Wie man eine Besucherrichtlinie für den Arbeitsplatz nach der Pandemie erstellt

Kundenmanagement war noch nie so wichtig wie nach der globalen Pandemie. Und da die Sicherheit am Arbeitsplatz für Unternehmer höchste Priorität hat, hat das Besuchermanagement einige überraschende Herausforderungen mit sich gebracht. Wenn Sie Ihre Kundenbetreuung noch nicht überdacht haben, sollten Sie sich mit den aktuellen Gegebenheiten vertraut machen. Besucherverwaltung Politik – jetzt ist der richtige Zeitpunkt.

Die Arbeitswelt von heute unterscheidet sich bereits deutlich von der vor wenigen Jahren. Besuchern den Zutritt zu Ihren Geschäftsräumen zu gewähren, birgt heute Risiken, die weit über die Gefahr von Industriediebstahl oder Spionage hinausgehen, insbesondere da immer mehr Büros vernetzt sind. intelligente BürolösungenDaher ist die Erstellung einer Besucherrichtlinie am Arbeitsplatz nach der Pandemie wichtiger denn je. Wir erklären Ihnen hier, was das bedeutet und warum es so wichtig ist.

Spielt Besuchermanagement eine Rolle?

Unabhängig davon, welches Unternehmen Sie führen oder leiten, haben Sie wahrscheinlich verschiedene Besuchertypen. Wie Sie mit diesen Besuchern umgehen, hängt von einer Reihe von Faktoren ab. Die drei Haupttypen von Besuchern am Arbeitsplatz sind:

• Kunden/Klienten
• Bewerber
• Auftragnehmer/Lieferanten.

Sie müssen wissen, wann Besucher eintreffen, wann sie angekommen sind, sie durch Ihre Räumlichkeiten begleiten und wann sie wieder gehen. Eine gut durchdachte Besucherrichtlinie gewährleistet eine aktuelle und leicht zugängliche Dokumentation aller Besucher, die Ihr Unternehmen betreten und verlassen. Dies erleichtert die Verhinderung unbefugten Zutritts und stellt sicher, dass neue Gesundheits- und Hygienevorschriften proaktiver eingehalten werden können.

Besuchermanagement war schon immer wichtig, da es maßgeblich zur professionellen Außendarstellung Ihres Unternehmens beiträgt. Angesichts der COVID-19-Pandemie ist dies umso wichtiger. Besucher müssen – genau wie Ihre Mitarbeiter – darauf vertrauen können, dass Ihr Unternehmen die notwendigen Vorsichtsmaßnahmen im Zusammenhang mit der Pandemie trifft. 

Hinzu kommt, dass viele Arbeitsplätze aufgrund pandemiebedingter Umgestaltungen heute kaum wiederzuerkennen sind. Daher ist eine Besucherrichtlinie unerlässlich, um Vertrauen zu schaffen und Sicherheit zu gewährleisten. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie eine solche Besucherrichtlinie für den Arbeitsplatz nach der Pandemie erstellen.

Überprüfen Sie Ihre bestehende Besuchermanagementrichtlinie

Prüfen Sie Ihre bestehenden, schriftlichen Besucherrichtlinien. Falls Sie noch keine formelle Besucherrichtlinie erstellt haben, werden Ihre Mitarbeiter diese improvisieren. Das kann zu Verwirrung, Risiken und Fehlern führen. 

Eine präzisere Besuchermanagementrichtlinie stellt sicher, dass sowohl Mitarbeiter als auch Besucher klare Erwartungen und Richtlinien haben, an die sie sich halten müssen. 

Doch selbst die gründlichste und umfassendste Besucherrichtlinie muss nach der Pandemie überarbeitet werden. Sie muss unter Berücksichtigung folgender Aspekte aktualisiert werden:

• Werden Sie eine Voranmeldung für Besucher verlangen, um die Auslastung besser steuern zu können?
• Wie sieht der ideale Ablauf für den Besucher-Check-in aus, einschließlich der Cloudbasiertes Besuchermanagementsystem Welche Maßnahmen ergreifen Sie und welche Informationen benötigen Sie von jedem Besucher (z. B. werden Sie bei jedem Besucher Temperaturkontrollen durchführen?)?
• Ihre Methode zur Besucheridentifizierung (Armbänder, Namensschilder usw.).
• Wie werden Mitarbeiter benachrichtigt, wenn ein Besucher eingetroffen ist?
• Benötigen Sie Zugangsbeschränkungen, um zu verhindern, dass Gäste in gesperrte Bereiche gelangen?
• Der komplette Check-out-Prozess.

Hohe Sicherheit ist auch im Bereich Besuchermanagement für viele Branchen eine wichtige Voraussetzung. Cloudbooking bietet maßgeschneiderte Lösungen für bestimmte Branchen wie unsere. Lösungen für Luft- und Raumfahrt sowie Verteidigung.

Es ist wichtig, klare und festgelegte Verfahren zu haben. Wie informiert ein Mitarbeiter die Geschäftsleitung, wenn er positiv auf COVID-19 getestet wird? Wie informiert die Geschäftsleitung die übrigen Mitarbeiter sowie alle Besucher, mit denen die infizierte Person möglicherweise Kontakt hatte?

Das Problem mit papierbasiertem Besuchermanagement

Immer mehr Unternehmen stellen auf ein digitales Besuchermanagementsystem um, um nach der Pandemie die Sicherheit und Effizienz am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Papierbasierte Anmeldeformulare weisen schlichtweg zu viele Mängel auf, um effektiv genutzt werden zu können. Zu den häufigsten Nachteilen eines papierbasierten Besucheranmeldesystems gehören:

• Da die erwarteten Besucher nicht vorregistriert werden konnten
• Fehlende automatisierte Benachrichtigungen, die Ihr Team über die Ankunft eines Gastes informieren
• Auch die Vertraulichkeit ist ein Problem, denn wer sich in ein Gästebuch einträgt, kann leicht sehen, wer da war und wen er besucht hat.

Manuelle Check-in-Prozesse sind unzuverlässig, und ein papierbasiertes System erhöht das Risiko unbefugter Besucher. Langsame Besucherprozesse schaden zudem Ihrem Markenimage, was insbesondere bei erwarteten Investoren oder neuen Mitarbeitern ungünstig ist.

Eine papierbasierte Strategie lässt sich schlichtweg nicht mit anderen Software- oder Hardwarelösungen im Unternehmen integrieren. Digitale Technologien erleichtern die Integration dieser Lösungen, sodass digitale Beschilderung stets aktuell ist und die Wegeleitung optimiert wird. Ein digitaler Ansatz ist die bessere Option für das Besuchermanagement am Arbeitsplatz nach der Pandemie.

Auswahl eines Besuchermanagementsystems nach COVID-19

Die Nutzung digitaler Besuchermanagementsysteme hat sich in den letzten Jahren zwar immer mehr etabliert, doch COVID-19 hat deren Verbreitung dramatisch beschleunigt. Es ist nicht länger nur ein nettes Extra – in einer Welt nach COVID-19 ist es unerlässlich. 

Sollte bei einem Besucher oder Mitarbeiter COVID-19 oder eine andere ansteckende Krankheit diagnostiziert werden, verfügen Sie über eine genaue Erfassung aller Besucher und Mitarbeiter, die sich zu diesem Zeitpunkt vor Ort befanden. Sie können problemlos überprüfen, mit wem die infizierte Person Kontakt hatte, was es wesentlich erleichtert, die Betroffenen über die Testpflicht zu informieren.

Die Auswahl des optimalen digitalen Besuchermanagementsystems für die Zeit nach der Pandemie erfordert jedoch Wissen darüber, worauf es ankommt. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen eines solchen Systems:

• Eine Vorregistrierungsfunktion, vorzugsweise mit einer optimierten Check-in-Funktion wie einem QR-Code, wird die Check-in-Zeit verkürzen und die Anzahl der Personen, die in der Lobby/im Empfangsbereich warten, reduzieren.
• Die Integration mit Ihrer E-Mail-Plattform erleichtert die Kommunikation vor und nach dem Website-Besuch.
• Eine Druckfunktion, mit der Besucherausweise einfach erstellt werden können, ohne den Check-in zu verlangsamen.
• Selbstbedienungs-Check-in zur Reduzierung des Kontakts von Mitarbeitern mit möglicherweise ansteckenden Besuchern (und umgekehrt).
• Automatisierte Benachrichtigungen über die Ankunft von Gästen, die über Ihren gewählten Kommunikationskanal (Slack, E-Mail, SMS-Benachrichtigungen usw.) zugestellt werden können.
• Wiederholte Speicherung von Besucherinformationen, um zu verhindern, dass Stammgäste bei jedem Besuch den Check-in-Prozess von Neuem durchlaufen müssen.
• Echtzeitberichte, die die Aktivitäten in der Lobby und die Besucherhistorie abdecken, sodass diese Informationen nicht nur leicht zugänglich, sondern auch leicht durchsuchbar und aus der Ferne abrufbar sind.
• Integration mit allen anderen von Ihnen verwendeten Technologien, einschließlich Raummanagement-Software und Digital Signage.

Ein Wort zur Skalierung

Wenn Unternehmen eine umfassendere Besuchermanagementrichtlinie entwickeln möchten, konzentrieren sie sich häufig auf digitale Systeme, die für kleine und mittlere Unternehmen konzipiert sind. Das Problem liegt dann in der Skalierbarkeit. Idealerweise sollte ein Besuchermanagementsystem gewählt werden, das Ihre Wachstumsstrategie optimal unterstützt. Jede neue Technologie muss analysiert werden, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen für ein schnelles, auch unerwartetes Wachstum gerüstet ist.

Erstellen Sie Ihre Besuchermanagementrichtlinie für die Zeit nach der Pandemie.

Es ist nicht alarmistisch, darauf hinzuweisen, dass der Schutz Ihrer Mitarbeiter, deren Gäste und Geschäftspartner vor COVID-19 unerlässlich ist. Auch wenn das Ende der COVID-19-Pandemie absehbar ist, hat sie einige zentrale gesundheitliche Probleme aufgezeigt, die eine global vernetzte Gesellschaft betreffen. Dank globaler Lieferketten und des E-Commerce, die ein weltweites Publikum und Vernetzung ermöglichen, sind Marken nicht länger an geografische oder budgetäre Beschränkungen gebunden.

Alle Besuchermanagementrichtlinien müssen flexibel an unvorhersehbare Entwicklungen im Zusammenhang mit COVID-19 angepasst und aktualisiert werden können. Die Pandemie könnte (und hoffentlich) in Vergessenheit geraten. Sollte es jedoch zu unerwarteten Ereignissen kommen, müssen Unternehmen und ihre Verantwortlichen vorbereitet sein.