Jedes Unternehmen benötigt eine sichere und zuverlässige Lösung zur Besucherverwaltung. Ein Besucheranmeldesystem gewährleistet effektiv die Sicherheit Ihrer Besucher, Mitarbeiter und Ihres Firmengeländes.
Laut einem Bericht von MarketsandMarkets wird der Markt für Besuchermanagementsysteme voraussichtlich von 1.6 Milliarden US-Dollar im Jahr 2023 auf 3.0 Milliarden US-Dollar im Jahr 2028 wachsen. Es ist also klar, dass Unternehmen zunehmend erkennen, wie Besucheranmeldesysteme zu einem effizienteren Geschäftsablauf beitragen können.
Was ist ein Besucheranmeldesystem?
Ein elektronisches Besucheranmeldesystem ist eine Software oder Hardware, die Ankunft, Registrierung und Abreise von Besuchern in einem Gebäude oder auf einem Gelände erfasst. Diese Systeme werden in verschiedenen Einrichtungen im Rahmen des Besuchermanagements eingesetzt, wo die Überwachung der An- und Abreise wichtig ist. Sie können auch verwendet werden, um autorisierten Personen den Zugang zu erleichtern und den Zugang gegebenenfalls einzuschränken, beispielsweise an folgenden Orten:
- Firmenbüros: Ein Besucher- und Mitarbeiter-Anmeldesystem ist eine moderne Möglichkeit, die Sicherheit in einem stark frequentierten Hauptsitz zu erhöhen und lange Warteschlangen an den Empfangsschaltern zu vermeiden. Es bietet zudem anpassbare Funktionen, die den Datenschutz verbessern und im Notfall eine genaue Anwesenheitszählung gewährleisten.
- Gesundheitseinrichtungen: Verbessern Sie den Patientenfluss sowie die Kontaktnachverfolgung und Wartezeitüberwachung. Ein Besuchermanagementsystem macht das Einchecken, die Parkplatzverwaltung und die Orientierung bei Besuchen in Ihrer Einrichtung angenehmer – und steigert so das Patientenerlebnis.
- Bildungsinstitutionen: Mit Blick auf die Sicherheit der Schüler sind Maßnahmen zur Erfassung der An- und Abmeldezeiten unerlässlich. Mithilfe einer Besuchermanagement-Software kann das Schulpersonal die Sicherheit erhöhen und den Zugang zum Schulgelände streng kontrollieren. Die Software kann sogar zur Erfassung der Schüleranwesenheit und zur Überwachung der Ein- und Ausgangszeiten genutzt werden.
- Regierungseinrichtungen: Die Zugangskontrolle zu Regierungsgeländen ist von entscheidender Bedeutung. Die Besuchsdaten werden sicher gespeichert und nachverfolgt, um den Zugriff zu ermöglichen und gleichzeitig Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.
- Geschäftsveranstaltungen: Ihre Gäste möchten lange Warteschlangen am Eingang vermeiden, und eine Besucher-Anmelde-App kann das Besuchererlebnis in Ihren Räumlichkeiten deutlich verbessern und gleichzeitig unerwünschte Besucher fernhalten.
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Wie funktionieren Besucheranmeldesysteme?
Bei ihrer Ankunft können Besucher ihren Namen, die Ankunftszeit und den Zweck ihres Besuchs über die Tastatur oder den Touchscreen eingeben. Diese Informationen werden anschließend in einer Datenbank gespeichert, auf die nur autorisiertes Personal Zugriff hat, um zu überwachen, wer das Gebäude wann besucht hat.
Besuchermanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes großen Unternehmens, da es sicherstellt, dass alle Besucher und Kunden effizient begrüßt und identifiziert werden, damit sie schnell an ihren Zielort gelangen. Während einige Organisationen auf informelle Methoden oder Empfangsmitarbeiter setzen, kann ein elektronisches Besuchermanagementsystem den Prozess deutlich optimieren.
Besucher- und Arbeitsplatz-Anmeldesoftware kann auch wertvolle Daten liefern, um die Nutzung Ihrer Schreibtische, Besprechungsräume und Parkplätze zu analysieren und die Nutzung Ihrer Büro- und Parkflächen zu optimieren.
Apps zur Besucher- und Mitarbeiteranmeldung ermöglichen auch die Vorreservierung von Besprechungsräumen, sodass das Supportpersonal die Ausrüstung vorbereiten, Erfrischungen bereitstellen und die Besucher in den richtigen Raum für ihre Besprechung leiten kann – wodurch die Durchführung einer Besprechung in Ihren Räumlichkeiten im Wesentlichen zu einem reibungslosen, gut organisierten Vergnügen wird.
Hier sind die wichtigsten Vorteile der Einführung eines Besucheranmeldesystems für Ihr Unternehmen.
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Welche Vorteile bietet also ein Besucheranmeldesystem?
1. Manuelle Prozesse eliminieren und die digitale Effizienz verbessern.
Hatte Ihre Rezeption schon einmal Schwierigkeiten mit Terminänderungen und aktualisierten Besucherlisten? Bei Tausenden von Besprechungen, deren Größe, Datum und Uhrzeit sich ständig ändern, werden Aufgaben wie die Aktualisierung von Caterern oder Reinigungskräften leicht übersehen. Das kann dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter am Empfang die Besucher bei ihrer Ankunft nicht identifizieren können.
Eine Besucher-App kann dieses Problem lösen, indem sie Ihren Empfangsmitarbeitern Zeit und Aufwand bei Aufgaben wie der Besucheranmeldung, dem Drucken von Dokumenten und der Ausgabe von Besucherausweisen erspart. Sie kann außerdem Gastgeber über die Ankunft eines Besuchers informieren, digitale Kopien der Besucherdaten erstellen, Besucherdaten exportieren und Berichte generieren, sodass sich das Team am Empfang auf wichtigere Aufgaben konzentrieren kann.
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2. Verbesserte Sicherheit am Arbeitsplatz
Da Datensicherheit für Unternehmen oberste Priorität hat, ist es unerlässlich, den Überblick über die Besucher Ihres Unternehmens zu behalten. Ein Besucherregistrierungssystem bietet zahlreiche Sicherheitsvorteile . Es hilft Ihnen nicht nur, die gesetzlichen Bestimmungen zur Besuchererfassung einzuhalten, sondern gibt Ihnen auch die Gewissheit, dass Ihr Unternehmen Besucher problemlos überprüfen und angemessen geschützt ist.
Die Anmeldepflicht ist ein hervorragendes Mittel zur Abschreckung von Kriminellen. Es ist eine einfache, aber effektive Methode, Menschen dazu zu bringen, zweimal nachzudenken, bevor sie ein Gebäude mit bösen Absichten betreten.
Einige elektronische Besucheranmeldesysteme können auch Besucherausweise ausdrucken, die Besucher während ihres Aufenthalts tragen können. Besucherausweise sind ein effektives Mittel, um die Sicherheit in Ihrem Gebäude zu gewährleisten. Dank der Ausweise sind Besucher für Ihre Mitarbeiter erkennbar, sodass diese ein Auge auf unbefugte Personen haben können. Je nach Unternehmensrichtlinie kann Besuchern der Zutritt zu bestimmten Bereichen verwehrt oder der unbegleitete Aufenthalt im Gebäude untersagt sein.
Die Erfassung der An- und Abgänge von Besuchern in Echtzeit ermöglicht es dem Sicherheitspersonal, jederzeit zu wissen, wer sich im Gebäude befindet. Dies vereinfacht die Schließvorgänge und erlaubt es den Sicherheitskräften, verdächtige Aktivitäten zu erkennen und einzugreifen, bevor Straftaten begangen werden. Im Notfall, beispielsweise bei einem Brand, können die in der Cloud gespeicherten Daten helfen festzustellen, ob alle Personen das Gebäude sicher verlassen haben.
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3. Datenschutz für Besucher
Wenn Ihr bisheriges Anmeldesystem – ob papierbasiert oder computergestützt – gut funktioniert hat, denken Sie vielleicht, dass Sie es beibehalten können. Ihre Besucher und Mitarbeiter sehen das jedoch möglicherweise anders. Die meisten Menschen möchten selbst bestimmen, welche persönlichen Daten sie mit anderen teilen. Eine Besucher-App mit QR-Code auf dem Mobilgerät gewährleistet die sichere Erfassung und Speicherung der Daten und sorgt so für einen positiven ersten Eindruck.
Ein Gästebuch in Papierform ist hingegen weniger sicher und zuverlässig. Jeder Gast kann sehen, wer vor ihm da war. Es öffnet auch Tür und Tor für Datensammlung, da jeder die Seiten schnell überfliegen und beliebige Informationen entnehmen kann. Außerdem ist es für niemanden praktikabel, das Buch ständig zu überwachen.
Ein digitales Anmeldesystem gewährleistet die Sicherheit und Vertraulichkeit von Daten. Nach Abschluss des Anmeldevorgangs werden die Daten der Besucher sicher in einer Datenbank gespeichert. Diese kann je nach Ihren Sicherheits- und Infrastrukturanforderungen entweder in der Cloud oder lokal gehostet werden.
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4. Verbessern Sie das Besuchererlebnis
Wir kennen das alle. Man erscheint pünktlich zu einem Meeting, doch am Gebäude angekommen, telefoniert die Rezeptionistin gerade und kommt nicht vom anderen Gesprächspartner los. Ehe man sich versieht, steht man schon 15 Minuten am Empfang. Man hatte einen herzlichen Empfang erwartet, kommt aber nun zu spät zum Meeting – kein schönes Besuchererlebnis. Und das alles nur, um dem Gastgeber die eigene Anwesenheit mitzuteilen. Noch schlimmer ist, dass man genau weiß, wo man hin muss und wen man trifft. Mit einem Besucheranmeldesystem lassen sich solche Verzögerungen vermeiden.
Dank eines benutzerfreundlichen Anmeldesystems können sich Besucher selbstständig anmelden, ohne die Hilfe des Empfangspersonals in Anspruch nehmen zu müssen. Sie vermeiden Warteschlangen am Empfang, indem sie einfach einen QR-Code scannen, anstatt auf die Registrierung zu warten. Dies ist besonders praktisch zu Stoßzeiten, beispielsweise zu Beginn oder am Ende des Arbeitstages.
Darüber hinaus entfällt bei einigen Besucheranmeldesystemen das Warten im Empfangsbereich, da der Gastgeber per E-Mail benachrichtigt wird, sobald ein Besucher eintrifft. Alternativ können Sie Besucher auch vorab einchecken lassen, um eine besonders schnelle Registrierung zu gewährleisten.
Elektronische Besucheranmeldesysteme können eine professionellere und besser organisierte Atmosphäre für die Besucher schaffen, was zu einer Verbesserung ihres Gesamterlebnisses beitragen kann.
Digitale Systeme sind nicht die Zukunft, sie sind bereits Realität. Mit einem Besucher-Anmeldesystem zeigen Sie Ihren Besuchern, dass Ihr Unternehmen auf modernste Technologie setzt. Stellen Sie sich vor: Ihre digitale Empfangsdame ist jederzeit präsent und zeigt automatisch Ihr Markenimage, Ihre Produkte und Ihre Botschaft an.
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5. Bessere Datenerfassung
Haben Sie Ihre Besucherlisten in letzter Zeit einmal überprüft? Ist die Handschrift lesbar? Geben Ihre Gäste alle notwendigen Informationen an, wie z. B. An- und Abreisezeiten und E-Mail-Adressen?
Wenn in Ihrem Empfangsbereich viel los ist, übersieht man leicht mal einen Fehler. Das kann jedoch die Aussagekraft Ihrer erfassten Daten erheblich beeinträchtigen. Dadurch kann es wiederum schwieriger werden, den Zutritt zu Ihren Räumlichkeiten zu kontrollieren, im Notfall proaktiv zu handeln und Ihre Besprechungsräume effizient zu nutzen. Denn wenn sich jemand nicht abmeldet und für einen Besprechungsraum gebucht war, wissen Sie möglicherweise nicht, dass dieser Raum für eine andere Besprechung genutzt werden könnte.
Elektronische Besucherregistrierungssysteme erleichtern die Organisation von Besucherinformationen und somit deren Verwaltung und Zugriff. Dies ist besonders nützlich für stark frequentierte Einrichtungen mit vielen regelmäßigen Besuchern.
Digitale Besucheranmeldesysteme vereinfachen die Datenerfassung entscheidend. Sie kennzeichnen Pflichtfelder, sodass keine wichtigen Informationen mehr fehlen. Die eingegebenen Daten sind automatisch lesbar und korrekt, Tippfehler und andere Fehler werden vermieden. Anhänge wie Geheimhaltungsvereinbarungen und Haftungsausschlüsse lassen sich problemlos einfügen. Mit einer E-Signatur-App können Ihre Besucher diese Dokumente digital unterzeichnen.
Darüber hinaus kann dies dazu beitragen, dass Ihnen keine Daten entgehen, die Sie für das weitere Wachstum Ihres Unternehmens, die Automatisierung Ihrer Prozesse und die Analyse der Besucherdemografie nutzen könnten. Indem Sie beispielsweise beim Anmeldevorgang die Möglichkeit anbieten, um Zustimmung zur Kontaktaufnahme mit Werbeaktionen zu bitten („Dürfen wir Sie kontaktieren?“), können Sie Ihre Marketingdatenbank effektiv und mit Einwilligung Ihrer Kunden schnell und wirksam erweitern.
6. Eine nachhaltige Lösung
Und was für ein Papierberg! Jedes Jahr verbrauchen die Menschen in Großbritannien 12.5 Millionen Tonnen Papier und Pappe; das ist ein Fünftel des gesamten Abfalls im Vereinigten Königreich. Um das zu veranschaulichen: Man bräuchte jedes Jahr einen Wald von der Größe von Wales, um diese Papiermenge zu produzieren.
Das muss aber nicht so sein. Mit den richtigen Tools und Prozessen können Sie sicherstellen, dass die Daten Ihrer Besucher sinnvoll genutzt werden, ohne die Umwelt zu belasten. Durch den Einsatz einer Besucher-App vermeiden Sie Unmengen an Papierprotokollen, die entsorgt werden müssen und Ihre CO₂-Bilanz negativ beeinflussen.
Und das sind nicht die einzigen Vorteile für mehr Nachhaltigkeit. Durch den Einsatz einer Software zur Besucher- und Mitarbeiterregistrierung behalten Sie den Überblick darüber, wer die Besprechungsräume Ihrer Einrichtung nutzt. So können Sie intelligente Beleuchtung und Heizung im gesamten Gebäude implementieren und die Ressourcen in ungenutzten Räumen automatisch abschalten. Das wirkt sich positiv auf Ihre Energiekosten und Ihren CO₂-Fußabdruck aus.
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Es ist Zeit, Ihren Empfangsbereich zu modernisieren.
Die effektive Implementierung eines Besucherregistrierungssystems gewährleistet die Sicherheit Ihrer Besucher, Mitarbeiter und Ihres Eigentums. Es ist ein unverzichtbares Instrument, um Ordnung und Kontrolle am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Zu den Vorteilen zählen ein optimiertes Besuchermanagement, erhöhte Sicherheit, bessere Einhaltung von Sicherheitsvorschriften, verbesserte Kommunikation und gesteigerte Effizienz.
Es ist jedoch unerlässlich, dass dies korrekt erfolgt. Wir unterstützen Sie dabei, einen reibungslosen Übergang zu dieser Betriebsweise zu gewährleisten und alle Vorteile einer verbesserten Zutrittskontrolle, eines schnelleren Besucherflusses in Ihren Einrichtungen, erhöhter Sicherheit und einer besseren Analyse Ihrer Raumnutzung zu nutzen.
Hier ist wie…
Schritt 1: Durchführung einer Bedarfsanalyse
Dies ist der erste Schritt. Einer unserer erfahrenen Berater bespricht gerne mit Ihnen Ihre aktuelle Situation und berät Sie zum weiteren Vorgehen. Je nach Besucheraufkommen und Zugangshäufigkeit in Ihrem Gebäude kann es erforderlich sein, mehrere Anmeldesysteme einzusetzen. Durch die Kenntnis Ihrer Arbeitsumgebung können wir die optimale Lösung für Ihre Bedürfnisse finden.
Schritt 2: Training
Die Mitarbeiter müssen vor der Inbetriebnahme mit dem System vertraut sein. Cloudbooking ist ein intuitives und äußerst benutzerfreundliches System. Gerne demonstrieren wir Ihnen die Bedienung, damit Sie nach der Einrichtung sofort loslegen können.
Schritt 3: Besucherkommunikation
Bei der Einführung eines neuen Systems ist es wichtig, dass Ihre Besucher so früh wie möglich darüber informiert werden. Ob Sie nun standardmäßig Buchungsbestätigungen für Besprechungsanfragen in Ihren Buchungssystemen anzeigen oder Hinweisschilder im Empfangsbereich anbringen – nutzen Sie die Gelegenheit, zu verdeutlichen, dass Sie dieses System zum Vorteil von Mitarbeitern und Besuchern (und auch der Umwelt) einführen und ihnen so ein positives Gefühl für die Umstellung vermitteln.
Die Besuchermanagementsysteme von Cloudbooking verbessern die Sicherheit, Effizienz und das Kundenerlebnis Ihres Unternehmens und sorgen für die Sicherheit Ihres Teams. Kontaktieren Sie uns jetzt für eine unverbindliche Produktdemo.
