Toute entreprise a besoin d'un moyen sûr et fiable de gérer ses visiteurs. Un système d'enregistrement des visiteurs garantit efficacement la sécurité de vos visiteurs, de vos employés et de vos biens.
D'après un rapport publié par MarketsandMarkets, le marché des systèmes de gestion des visiteurs devrait passer de 1.6 milliard de dollars en 2023 à 3.0 milliards de dollars d'ici 2028. Il est donc clair que les organisations prennent de plus en plus conscience de la manière dont les systèmes d'enregistrement des visiteurs peuvent contribuer à améliorer l'efficacité de leurs activités.
Qu'est-ce qu'un système d'enregistrement des visiteurs ?
Un système d'enregistrement électronique des visiteurs est un logiciel ou un matériel qui permet de suivre l'arrivée, l'enregistrement et le départ des visiteurs dans un bâtiment ou un établissement. Ces systèmes sont utilisés dans divers types d'établissements dans le cadre d'un processus de gestion des visiteurs où le contrôle des entrées et sorties est essentiel. Ils peuvent également servir à faciliter l'accès des personnes autorisées et à restreindre l'accès, si nécessaire, dans des lieux tels que :
- Bureaux corporatifs : Un système d'enregistrement des visiteurs et des employés est une solution moderne pour renforcer la sécurité sur site d'un siège social très fréquenté, sans les longues files d'attente à l'accueil. Il offre également des fonctionnalités personnalisables qui améliorent la protection des données et garantissent un décompte précis des personnes présentes en cas d'urgence.
- Établissements de santé : Améliorez le parcours patient, le traçage des contacts et le suivi des temps d'attente. Un système de gestion des visiteurs simplifiera l'enregistrement, la gestion du stationnement et l'orientation des visiteurs dans votre établissement, pour une expérience patient optimale.
- Les établissements d'enseignement: La sécurité des élèves étant une priorité, il est essentiel de mettre en place des procédures d'enregistrement des entrées et sorties. Grâce à un logiciel de gestion des visiteurs, le personnel d'encadrement peut renforcer la protection des élèves et contrôler strictement l'accès à l'établissement. Ce logiciel permet également de suivre l'assiduité des élèves et de contrôler les heures d'arrivée et de départ.
- Installations gouvernementales : Il est vital de contrôler l'accès à un site gouvernemental. Les détails des visites sont stockés et suivis en toute sécurité afin de permettre l'accès tout en garantissant la sécurité et la conformité.
- Événements professionnels : Vos invités voudront éviter les longues files d'attente à l'entrée, et une application d'enregistrement des visiteurs peut améliorer considérablement l'expérience des personnes visitant vos locaux, tout en éloignant les visiteurs indésirables.
Lecture complémentaire : Qu’est-ce que la gestion des visiteurs ?
Comment fonctionnent les systèmes d'enregistrement des visiteurs ?
À leur arrivée, les visiteurs peuvent saisir leur nom, l'heure de leur arrivée et le motif de leur visite à l'aide du clavier ou de l'écran tactile. Ces informations sont ensuite enregistrées dans une base de données, accessible uniquement au personnel autorisé afin de contrôler les allées et venues dans le bâtiment.
La gestion des visiteurs est essentielle pour toute grande entreprise, car elle permet d'accueillir et d'identifier efficacement tous les visiteurs et clients afin qu'ils puissent se rendre rapidement à destination. Si certaines organisations s'appuient sur des méthodes informelles ou sur des réceptionnistes, un système électronique de gestion des visiteurs peut considérablement simplifier ce processus.
Les logiciels d'enregistrement des visiteurs et des espaces de travail peuvent également fournir des données précieuses pour analyser l'utilisation de vos bureaux, salles de réunion et parkings et optimiser l'utilisation de vos espaces de bureaux et de stationnement.
Les applications d'enregistrement des visiteurs et du personnel peuvent également permettre la pré-réservation des salles de réunion, permettant ainsi au personnel d'assistance de se préparer à installer le matériel, à fournir des rafraîchissements et à orienter les visiteurs vers la salle appropriée pour leur réunion – faisant ainsi de l'organisation d'une réunion dans vos locaux un moment agréable, fluide et bien organisé.
Voici les principaux avantages de la mise en place d'un système d'enregistrement des visiteurs dans votre entreprise.
Lecture complémentaire : Comment créer une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail après la pandémie
Quels sont donc les avantages d'un système d'enregistrement des visiteurs ?
1. Supprimer les processus manuels et améliorer l'efficacité numérique
Votre réception a-t-elle déjà rencontré des difficultés pour gérer les changements de réunions et les mises à jour des listes de visiteurs ? Avec des milliers de réunions dont la taille, la date et l’heure varient constamment, il est facile d’oublier des tâches comme la mise à jour des informations concernant les traiteurs ou le personnel de nettoyage. Résultat : votre réception peut se retrouver dans l’incapacité d’identifier les visiteurs à leur arrivée.
Une application d'enregistrement des visiteurs peut résoudre ce problème en permettant à votre personnel d'accueil de gagner du temps et de l'énergie sur des tâches telles que l'accueil des visiteurs, l'impression des documents officiels et l'attribution des badges. Elle peut également informer les hôtes de l'arrivée d'un visiteur, créer des copies numériques des données du visiteur, exporter ces données et générer des rapports, permettant ainsi à l'équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes à l'accueil.
Lecture complémentaire : Le rôle de la formation dans une gestion efficace des visiteurs
2. Amélioration de la sécurité au travail
La sécurité des données étant une priorité pour les entreprises, il est essentiel de contrôler les personnes qui visitent vos locaux. Un système d'enregistrement des visiteurs présente plusieurs avantages en matière de sécurité . Non seulement il vous permet de respecter la réglementation relative à l'enregistrement des visiteurs, mais il vous assure également que votre organisation peut facilement contrôler les visiteurs et que leur sécurité est assurée.
L'obligation de s'inscrire est un excellent moyen de dissuasion contre la criminalité. C'est une méthode simple mais efficace pour inciter les gens à réfléchir à deux fois avant d'entrer dans un bâtiment avec de mauvaises intentions.
Certains systèmes d'enregistrement électronique des visiteurs permettent également d'imprimer des badges que les visiteurs peuvent porter dans vos locaux. Ces badges constituent un moyen efficace de garantir la sécurité de votre bâtiment. Grâce à eux, les visiteurs sont identifiables par vos employés, qui peuvent ainsi repérer toute personne non autorisée. Selon la politique de votre entreprise, l'accès à certaines zones peut être restreint, voire l'accès au bâtiment peut être interdit aux visiteurs non accompagnés.
Le suivi en temps réel des entrées et sorties des visiteurs permet au personnel de sécurité de savoir qui se trouve dans le bâtiment. Cela simplifie les procédures de fermeture et permet aux agents de sécurité de repérer les activités suspectes et d'intervenir avant qu'un délit ne soit commis. En cas d'urgence, comme un incendie, les données stockées dans le cloud peuvent aider à vérifier que toutes les personnes ont bien évacué les lieux.
Lecture complémentaire : Que sont les systèmes de gestion des visiteurs et comment peuvent-ils aider votre entreprise ?
3. Confidentialité des visiteurs
Si votre système d'enregistrement, qu'il soit papier ou informatisé, a bien fonctionné jusqu'à présent, vous pourriez être tenté de le conserver. Cependant, vos visiteurs et employés pourraient avoir un avis différent. La plupart des gens préfèrent contrôler les informations personnelles qu'ils partagent. Une application d'enregistrement des visiteurs avec un code QR sur un appareil mobile garantit la collecte et le stockage sécurisés des données, assurant ainsi une excellente première impression.
À l'inverse, un registre de visiteurs papier est moins sûr et fiable. Chaque visiteur peut voir qui l'a précédé. De plus, il ouvre la porte à l'exploitation des données, car n'importe qui peut rapidement parcourir les pages et y puiser les informations qui l'intéressent. Enfin, il est impossible pour quiconque de surveiller constamment ce registre.
Un système d'authentification numérique garantit la sécurité et la confidentialité des données. Une fois l'authentification terminée, les données des visiteurs sont stockées en toute sécurité dans une base de données. Celle-ci peut être hébergée dans le cloud ou sur site, selon vos exigences en matière de sécurité et d'infrastructure.
Lecture complémentaire : Que sont les systèmes de gestion des visiteurs et comment peuvent-ils aider votre entreprise ?
4. Améliorez l'expérience de vos visiteurs
On connaît tous ça. On arrive à une réunion pile à l'heure, mais une fois sur place, la réceptionniste est au téléphone et impossible d'échapper à son interlocuteur. Résultat : on patiente un bon quart d'heure à l'accueil. On s'attendait à un accueil chaleureux, mais on est en retard – une expérience plutôt désagréable. Tout ça juste pour signaler sa présence ! Pire encore, on sait parfaitement où on va et qui on va voir. Avec un système d'enregistrement des visiteurs, fini les retards !
Grâce à un système d'enregistrement intuitif, les visiteurs peuvent s'enregistrer en toute autonomie, sans l'aide du personnel d'accueil. Ils peuvent ainsi éviter les files d'attente à la réception en scannant rapidement un QR code pour s'enregistrer, plutôt que d'attendre qu'un agent enregistre leur visite. C'est particulièrement pratique aux heures de pointe, comme en début ou en fin de journée.
De plus, certains systèmes d'enregistrement des visiteurs permettent d'éviter l'attente à la réception, car des notifications par courriel sont envoyées à l'hôte dès l'arrivée d'un visiteur. Il est même possible de pré-enregistrer les personnes pour une inscription rapide et sans effort.
Les systèmes d'enregistrement électronique des visiteurs peuvent créer une atmosphère plus professionnelle et organisée, contribuant ainsi à améliorer leur expérience globale.
Les systèmes numériques ne sont pas l'avenir, ils sont bien présents. Grâce à un système d'accueil des visiteurs, vous démontrez à vos visiteurs que votre entreprise utilise des technologies de pointe. Imaginez : votre réceptionniste numérique est toujours disponible et prêt à afficher automatiquement votre image de marque, vos produits et vos messages.
Lecture complémentaire : Comment maintenir la conformité au travail dans un bureau post-pandémique
5. Meilleure collecte de données
Avez-vous récemment consulté vos registres de visiteurs papier ? L’écriture est-elle lisible ? Vos invités fournissent-ils toutes les informations nécessaires, comme les heures d’arrivée et de départ et leurs adresses électroniques ?
Si votre espace d'accueil est très fréquenté, il est facile de négliger une erreur ponctuelle. Or, cela peut avoir un impact considérable sur la fiabilité des données collectées, ce qui peut affecter votre capacité à contrôler l'accès à vos locaux, à réagir rapidement en cas d'urgence sur place et à utiliser efficacement vos salles de réunion. En effet, si une personne oublie de se signaler alors qu'elle avait réservé une salle de réunion, vous risquez de ne pas savoir que cet espace est disponible pour une autre réunion.
Les systèmes d'enregistrement électronique des visiteurs permettent d'organiser les informations les concernant, facilitant ainsi leur gestion et leur accès. Ceci s'avère particulièrement utile pour les établissements à forte fréquentation accueillant régulièrement de nombreux visiteurs.
Les systèmes d'enregistrement numérique des visiteurs simplifient considérablement la collecte de données. Ils indiquent les champs obligatoires, éliminant ainsi les champs vides pour les informations essentielles. De plus, les données saisies sont automatiquement lisibles et exactes, ce qui évite les fautes de frappe et les erreurs. Cette technologie permet d'intégrer facilement des pièces jointes, telles que des accords de confidentialité et des décharges de responsabilité. Enfin, grâce à une application de signature électronique, vos visiteurs peuvent signer ces documents numériquement.
De plus, cela vous permettrait d'éviter de passer à côté de données précieuses pour développer votre activité, automatiser vos processus et analyser les caractéristiques démographiques de vos visiteurs. En proposant, par exemple, une option d'autorisation (« Autorisez-vous à vous contacter pour des offres promotionnelles ? ») lors de l'inscription, vous pouvez enrichir votre base de données marketing rapidement et efficacement, avec le consentement des utilisateurs.
6. Une solution durable
Et que de déchets de papier ! Chaque année, les Britanniques consomment 12.5 millions de tonnes de papier et de carton, soit un cinquième de la production totale de déchets du pays. Pour vous donner une idée, il faudrait une forêt de la taille du Pays de Galles chaque année pour produire une telle quantité de papier.
Mais il n'est pas nécessaire qu'il en soit ainsi. Avec les bons outils et les bonnes procédures, vous pouvez garantir une utilisation optimale des données de vos visiteurs, tout en préservant l'environnement. En utilisant une application d'enregistrement des visiteurs, vous éviterez d'accumuler des quantités considérables de registres papier à jeter, réduisant ainsi votre empreinte carbone.
Et ce ne sont pas les seuls avantages en matière de développement durable. Grâce à un logiciel d'enregistrement des visiteurs et du personnel, vous pouvez contrôler l'utilisation des salles de réunion de vos locaux, ce qui vous permet d'optimiser l'éclairage et le chauffage dans tout le bâtiment et de couper automatiquement l'alimentation des salles inoccupées. Vous bénéficiez ainsi d'avantages considérables pour votre facture énergétique et votre empreinte carbone.
Lecture complémentaire : Les avantages du travail flexible pour la génération Z
Il est temps de moderniser votre bureau d'accueil.
La mise en place d'un système d'enregistrement des visiteurs garantit la sécurité de vos visiteurs, de vos employés et de vos biens. Cet outil précieux vous aide à maintenir l'ordre et le contrôle sur votre lieu de travail. Ses avantages comprennent une meilleure gestion des visiteurs, une sécurité renforcée, un respect accru des normes de sécurité, une communication optimisée et une efficacité accrue.
Il est toutefois essentiel que cette transition soit effectuée correctement. Nous pouvons vous accompagner pour qu'elle se déroule sans accroc et vous permette de bénéficier de tous les avantages d'un meilleur contrôle d'accès, d'une circulation plus fluide dans vos locaux, d'une sécurité renforcée et d'une analyse plus précise de l'utilisation de vos espaces.
Voici comment…
Étape 1 : Réaliser une évaluation des besoins
Il s'agit de la première étape. L'un de nos conseillers experts se fera un plaisir d'échanger avec vous sur votre configuration actuelle et de vous conseiller sur la meilleure façon de procéder. Selon la fréquentation de vos locaux et les modalités d'accès à votre bâtiment, plusieurs systèmes d'authentification peuvent être nécessaires. Comprendre votre environnement de travail nous permettra d'identifier la solution la plus adaptée à vos besoins.
Étape 2 : Formation
Le personnel devra également être formé à l'utilisation du système avant sa mise en service. Cloudbooking est un système intuitif et extrêmement convivial, mais nous serons ravis de vous en faire la démonstration afin que vous soyez opérationnel dès la configuration.
Étape 3 : Communication avec les visiteurs
Lors de la mise en place d'un nouveau système, il est essentiel d'en informer vos visiteurs au plus tôt. Qu'il s'agisse d'une confirmation standard dans votre système de réservation de réunions ou d'affiches à la réception, profitez-en pour souligner que ce système est mis en place pour le bénéfice des employés et des visiteurs (et de l'environnement également), afin qu'ils perçoivent le changement positivement.
Les systèmes de gestion des visiteurs de Cloudbooking peuvent améliorer la sécurité, l'efficacité et l'expérience client de votre entreprise, tout en assurant la sécurité de votre équipe. Contactez-nous dès maintenant pour une démonstration gratuite et sans engagement.
