Como será o ambiente de trabalho no futuro, após a COVID-19? Será que a nossa ideia atual de "ambiente de trabalho" ainda existirá?
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Após terem que implementar rapidamente protocolos de trabalho remoto e flexível para manter a segurança e a produtividade dos funcionários, muitas empresas que antes resistiam a essas práticas puderam constatar os benefícios em primeira mão. Como resultado, o cenário do ambiente de trabalho está prestes a mudar completamente em decorrência do distanciamento social e das restrições de trabalho impostas pela COVID-19.
Então, o que acontecerá quando voltarmos ao trabalho? Ainda haverá um escritório? Como garantiremos a segurança dos membros da equipe? Precisamos mesmo de todo esse espaço?
À medida que enfrentamos a nova recessão, a resposta provavelmente será não. Imóveis custam dinheiro, dinheiro que as empresas precisam para manter seus funcionários empregados e seus negócios em funcionamento.
Antes da COVID-19, como era o cenário do ambiente de trabalho?
Antes da COVID-19, os empregadores enfrentavam demandas por trabalho flexível, mas também por mais espaço para reuniões. Um dos recursos mais caros para as empresas é o imobiliário, e os custos operacionais dos escritórios costumam ser desnecessariamente altos – e continuam aumentando.
Entretanto, muitas salas de reunião frequentemente atingiam sua capacidade máxima – muitas vezes entre 70% e 80% de ocupação nos sistemas de reserva, mas quando os funcionários verificavam a disponibilidade de última hora, as salas estavam frequentemente vazias. A taxa de utilização das salas de reunião também era inferior a 50%, e a ocupação média das salas era frequentemente inferior a 50% da capacidade total quando em uso. A percepção dos líderes empresariais sobre a utilização real das salas pelos funcionários era completamente diferente da realidade.
Em relação à força de trabalho em si, já se observava uma mudança de atitude quanto a como e onde as pessoas queriam trabalhar. Dados recentes da Pesquisa Nacional de Estatísticas do Reino Unido (ONS) sobre a Força de Trabalho mostram que, no final de 2018, 1.54 milhão de pessoas trabalhavam em casa em seu emprego principal, um aumento de 884,000 mil em relação a 2008. E podemos esperar que esse número aumente ainda mais quando os escritórios começarem a reabrir e precisarem se adaptar às exigências de distanciamento social. No entanto, não são apenas os trabalhadores remotos que levam à ociosidade de espaço nos escritórios. Muitos funcionários também provavelmente trabalharão em escritórios e centros de distribuição diferentes, conectando-se remotamente aos servidores e e-mails da empresa.
Como a COVID-19 afetou as empresas com escritórios?
A equipe da Cloudbooking dedicou tempo aos nossos clientes para entender e apoiar as necessidades de sua força de trabalho durante esse período. Muitas empresas consideraram a transição repentina de funcionários trabalhando em um ambiente de trabalho presencial controlado para o trabalho remoto em tempo integral um grande desafio.
Para muitas empresas, incluindo nossos clientes, isso representou e ainda representa uma série de desafios. Em primeiro lugar, a mudança exigiu que as empresas buscassem novas soluções técnicas e adaptassem rapidamente suas infraestruturas para permitir que os funcionários trabalhassem em casa, o que representou uma enorme pressão para as empresas que não estavam preparadas para o trabalho remoto.
Como consequência, o treinamento e a capacitação de funcionários para usar novas tecnologias e se adaptar a diferentes formas de trabalho, com pouco tempo para estratégias planejadas de gestão de mudanças, afetaram, sem dúvida, a produtividade nos estágios iniciais. Isso não só impactou a forma como as empresas trabalham com os clientes, mas também a necessidade de adotar novas maneiras de colaborar com colegas e gerenciar equipes e indivíduos, o que representou uma mudança corporativa e cultural substancial para empresas acostumadas a trabalhar presencialmente.
Embora a transição repentina tenha imposto muita pressão às empresas nas primeiras semanas de confinamento, este foi o maior experimento de trabalho remoto da nossa época. Antes disso, muitas empresas ainda resistiam a permitir que os funcionários trabalhassem de casa regularmente, frequentemente devido à falta de confiança em sua força de trabalho, e essa mudança as obrigou a agir. Como resultado, essas empresas, e talvez você seja uma delas, puderam constatar o comprometimento de seus funcionários trabalhando remotamente e perceber os benefícios do trabalho em casa. Mesmo com a mudança imposta, os funcionários puderam desfrutar de um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal, passar mais tempo de qualidade com a família e até mesmo descobrir um novo hobby, além de lidar com os desafios adicionais do ensino domiciliar.
Como posso gerenciar o retorno ao trabalho pós-COVID-19 no meu escritório?
Apesar de não haver um roteiro claro para o "novo normal" e o retorno depender das flutuações no número de novos casos de vírus, as empresas devem começar agora a planejar cenários para evitar outra reviravolta repentina na força de trabalho.
O que sabemos é que o distanciamento social fará parte de nossas vidas – dentro e fora do trabalho – por um futuro próximo. Como resultado, as empresas precisam avaliar seus espaços de trabalho e calcular quantas pessoas podem estar no escritório ao mesmo tempo e qual a distância ideal entre as mesas para que os funcionários trabalhem com segurança. Isso pode significar que você terá que:
- Reduzir o número de funcionários em mesas compartilhadas
- Reduzir o número de funcionários no escritório em qualquer momento.
- Crie um cronograma para o escritório para gerenciar quem vem trabalhar presencialmente e quem trabalha em casa a cada dia.
- Criar uma política para o espaço de trabalho e para o espaço de reuniões.
- Implemente uma mesa e sistema de reserva de salas de reunião, com códigos QR de baixo contato e tecnologia de sensores em áreas de trabalho para garantir limites de ocupação para distanciamento social e rastreamento de contatos.
- Atualize seu gestão de visitantes As políticas variam de acordo com as necessidades da empresa – algumas podem optar por habilitar o check-in com pouco contato, incluindo triagem de saúde e segurança, ou outras podem considerar necessário manter o uso de ferramentas de videoconferência em vez de reuniões presenciais.
O que a grande reestruturação do ambiente de trabalho significará para o meu negócio?
Com os locais de trabalho se tornando mais flexíveis e colaborativos do que nunca, e com as empresas buscando reduzir custos operacionais para mitigar a recessão em que o Reino Unido entrou, é crucial investir corretamente na tecnologia que viabilizará essa nova era.
A demanda dos funcionários por maior flexibilidade no trabalho certamente desempenhará um papel fundamental no futuro do cenário empresarial do Reino Unido, principalmente agora que os líderes empresariais perceberam que os funcionários podem prosperar trabalhando em casa. Mas isso também significa que os grandes centros empresariais do Reino Unido, como Londres e Manchester, provavelmente se dispersarão, enquanto pequenos escritórios satélites poderão surgir por todo o país.
Agora, enquanto vocês, como tomadores de decisão empresariais, se preparam para o retorno ao trabalho , precisam atender à demanda dos funcionários por flexibilidade no trabalho ou correm o risco de perder milhões de libras em imóveis ociosos. A tecnologia atual permite reduzir custos operacionais diminuindo a quantidade de espaço subutilizado em um escritório. Com a tecnologia de sensores para mesas compartilhadas, que monitora e gerencia a utilização de mesas e salas de reunião, já disponível, esses dados podem ser usados para determinar como o espaço do escritório está sendo realmente utilizado e facilitar o distanciamento social no futuro. Como resultado do monitoramento dos fluxos de trabalho, muitas empresas poderão reduzir a área ocupada e, consequentemente, os custos operacionais.
