La gestión de clientes nunca ha sido tan importante como a raíz de la pandemia mundial. Y dado que la seguridad en el lugar de trabajo se ha convertido en una prioridad para los dueños de negocios, la gestión de visitantes ha revelado algunos desafíos sorprendentes. Si aún no ha replanteado su gestión de visitantes Política, ahora es el momento.
El lugar de trabajo actual es radicalmente diferente al de hace tan solo unos años. Permitir el acceso de visitantes a las instalaciones de su empresa conlleva ahora riesgos que van mucho más allá de la amenaza de robo industrial o espionaje, especialmente a medida que más oficinas se conectan cada vez más a través de soluciones de oficina inteligentesEn el entorno laboral pospandémico, establecer una política de visitas es más importante que nunca. Aquí analizaremos qué implica y por qué es relevante.
¿Importa la gestión de visitantes?
Independientemente del negocio que dirija o gestione, probablemente reciba diferentes tipos de visitantes. La forma de gestionarlos dependerá de diversos factores. Los tres tipos principales de visitantes en el lugar de trabajo son:
- Clientes
- Candidatos a un puesto de trabajo
- Contratistas/proveedores.
Es necesario saber cuándo planean llegar esas personas, cuándo han llegado, guiarlas por las instalaciones y estar al tanto de cuándo se marchan. Una política de gestión de visitantes bien diseñada garantiza un registro actualizado y fácilmente accesible de cada visitante que entra y sale del lugar de trabajo. Esto facilita la prevención del acceso no autorizado y también garantiza que las nuevas políticas de salud e higiene se puedan cumplir de forma más proactiva.
La gestión de visitantes siempre ha sido importante porque ayuda a proyectar una imagen profesional de su empresa. En el contexto de la COVID-19, esto cobra aún más relevancia. Tanto como su personal, los visitantes necesitan tener la seguridad de que su lugar de trabajo está tomando las precauciones necesarias para prevenir la pandemia.
Si a esto le sumamos que muchos lugares de trabajo pueden parecer irreconocibles debido a las remodelaciones relacionadas con la pandemia, queda claro que, para inspirar confianza y fomentar la seguridad, una política de gestión de visitantes es fundamental. Por lo tanto, aquí le mostramos cómo crear una política de visitas para el entorno laboral pospandémico.
Evalúe su política actual de gestión de visitantes.
Revisa las normas y reglamentos formales y escritos que ya tengas para los visitantes. Si aún no has creado una política formal de gestión de visitantes, tus empleados la improvisarán sobre la marcha. Esto puede generar confusión, riesgos y errores.
Una política de gestión de visitantes más definida garantiza que tanto el personal como los visitantes tengan expectativas y directrices claras que seguir.
Sin embargo, incluso la política de gestión de visitantes más exhaustiva y completa deberá revisarse tras la pandemia. Deberá actualizarse teniendo en cuenta las siguientes consideraciones:
- ¿Será necesario que los visitantes se registren previamente para poder gestionar de forma más eficaz los niveles de ocupación?
- ¿Cuál es el proceso ideal de registro de visitantes, incluyendo el Sistema de gestión de visitantes basado en la nube ¿Qué medidas decide adoptar y qué información se requiere de cada visitante (por ejemplo, ¿va a realizar controles de temperatura a cada visitante?)?
- Su método de identificación de visitante (pulseras, credenciales, etc.).
- ¿Cómo se les notifica a los empleados que ha llegado un visitante para reunirse con ellos?
- ¿Necesitas restricciones de acceso para evitar que los huéspedes entren en zonas restringidas?
- El proceso completo de pago.
La alta seguridad también es un requisito importante para muchas industrias en términos de gestión de visitantes. Cloudbooking ofrece soluciones personalizadas para ciertas industrias como la nuestra. soluciones aeroespaciales y de defensa.
Es importante contar con procedimientos claros y definidos. Si un miembro de su equipo da positivo en la prueba de COVID-19, ¿cómo informará a la gerencia? ¿Cómo informará la gerencia al resto del personal, así como a cualquier visitante con quien la persona infectada haya podido tener contacto?
El problema de la gestión de visitantes basada en papel
Cada vez más empresas están adoptando sistemas digitales de gestión de visitantes para garantizar la seguridad y la eficacia en el lugar de trabajo tras la pandemia. Los sistemas de registro en papel presentan demasiadas deficiencias para una gestión eficaz. Entre los inconvenientes más comunes de utilizar un sistema de registro de visitantes en papel se incluyen:
- No poder preinscribir a los visitantes previstos
- Falta de alertas automatizadas que informen a su equipo de que ha llegado un huésped.
- La confidencialidad también es un problema, ya que firmar en un libro de visitas significa que los visitantes pueden ver fácilmente quién ha estado de visita y a quién han visitado ellos.
Los procesos de registro manuales no son fiables, y usar un sistema en papel aumenta el riesgo de visitas no autorizadas. Además, la lentitud en la atención al visitante perjudica la imagen de su marca, lo cual no es conveniente si espera recibir inversores o contratar nuevo personal.
Una estrategia basada en papel simplemente no se puede integrar con ninguna otra solución de software o hardware que hayas adoptado en el lugar de trabajo. La tecnología digital facilita la integración de estas soluciones, de modo que la señalización digital esté siempre actualizada y la orientación sea más sencilla. Un enfoque digital es la mejor opción para la gestión de visitantes en el entorno laboral pospandémico.
Cómo elegir un sistema de gestión de visitantes después de la COVID-19
Si bien el uso de sistemas digitales de gestión de visitantes se ha normalizado en los últimos años, la COVID-19 aceleró drásticamente su adopción. Ya no es un lujo, sino una necesidad en el mundo pospandémico.
Si a un visitante o empleado se le diagnostica COVID-19 o cualquier otra enfermedad contagiosa, usted tendrá un registro preciso de todos los visitantes y empleados presentes en las instalaciones en ese momento. Podrá verificar fácilmente con quién ha interactuado la persona infectada, lo que facilitará mucho avisar a las personas que deben hacerse la prueba.
Sin embargo, elegir el sistema digital de gestión de visitantes perfecto para la era pospandemia requiere saber qué buscar. Estas son algunas de las funcionalidades más importantes de un sistema digital de gestión de visitantes:
- Una función de preinscripción, preferiblemente con un sistema de registro simplificado como un código QR, agilizará el tiempo de registro y reducirá el número de personas que esperan en el vestíbulo o la recepción.
- Integración con tu plataforma de correo electrónico, lo que facilita la comunicación antes y después de la visita al sitio web.
- Incluye una función de impresión para que las credenciales de visitante se puedan crear fácilmente sin ralentizar el proceso de registro.
- El sistema de registro de entrada autogestionado reduce el contacto de los empleados con los visitantes que puedan ser contagiosos (y viceversa).
- Notificaciones automáticas de "llegada de huéspedes" que se pueden enviar a través del canal de comunicación que elijas (Slack, correo electrónico, alertas por SMS, etc.).
- Se repite el almacenamiento de la información de los visitantes para evitar que los visitantes habituales tengan que pasar por el proceso de registro desde cero en cada visita.
- Informes en tiempo real que abarcan la actividad en el vestíbulo y el historial de visitantes, de modo que esa información no solo sea fácilmente accesible, sino que también se pueda buscar fácilmente y acceder a ella de forma remota.
- Integración con cualquier otra tecnología que utilice, incluyendo software de gestión de espacios y señalización digital.
Una palabra sobre la escala
Cuando las organizaciones comienzan a considerar el desarrollo de una política de gestión de visitantes más sólida, suelen centrarse en sistemas digitales diseñados para pequeñas y medianas empresas. El problema entonces radica en la escalabilidad. Lo ideal es elegir un sistema de gestión de visitantes que se adapte adecuadamente a su estrategia de crecimiento. Es necesario analizar toda nueva tecnología para garantizar que su negocio esté preparado para un crecimiento rápido, incluso inesperado.
Cree su política de gestión de visitantes posterior a la pandemia.
No es alarmista afirmar que proteger a su personal, a sus invitados y a los visitantes de negocios del COVID-19 es necesario. Incluso si el fin del COVID-19 está cerca, la pandemia ha puesto de relieve algunos problemas de salud fundamentales que afectan a una civilización globalmente conectada. Gracias a las cadenas de suministro globales y al comercio electrónico, que permiten llegar a audiencias y conexiones globales, las marcas ya no están limitadas geográficamente ni presupuestariamente.
Todas las políticas de gestión de visitantes deben estar preparadas para adaptarse y actualizarse ante los cambios imprevistos que pueda generar la siguiente fase de la COVID-19. Es posible (y ojalá así sea) que la pandemia se convierta en un recuerdo lejano. Pero si ocurre lo inesperado, los lugares de trabajo y quienes los gestionan deben estar preparados.
