Nid yw rheoli cwsmeriaid erioed wedi bod mor bwysig ag yn sgil y pandemig byd-eang. Ac wrth i ddiogelwch yn y gweithle ddod yn flaenoriaeth i berchnogion busnesau, mae rheoli ymwelwyr wedi datgelu rhai heriau annisgwyl. Os nad ydych chi wedi ailystyried eich rheoli ymwelwyr polisi, nawr yw'r amser.
Mae gweithle heddiw eisoes yn hollol wahanol i hyd yn oed ychydig flynyddoedd yn ôl. Mae caniatáu i ymwelwyr gael mynediad i'ch safle busnes bellach yn dod â risgiau ymhell y tu hwnt i fygythiad lladrad diwydiannol neu ysbïo, yn enwedig wrth i fwy o swyddfeydd ddod yn fwyfwy cysylltiedig trwy atebion swyddfa glyfarFelly yn y gweithle ar ôl y pandemig, mae creu polisi ymwelwyr â'r gweithle yn bwysicach nag erioed. Yma, byddwn yn edrych ar yr hyn y mae'n ei olygu a pham ei fod yn bwysig.
A yw rheoli ymwelwyr yn bwysig?
Pa bynnag fusnes rydych chi'n ei redeg neu'n ei reoli, mae'n debyg bod gennych chi ychydig o wahanol fathau o ymwelwyr. Bydd sut rydych chi'n rheoli'r ymwelwyr hynny yn dibynnu ar amrywiaeth o ffactorau. Y tri phrif fath o ymwelwyr gweithle yw:
- Cwsmeriaid/cleientiaid
- Ymgeiswyr swyddi
- Contractwyr/cyflenwyr.
Mae angen i chi wybod pryd mae'r bobl hynny'n bwriadu cyrraedd, pryd maen nhw wedi cyrraedd, eu tywys drwy'ch safle, a bod yn ymwybodol o pryd maen nhw'n gadael. Mae polisi rheoli ymwelwyr sydd wedi'i gynllunio'n dda yn sicrhau cofnod cyfredol a hawdd ei gyrchu o bob ymwelydd sy'n dod i mewn ac yn gadael eich gweithle. Mae hynny'n ei gwneud hi'n haws atal mynediad heb awdurdod ac mae hefyd yn sicrhau y gellir glynu wrth bolisïau iechyd a hylendid newydd yn fwy rhagweithiol.
Mae rheoli ymwelwyr wedi bod yn bwysig erioed oherwydd ei fod yn helpu i osod naws broffesiynol i'ch busnes. Yng ngoleuni COVID, mae hynny'n bwysicach fyth. Cymaint â'ch staff, mae angen i ymwelwyr deimlo'n hyderus bod eich gweithle yn cymryd rhagofalon sy'n gysylltiedig â'r pandemig.
Cyfunwch hynny â'r ffaith y gallai llawer o weithleoedd deimlo'n anadnabyddadwy bellach oherwydd ailgynllunio sy'n gysylltiedig â'r pandemig, ac mae'n amlwg, er mwyn ysbrydoli hyder ac annog diogelwch, bod polisi rheoli ymwelwyr yn hanfodol. Felly dyma sut i greu polisi ymwelwyr gweithle ar gyfer y gweithle ôl-bandemig.
Gwerthuswch eich polisi rheoli ymwelwyr presennol
Edrychwch ar unrhyw reolau a rheoliadau ffurfiol, ysgrifenedig sydd gennych eisoes ar waith ar gyfer ymwelwyr. Os nad ydych wedi creu unrhyw fath o bolisi rheoli ymwelwyr ffurfiol eto, bydd eich gweithwyr yn ei lunio wrth iddynt fynd ymlaen. Gall hynny arwain at ddryswch, risgiau a chamgymeriadau.
Mae polisi rheoli ymwelwyr mwy diffiniedig yn sicrhau bod gan staff ac ymwelwyr ddisgwyliadau a chanllawiau clir i'w dilyn.
Fodd bynnag, bydd angen ailedrych ar hyd yn oed y polisi rheoli ymwelwyr mwyaf trylwyr a chynhwysfawr ar ôl y pandemig. Bydd angen ei ddiweddaru gyda'r ystyriaethau canlynol:
- A fyddwch chi'n gofyn am gofrestru ymlaen llaw i ymwelwyr er mwyn i chi allu rheoli lefelau meddiannaeth yn fwy effeithiol?
- Beth yw'r broses ddelfrydol ar gyfer mewngofnodi ymwelwyr, gan gynnwys y system rheoli ymwelwyr sy'n seiliedig ar y cwmwl rydych chi'n dewis ei fabwysiadu a'r wybodaeth sydd ei hangen gan bob ymwelydd (er enghraifft, ydych chi'n mynd i gynnal gwiriadau tymheredd ar bob ymwelydd?)?
- Eich dull o adnabod ymwelwyr (bandiau arddwrn, bathodynnau, ac ati).
- Sut mae gweithwyr yn cael gwybod bod ymwelydd wedi cyrraedd i'w cyfarfod?
- Oes angen cyfyngiadau mynediad arnoch i atal gwesteion rhag mynd i mewn i ardaloedd cyfyngedig?
- Y broses wirio allan gyflawn.
Mae diogelwch uchel hefyd yn ofyniad mawr i lawer o ddiwydiannau o ran rheoli ymwelwyr. Mae Cloudbooking yn cynnig atebion wedi'u teilwra ar gyfer rhai diwydiannau fel ein atebion awyrofod ac amddiffyn.
Mae'n bwysig cael gweithdrefnau clir, wedi'u diffinio ar waith. Os bydd aelod o'ch gweithlu yn profi'n bositif am COVID-19, sut fyddan nhw'n hysbysu'r rheolwyr? Sut fydd y rheolwyr yn hysbysu gweddill y gweithlu, yn ogystal ag unrhyw ymwelwyr y gallai'r person heintiedig fod wedi dod i gysylltiad â nhw?
Y broblem gyda rheoli ymwelwyr ar bapur
Mae mwy o fusnesau'n symud i system rheoli ymwelwyr ddigidol i sicrhau diogelwch ac effeithiolrwydd yn y gweithle ar ôl y pandemig. Mae gan fewngofnodiadau papur ormod o ddiffygion i allu eu rheoli'n effeithiol. Ymhlith yr anfanteision mwyaf cyffredin i ddefnyddio system fewngofnodi ymwelwyr papur mae:
- Methu â chofrestru ymwelwyr disgwyliedig ymlaen llaw
- Diffyg rhybuddion awtomataidd sy'n rhoi gwybod i'ch tîm fod gwestai wedi cyrraedd
- Mae cyfrinachedd yn broblem hefyd, gan fod mewngofnodi i lyfr ymwelwyr yn golygu y gall ymwelwyr weld yn hawdd pwy sydd wedi bod yn ymweld a phwy maen nhw wedi bod yn ymweld ag ef.
Mae prosesau cofrestru â llaw yn annibynadwy, a bydd defnyddio system bapur yn cynyddu'r risg o ymwelwyr heb awdurdod. Mae prosesau ymwelwyr araf hefyd yn adlewyrchu'n negyddol eich brand, nad yw'n edrych yn dda os ydych chi'n disgwyl buddsoddwyr neu weithwyr newydd.
Ni all strategaeth sy'n seiliedig ar bapur integreiddio ag unrhyw atebion meddalwedd neu galedwedd eraill rydych chi wedi'u mabwysiadu yn y gweithle. Mae technoleg ddigidol yn ei gwneud hi'n haws integreiddio'r atebion hynny, felly mae arwyddion digidol yn gyfredol, ac mae canfod y ffordd yn haws. Dull digidol yw'r opsiwn gwell ar gyfer rheoli ymwelwyr yn y gweithle ar ôl y pandemig.
Dewis system rheoli ymwelwyr ar ôl COVID-19
Er bod defnyddio system rheoli ymwelwyr ddigidol wedi dod yn fwy normal yn ystod y blynyddoedd diwethaf, mae COVID-19 wedi cyflymu ei fabwysiadu'n sylweddol. Nid yw'n braf ei gael mwyach - mewn byd ar ôl COVID-19, mae'n hanfodol.
Os bydd ymwelydd neu weithiwr yn cael diagnosis o COVID-19 neu unrhyw glefyd heintus arall, bydd gennych gofnod cywir o bob ymwelydd a gweithiwr ar y safle ar y pryd. Gallwch wirio'n hawdd gyda phwy y mae'r person heintiedig wedi rhyngweithio, a fydd yn ei gwneud hi'n llawer haws rhoi gwybod i bobl fod angen iddynt ddechrau profi.
Fodd bynnag, mae dewis y system rheoli ymwelwyr ddigidol berffaith ar ôl y pandemig yn gofyn am wybod beth i chwilio amdano. Dyma rai o alluoedd pwysicaf system rheoli ymwelwyr ddigidol:
- Bydd swyddogaeth cyn-gofrestru, yn ddelfrydol gyda swyddogaeth gofrestru symlach fel cod QR, yn cyflymu'r amser cofrestru ac yn lleihau nifer y bobl sy'n aros yn y cyntedd/derbynfa.
- Integreiddio â'ch platfform e-bost, gan ei gwneud hi'n haws cyfathrebu cyn ac ar ôl yr ymweliad â'r safle.
- Swyddogaeth argraffu, fel y gellir creu bathodynnau ymwelwyr yn hawdd heb arafu'r broses gofrestru.
- System gofrestru hunanwasanaeth i leihau cyswllt gweithwyr ag ymwelwyr a allai fod yn heintus (ac i'r gwrthwyneb).
- Hysbysiadau “dyfodiad gwesteion” awtomataidd y gellir eu cyflwyno trwy’r sianel gyfathrebu o’ch dewis (slack, e-bost, hysbysiadau testun, ac ati).
- Ailadroddwch storio gwybodaeth ymwelwyr i atal ymwelwyr rheolaidd rhag mynd trwy'r broses gofrestru o'r dechrau ym mhob ymweliad.
- Adroddiadau amser real sy'n cwmpasu gweithgaredd y lobi a hanes ymwelwyr, fel bod y wybodaeth nid yn unig yn hawdd ei chyrchu ond y gellir ei chwilio'n hawdd a'i chyrchu o bell hefyd.
- Integreiddio ag unrhyw dechnolegau eraill rydych chi'n eu defnyddio, gan gynnwys meddalwedd rheoli gofod ac arwyddion digidol.
Gair am raddio
Pan fydd sefydliadau'n dechrau edrych ar ddatblygu polisi rheoli ymwelwyr mwy cadarn, byddant yn aml yn canolbwyntio ar systemau digidol a gynlluniwyd ar gyfer mentrau bach a chanolig. Yna mae'r broblem yn dod yn fater o raddfa. Yn ddelfrydol, dylech ddewis system rheoli ymwelwyr sy'n gwasanaethu'ch strategaeth twf yn ddigonol. Mae angen dadansoddi pob technoleg newydd i sicrhau bod eich busnes wedi'i ddiogelu ar gyfer y dyfodol rhag graddio cyflym, hyd yn oed annisgwyl.
Creu eich polisi rheoli ymwelwyr ar ôl y pandemig
Nid yw'n peri pryder awgrymu bod amddiffyn eich staff, eu gwesteion, ac ymwelwyr busnes rhag COVID-19 yn angenrheidiol. Hyd yn oed os yw diwedd COVID-19 ar y gorwel, mae'r pandemig wedi tynnu sylw at rai pryderon iechyd craidd sy'n effeithio ar wareiddiad sydd wedi'i gysylltu'n fyd-eang. Gyda chadwyni cyflenwi byd-eang ac eFasnach yn caniatáu cynulleidfaoedd a chysylltedd byd-eang, nid yw brandiau bellach wedi'u cyfyngu'n ddaearyddol nac yn gyfyngedig o ran cyllideb.
Mae angen i bob polisi rheoli ymwelwyr fod yn barod i addasu a diweddaru yng ngoleuni newidiadau annisgwyl i gam nesaf COVID-19. Gallai (a gobeithio y bydd) yn pylu i ddod yn atgof pell. Ond pe bai'r annisgwyl yn digwydd, mae angen i weithleoedd a'r rhai sy'n eu rhedeg fod yn barod.
