La gestion de la clientèle n'a jamais été aussi cruciale qu'après la pandémie mondiale. Et comme la sécurité au travail est devenue une priorité pour les entreprises, la gestion des visiteurs a révélé des difficultés inattendues. Si vous n'avez pas encore repensé votre approche, il est temps de le faire. gestion des visiteurs politique, c'est le moment.
Le monde du travail actuel est déjà radicalement différent de celui d'il y a quelques années seulement. Autoriser l'accès des visiteurs à vos locaux professionnels comporte désormais des risques bien plus importants que la simple menace de vol industriel ou d'espionnage, d'autant plus que les bureaux sont de plus en plus interconnectés. solutions de bureau intelligentDans le contexte professionnel post-pandémique, l'élaboration d'une politique relative aux visiteurs sur le lieu de travail est plus importante que jamais. Nous allons ici examiner ce que cela implique et pourquoi c'est important.
La gestion des visiteurs est-elle importante ?
Quel que soit votre secteur d'activité, vous recevez probablement différents types de visiteurs. La manière dont vous les gérez dépend de plusieurs facteurs. Les trois principaux types de visiteurs sur le lieu de travail sont :
- Clients
- Candidats à un emploi
- Entrepreneurs/fournisseurs.
Il est essentiel de connaître les horaires d'arrivée prévus et effectifs de vos visiteurs, de les guider dans vos locaux et d'être informé de leur départ. Une politique de gestion des visiteurs bien conçue garantit un registre à jour et facilement accessible de chaque visiteur entrant et sortant de votre entreprise. Cela facilite la prévention des accès non autorisés et permet une application plus proactive des nouvelles politiques de santé et d'hygiène.
L'accueil des visiteurs a toujours été important car il contribue à instaurer une image professionnelle au sein de votre entreprise. Dans le contexte de la COVID-19, c'est encore plus crucial. Au même titre que vos employés, les visiteurs ont besoin d'avoir confiance dans les mesures sanitaires mises en place par votre entreprise.
Ajoutez à cela le fait que de nombreux lieux de travail sont aujourd'hui méconnaissables suite aux réaménagements liés à la pandémie, et il devient évident qu'une politique de gestion des visiteurs est essentielle pour inspirer confiance et garantir la sécurité. Voici donc comment élaborer une telle politique pour le lieu de travail post-pandémie.
Évaluez votre politique actuelle de gestion des visiteurs
Examinez les règles et réglementations écrites en vigueur pour les visiteurs. Si vous n'avez pas encore mis en place de politique de gestion des visiteurs, vos employés improviseront. Cela peut engendrer confusion, risques et erreurs.
Une politique de gestion des visiteurs plus définie permet de s'assurer que le personnel et les visiteurs ont des attentes et des directives claires à suivre.
Toutefois, même la politique de gestion des visiteurs la plus rigoureuse et exhaustive devra être réexaminée après la pandémie. Elle devra être mise à jour en tenant compte des éléments suivants :
- Exigerez-vous une préinscription des visiteurs afin de mieux gérer les niveaux d'occupation ?
- Quel est le processus idéal d'enregistrement des visiteurs, y compris système de gestion des visiteurs basé sur le cloud vous choisissez d'adopter et les informations requises de chaque visiteur (par exemple, allez-vous effectuer des contrôles de température sur chaque visiteur ?) ?
- Votre méthode d'identification des visiteurs (bracelets, badges, etc.).
- Comment les employés sont-ils informés de l'arrivée d'un visiteur ?
- Avez-vous besoin de restrictions d'accès pour empêcher les invités d'accéder à des zones interdites ?
- Le processus de paiement complet.
La haute sécurité est également une exigence majeure pour de nombreux secteurs en matière de gestion des visiteurs. Cloudbooking propose des solutions sur mesure pour certains secteurs, comme le nôtre. solutions aérospatiales et de défense.
Il est important de mettre en place des procédures claires et définies. Si un membre de votre personnel est testé positif à la COVID-19, comment en informera-t-il la direction ? Comment la direction informera-t-elle le reste du personnel, ainsi que les visiteurs avec lesquels la personne infectée aurait pu être en contact ?
Le problème de la gestion des visiteurs sur support papier
De plus en plus d'entreprises optent pour un système numérique de gestion des visiteurs afin de garantir la sécurité et l'efficacité de leurs activités après la pandémie. Les registres papier présentent trop d'inconvénients pour être gérés efficacement. Parmi les principaux inconvénients d'un système d'enregistrement des visiteurs sur papier, on peut citer :
- L'impossibilité de pré-enregistrer les visiteurs attendus
- Absence d'alertes automatisées informant votre équipe de l'arrivée d'un client
- La question de la confidentialité se pose également, car le fait de s'inscrire dans un livre d'or permet aux visiteurs de voir facilement qui est venu et qui ils ont visité.
Les procédures d'enregistrement manuelles sont peu fiables, et l'utilisation d'un système papier augmente le risque de visites non autorisées. De plus, la lenteur des procédures d'accueil des visiteurs nuit à votre image de marque, ce qui est préjudiciable si vous attendez des investisseurs ou de nouvelles recrues.
Une stratégie basée sur le papier ne peut tout simplement pas s'intégrer aux autres solutions logicielles ou matérielles que vous avez adoptées au sein de votre entreprise. La technologie numérique facilite l'intégration de ces solutions, ce qui permet une signalétique numérique toujours à jour et une orientation simplifiée. Une approche numérique est la meilleure option pour la gestion des visiteurs dans l'environnement de travail post-pandémique.
Choisir un système de gestion des visiteurs après la COVID-19
Si l'utilisation d'un système numérique de gestion des visiteurs s'est généralisée ces dernières années, la COVID-19 a considérablement accéléré son adoption. Ce n'est plus un luxe, mais une nécessité dans un monde post-COVID-19.
Si un visiteur ou un employé est diagnostiqué positif à la COVID-19 ou à toute autre maladie contagieuse, vous disposerez d'un registre précis de chaque visiteur et employé présent sur place à ce moment-là. Vous pourrez ainsi facilement vérifier les contacts de la personne infectée et, par conséquent, informer plus facilement les personnes concernées de la nécessité de se faire tester.
Cependant, choisir le système idéal de gestion des visiteurs numériques post-pandémie nécessite de savoir ce qu'il faut rechercher. Voici quelques-unes des fonctionnalités les plus importantes d'un tel système :
- Une fonction de pré-inscription, de préférence avec une fonction d'enregistrement simplifiée telle qu'un code QR, permettra d'accélérer le temps d'enregistrement et de réduire le nombre de personnes attendant dans le hall/l'espace d'accueil.
- Intégration avec votre plateforme de messagerie, facilitant la communication avant et après la visite du site.
- Une fonction d'impression permet de créer facilement des badges visiteurs sans ralentir l'enregistrement.
- Enregistrement en libre-service pour réduire les contacts entre les employés et les visiteurs potentiellement contagieux (et vice versa).
- Notifications automatisées d’« arrivée des invités » pouvant être diffusées via le canal de communication de votre choix (Slack, e-mail, SMS, etc.).
- Stockage répété des informations des visiteurs afin d'éviter que les visiteurs réguliers n'aient à refaire la procédure d'enregistrement à chaque visite.
- Des rapports en temps réel couvrant l'activité du hall et l'historique des visiteurs, afin que ces informations soient non seulement facilement accessibles, mais également faciles à rechercher et à consulter à distance.
- Intégration avec toutes les autres technologies que vous utilisez, y compris les logiciels de gestion d'espace et l'affichage numérique.
Un mot sur la mise à l'échelle
Lorsque les organisations envisagent de mettre en place une politique de gestion des visiteurs plus performante, elles se concentrent souvent sur les systèmes numériques conçus pour les PME. Le problème réside alors dans l'adaptation à l'échelle. Idéalement, il convient de choisir un système de gestion des visiteurs adapté à votre stratégie de croissance. Toute nouvelle technologie doit être analysée afin de garantir la pérennité de votre activité face à une croissance rapide, voire imprévue.
Élaborez votre politique de gestion des visiteurs post-pandémie
Il n'est pas alarmiste d'affirmer qu'il est nécessaire de protéger votre personnel, leurs invités et les visiteurs de votre entreprise contre la COVID-19. Même si la fin de la pandémie est en vue, elle a mis en lumière des problèmes de santé publique majeurs qui touchent une civilisation mondialisée. Grâce aux chaînes d'approvisionnement mondiales et au commerce électronique, qui permettent de toucher un public international et d'accroître la connectivité, les marques ne sont plus limitées par la géographie ni par leur budget.
Toutes les politiques de gestion des visiteurs doivent être prêtes à s'adapter et à être mises à jour en fonction de l'évolution imprévisible de la situation liée à la COVID-19. Cette pandémie pourrait (et on l'espère) disparaître et devenir un lointain souvenir. Mais si l'imprévu survient, les lieux de travail et leurs responsables doivent être préparés.
