Die Vorteile des Desksharings sind derzeit in aller Munde, und das aus gutem Grund. Befürworter behaupten, dass es die Produktivität und Kreativität am Arbeitsplatz steigert. Doch wenn Sie sich unsicher sind, wie Sie Desksharing optimal für Ihr Team umsetzen können, sind Sie nicht allein.
Das Konzept des Desksharings kann im Büro kontrovers diskutiert werden. Einerseits fördert es die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz. Denn wenn Mitarbeiter ständig ihren Arbeitsplatz wechseln und in verschiedenen Bereichen arbeiten, begegnen sie sich zwangsläufig und kommen ins Gespräch, woraus neue Ideen entstehen können. Desksharing kann außerdem Platz im Büro freimachen und Kosten senken.
Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen hat jedoch auch Nachteile. Beispielsweise kann sie das Betriebsklima stören, wenn Mitarbeiter ständig ihre Sachen umräumen müssen oder es zu Streitigkeiten über die Nutzung der Schreibtische kommt. Mitarbeiter könnten sich in diesem nomadischen Arbeitsumfeld unwohl fühlen, da sie das Gefühl haben, keinen festen Arbeitsplatz zu haben oder dass ihre Privatsphäre ständig verletzt wird.
Diese Bedenken lassen sich jedoch mit dem richtigen Ansatz beim Desksharing leicht ausräumen.
Eine kurze Erklärung zum Thema Desksharing
Desksharing ist ein neuer Trend in der Bürogestaltung, der sich bei Unternehmen jeder Größe zunehmender Beliebtheit erfreut. Das Konzept ist einfach: Mitarbeiter teilen sich Schreibtische und Arbeitsplätze, anstatt dass jeder seinen eigenen Schreibtisch hat.
Dies kann im Rotationsverfahren erfolgen, wobei die Mitarbeiter täglich an einen anderen Schreibtisch wechseln, oder dauerhaft, indem sie sich einen Schreibtisch teilen. Die gemeinsame Nutzung von Schreibtischen bietet viele Vorteile, darunter verbesserte Kommunikation und Zusammenarbeit, erhöhte Flexibilität und Agilität sowie geringere Bürokosten.
Es gibt jedoch auch einige Herausforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten, wie beispielsweise die Gewährleistung der Privatsphäre und die Minimierung von Ablenkungen. Mehr über diese neue Arbeitsweise erfahren Sie in unserem umfassenden Leitfaden zum Desk-Sharing . Ob Desk-Sharing für Ihr Unternehmen geeignet ist, hängt letztendlich von Ihren individuellen Bedürfnissen und Zielen ab.
Wie man die Schreibtischteilung in Ihrem Büro zum Erfolg führt
Es gibt keine allgemeingültige Antwort auf die Frage, wie man Desksharing im Büro umsetzt, da die beste Vorgehensweise von den spezifischen Bedürfnissen und Gegebenheiten des jeweiligen Arbeitsplatzes abhängt. Dennoch lassen sich einige allgemeine Prinzipien befolgen, um einen erfolgreichen Übergang zu einem geteilten Arbeitsbereich zu gewährleisten.
Holen Sie sich die Zustimmung des Teams
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen Desksharing einführen möchten, ist die Zustimmung Ihres Teams entscheidend. Erläutern Sie die Vorteile, wie z. B. verbesserte Zusammenarbeit und ein besseres Betriebsklima. Gehen Sie auf mögliche Bedenken ein, etwa hinsichtlich des persönlichen Freiraums oder mangelnder Privatsphäre.
Veranstalten Sie ein offenes Forum, in dem jeder seine Gedanken und Ideen einbringen kann. Messen Sie Widerstände und gehen Sie auf die Probleme ein. Durch die durchdachte und gezielte Einführung von Desksharing schaffen Sie ein agileres und produktiveres Arbeitsumfeld.
Seien Sie flexibel
Überlegen Sie, wer einen festen Arbeitsplatz benötigt. Mitarbeiter, die hauptsächlich am Computer arbeiten, benötigen möglicherweise keinen physischen Schreibtisch, während andere ihn nur gelegentlich brauchen. Empfangs- und Kundendienstmitarbeiter hingegen benötigen unter Umständen einen festen Schreibtisch, um ihre Arbeit effektiv erledigen zu können.
Sobald Sie festgestellt haben, wer einen festen Arbeitsplatz benötigt (und wer nicht), können Sie überlegen, wie Sie diese Bedürfnisse in Ihr neues Bürokonzept integrieren können. Flexible Arbeitsplatzgestaltung oder mobiles Arbeiten sind möglicherweise nicht für jeden geeignet. Seien Sie daher flexibel und machen Sie gegebenenfalls Ausnahmen.
Regeln und Richtlinien festlegen
Um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen, ist es hilfreich, Regeln und Richtlinien für flexible Arbeitsplätze festzulegen, an die sich jeder halten kann. Beispielsweise könnte man eine „Aufräumpflicht am Ende des Arbeitstages“ einführen, bei der jeder seinen Arbeitsplatz aufräumt und reinigt, bevor er geht. Indem man sich etwas Zeit nimmt, um Grundregeln festzulegen, sorgt man für einen reibungslosen Büroablauf – auch wenn nicht alle am selben Platz sitzen.
Es ist wichtig, die Regeln für flexible Arbeitsplätze allen Mitarbeitern zu kommunizieren und sicherzustellen, dass jeder mit dem Plan einverstanden ist. Durch diese Maßnahmen schaffen Sie einen gut organisierten Arbeitsbereich, der maximale Flexibilität bietet und Konflikte minimiert.
Denken Sie an praktische Aufbewahrungsmöglichkeiten.
Ein gut geplantes Büro berücksichtigt den Bedarf der Mitarbeiter an Stauraum. Flexible Arbeitsplätze sind zwar beliebt, können aber zu einem Gefühl der Entfremdung vom Unternehmen führen. Mitarbeiter brauchen Platz für ihre persönlichen Gegenstände. Sie möchten schließlich nicht den ganzen Tag ihre Sportkleidung und ihr Mittagessen mit sich herumtragen.
Die Lösung besteht darin, Speicherlösungen anzubieten, die den Anforderungen eines digitalen Arbeitsplatzes gerecht werden. Büroarbeitsplätze sollten leicht zugängliche und benutzerfreundliche Aufbewahrungsmöglichkeiten bieten. Die Arbeitsplatzgestaltung sollte flexibel und anpassungsfähig an unterschiedliche Bedürfnisse sein. Agile Prinzipien sollten angewendet werden, um einen produktiven und komfortablen Arbeitsplatz für die Mitarbeitenden zu schaffen.
Neue Arbeitsplätze einführen
Bei der Gestaltung Ihres Büros sollten Sie die verschiedenen Arbeitsarten berücksichtigen, die dort unterstützt werden müssen. Ruhige Bereiche sind beispielsweise unerlässlich für konzentriertes Arbeiten, während große, offene Flächen ideal für Brainstorming-Sitzungen und die Zusammenarbeit im Team sind.
Um wirklich effektive Büroräume zu schaffen, benötigen Sie ein klares Verständnis der dort anfallenden Arbeiten. Sobald Sie wissen, welche Art von Arbeit erledigt werden muss, können Sie ein hybrides Bürokonzept entwickeln , das Gemeinschaft und Zusammenarbeit fördert und gleichzeitig separate Bereiche für informelle Gespräche, Brainstorming und Besprechungen vorsieht. Mit diesen einfachen Tipps gestalten Sie einen effizienten und angenehmen Arbeitsplatz.
Berücksichtigen Sie die Lärmpegel.
Im heutigen digitalen Arbeitsumfeld ist der Geräuschpegel wichtiger denn je. Offene und flexible Bürokonzepte mit flexiblen Arbeitsplätzen können recht laut sein, was zu Ablenkung und geringerer Produktivität führt. Um dem entgegenzuwirken, sollten möglichst viele Geräte stummgeschaltet sein und Gespräche nur in dafür vorgesehenen Bereichen (nicht in ausgewiesenen Ruhezonen) geführt werden.
Führen Sie Telefonate und Besprechungen in separaten Räumen abseits der einzelnen Schreibtische und statten Sie Ihr Büro mit Teppichen und anderen schalldämpfenden Materialien aus . Indem Sie den Lärmpegel berücksichtigen und Maßnahmen zu dessen Reduzierung ergreifen, schaffen Sie ein produktiveres und angenehmeres Arbeitsumfeld für alle.
Es langsam machen
Wenn Sie die Einführung von flexiblen Arbeitsplätzen in Ihrem Büro erwägen, sollten Sie die Umstellung schrittweise vornehmen. Ein vollständiger Wechsel innerhalb kurzer Zeit kann Ihr Team stark belasten und zu Widerstand führen. Beginnen Sie stattdessen damit, den neuen Ansatz mit den Mitarbeitern zu erproben, die am meisten von der Veränderung überzeugt sind. Diese Mitarbeiter können als Vorreiter fungieren und den Weg für das restliche Team ebnen.
Bei der Einführung des neuen Arbeitsplatzdesigns sollten Sie die agilen Prinzipien Flexibilität und Anpassungsfähigkeit berücksichtigen. Die digitale Arbeitswelt entwickelt sich ständig weiter, daher muss sich auch Ihr Büro mit ihr weiterentwickeln. Indem Sie behutsam vorgehen und offen für Veränderungen sind, stellen Sie sicher, dass Ihr Büro für alle Eventualitäten gerüstet ist.
Technologie umarmen
Das moderne Büro ist agiler und reaktionsschneller auf die Bedürfnisse heutiger Unternehmen ausgerichtet. Flexible Arbeitsplätze spielen dabei eine zentrale Rolle, und die richtige Technologie ist entscheidend für deren erfolgreiche Umsetzung. Software zur Schreibtischbuchung unterstützt Sie bei der effizienteren Verwaltung Ihrer Büroflächen, während Besuchermanagement-Software sicherstellt, dass jeder den benötigten Arbeitsplatz nutzen kann.
Doch es geht nicht nur um die reine Schreibtischbuchung. Hybrides Arbeiten bedeutet oft weit verteilte Teams, daher sind Kollaborations- und Kommunikationstools entscheidend für effektives und effizientes agiles Arbeiten. Mit der richtigen Technologie und dem Fokus auf ein intelligentes Büro kann Ihr Team flexibler, reaktionsschneller und produktiver agieren.
Das Büro von morgen, jetzt.
Es lässt sich nicht leugnen, dass das traditionelle Büro an Bedeutung verliert. Die globale Pandemie hat diesen Trend beschleunigt, da immer mehr Unternehmen auf mobiles Arbeiten setzen. Doch die Gestaltung von Arbeitsräumen entwickelte sich schon lange vor dem Ausbruch der Pandemie weiter. Flexible Arbeitsplätze und andere agile Arbeitsmodelle gewinnen zunehmend an Beliebtheit, da sie eine produktivere und flexiblere Arbeitsweise ermöglichen.
Der digitale Arbeitsplatz verändert auch unsere Arbeitsweise. Tools wie Videokonferenzen und Projektmanagement-Software ermöglichen eine einfachere ortsunabhängige Zusammenarbeit als je zuvor. Angesichts der ständigen Weiterentwicklung des Arbeitsplatzes wird deutlich, dass das traditionelle Büro nicht mehr die einzige Möglichkeit für einen reibungslosen Geschäftsablauf darstellt.
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