdy wrócimy do pracy? Czy nadal będzie „biuro”? Jak zapewnić bezpieczeństwo członkom zespołu? Czy naprawdę potrzebujemy całej tej przestrzeni?
W obliczu nowej recesji odpowiedź prawdopodobnie będzie brzmiała: nie. Nieruchomości kosztują pieniądze, pieniądze, których firmy potrzebują, aby utrzymać pracowników i utrzymać działalność.
Jak wyglądała sytuacja w miejscu pracy przed pandemią COVID-19?
Przed pandemią COVID-19 pracodawcy walczyli z żądaniami elastycznej pracy, ale także z zapotrzebowaniem na większą przestrzeń do spotkań. Nieruchomości są jednym z najdroższych dóbr dla firm, a koszty operacyjne związane z przestrzenią biurową są często niepotrzebnie wysokie – i wciąż rosną.
Tymczasem wiele sal konferencyjnych było często pełnych – często zajętych w 70% do 80% w systemach rezerwacji, ale gdy pracownicy sprawdzali sale pod kątem rezerwacji last-minute, często były puste. Wskaźnik wykorzystania sal konferencyjnych również wynosił mniej niż 50%, a średnie obłożenie sali konferencyjnej często stanowiło mniej niż 50% jej pojemności w trakcie użytkowania. To, co zdaniem liderów biznesu pracownicy wykorzystywali, a to, co faktycznie wykorzystywali, to dwie skrajne różnice.
Jeśli chodzi o samą siłę roboczą, nastąpiła już zmiana w podejściu do tego, jak i gdzie ludzie chcieliby pracować. Najnowsze dane z badania ONS Labour Force Survey pokazują, że pod koniec 2018 roku 1.54 miliona osób pracowało z domu w ramach swojej głównej pracy, co stanowi wzrost o 884 000 w porównaniu z 2008 rokiem. Można się spodziewać, że liczba ta wzrośnie jeszcze bardziej, gdy biura zaczną się ponownie otwierać i będą musiały dostosować się do wymogów dystansu społecznego. Jednak nie tylko praca zdalna prowadzi do niewykorzystanej przestrzeni roboczej w biurach. Wielu pracowników prawdopodobnie pracuje również z różnych biur i różnych hubów, łącząc się zdalnie z serwerem firmowym i pocztą elektroniczną.
Jak COVID-19 wpłynął na działalność biurową?
Zespół Cloudbooking spędził czas z naszymi klientami, aby zrozumieć i wesprzeć ich potrzeby kadrowe w tym okresie. Dla wielu firm nagłe przejście z pracy w kontrolowanym środowisku stacjonarnym na pełnoetatową pracę zdalną było bardzo trudne.
Wiele firm, w tym nasi klienci, stanęło i nadal stoi przed szeregiem wyzwań. Przede wszystkim, przeprowadzka zmusiła firmy do poszukiwania nowych rozwiązań technicznych i szybkiego dostosowania infrastruktury, aby umożliwić pracownikom pracę z domu, co stanowiło ogromną presję dla firm, które nie były przygotowane na pracę zdalną.
W rezultacie szkolenie i podnoszenie kwalifikacji pracowników w zakresie korzystania z nowych technologii i adaptacji do różnych metod pracy, przy niewielkiej ilości czasu na zaplanowane strategie zarządzania zmianą, niewątpliwie wpłynęło na produktywność na wczesnym etapie. Wpłynęło to nie tylko na sposób, w jaki firmy współpracują z klientami, ale także na konieczność przyjęcia nowych metod współpracy z kolegami oraz zarządzania zespołami i jednostkami, co stanowiło istotną zmianę korporacyjną i kulturową dla firm przyzwyczajonych do pracy w terenie.
Choć nagła zmiana wywarła ogromny stres na firmy w pierwszych tygodniach lockdownu, była to największa w naszych czasach praca zdalna. Wcześniej wiele firm wciąż opierało się zezwoleniu pracownikom na regularną pracę z domu, często z powodu braku zaufania do swoich pracowników, a ta zmiana wymusiła na nich zmianę. W rezultacie te firmy, a być może Ty również jesteś jedną z nich, mogły zobaczyć, jak zaangażowani są ich pracownicy podczas pracy zdalnej i dostrzec korzyści płynące z pracy w domu. Mimo że zmiana została wymuszona, pracownicy mogli cieszyć się lepszą równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, spędzać więcej czasu z rodziną, a nawet rozwijać nowe hobby, jednocześnie radząc sobie z dodatkowymi wyzwaniami związanymi z edukacją domową.
Jak mogę zorganizować powrót do pracy w moim biurze po pandemii COVID-19?
Mimo że nie ma jasnego planu działania na rzecz „nowej normalności”, a powrót do normalności zależy od wahań liczby nowych przypadków wirusa, przedsiębiorstwa muszą już teraz rozpocząć planowanie scenariuszy, aby uniknąć kolejnych nagłych wstrząsów wśród pracowników.
Wiemy, że dystans społeczny będzie częścią naszego życia – zarówno w pracy, jak i poza nią – w dającej się przewidzieć przyszłości. W związku z tym firmy muszą ocenić swoje przestrzenie robocze i obliczyć, ile osób może przebywać w nich jednocześnie oraz jaki dystans między biurkami można zachować, aby umożliwić pracownikom bezpieczną pracę. Może to oznaczać konieczność:
- Zmniejsz liczbę pracowników przy wspólnych biurkach
- Zmniejsz liczbę pracowników w biurze w danym momencie
- Utwórz harmonogram dla biura, aby zarządzać tym, kto przychodzi do pracy i kto pracuje z domu każdego dnia
- Utwórz politykę dotyczącą przestrzeni roboczej i miejsca spotkań
- Wdrożyć biurko i system rezerwacji sal konferencyjnychz kodami QR o niskim stopniu kontaktu i technologią czujników w obszarach roboczych, aby zapewnić ograniczenia liczby osób w celu zachowania dystansu społecznego i śledzenia kontaktów
- Zaktualizuj swój zarządzanie gośćmi polityki zależne od potrzeb firmy – umożliwienie możliwości odprawy z niskim kontaktem i kontrolą stanu zdrowia i bezpieczeństwa lub niektórzy mogą uznać za konieczne korzystanie z narzędzi wideokonferencyjnych zamiast spotkań twarzą w twarz
Jakie znaczenie dla mojej firmy będzie miała gruntowna odnowa środowiska pracy?
W obliczu konieczności zapewnienia większej elastyczności i współpracy w miejscach pracy oraz konieczności ograniczenia kosztów ogólnych przez przedsiębiorstwa, aby złagodzić skutki recesji, w którą wkroczyła Wielka Brytania, kluczowe jest podjęcie właściwych inwestycji w technologie, które umożliwią nadejście tego nowego etapu.
Żądania pracowników dotyczące większej elastyczności pracy niewątpliwie odegrają ogromną rolę w przyszłości brytyjskiego krajobrazu biznesowego, zwłaszcza teraz, gdy liderzy biznesu przekonali się, że pracownicy mogą rozwijać się w domu. Oznacza to jednak również, że duże brytyjskie centra biznesowe, takie jak Londyn i Manchester, prawdopodobnie zostaną rozproszone, podczas gdy małe biura satelitarne mogą powstawać w całym kraju.
Teraz, gdy Wy, jako decydenci biznesowi, podejmujecie decyzję o powrocie do pracy , musicie zareagować na zapotrzebowanie pracowników na elastyczną pracę, w przeciwnym razie grozi Wam strata milionów funtów w postaci niewykorzystanej powierzchni biurowej. Dzisiejsza technologia pozwala ograniczyć koszty operacyjne poprzez redukcję niewykorzystanej powierzchni biurowej. Dzięki technologii czujników „hot desk” do monitorowania i zarządzania wykorzystaniem biurek i sal konferencyjnych, dane te mogą posłużyć do określenia rzeczywistego wykorzystania powierzchni biurowej i ułatwienia zachowania dystansu społecznego w przyszłości. Dzięki monitorowaniu przepływów pracy w przestrzeni biurowej wiele firm będzie mogło zredukować powierzchnię biurową, a tym samym obniżyć koszty operacyjne.
