Ogni azienda ha bisogno di un metodo sicuro e affidabile per gestire i visitatori. Un sistema di registrazione degli accessi garantisce efficacemente la sicurezza di visitatori, dipendenti e proprietà.
Secondo un rapporto pubblicato da MarketsandMarkets, si stima che il mercato dei sistemi di gestione dei visitatori crescerà da 1.6 miliardi di dollari nel 2023 a 3.0 miliardi di dollari entro il 2028. È quindi evidente che le organizzazioni stanno diventando sempre più consapevoli di come i sistemi di registrazione dei visitatori possano contribuire a rendere le loro attività più efficienti.
Che cos'è un sistema di registrazione dei visitatori?
Un sistema elettronico di registrazione dei visitatori è un software o un hardware che traccia l'arrivo, la registrazione e la partenza dei visitatori da un edificio o da una struttura. Questi sistemi sono utilizzati in diverse strutture come parte di un processo di gestione dei visitatori in cui è importante monitorare chi entra ed esce. Possono anche essere utilizzati per facilitare l'accesso alle persone autorizzate e per limitare l'accesso, ove necessario, in luoghi come:
- Uffici aziendali: Un sistema di registrazione per visitatori e dipendenti è una soluzione moderna per migliorare la sicurezza in loco di una sede centrale molto frequentata, evitando lunghe code alle reception. Offre inoltre funzionalità personalizzabili che rafforzano la protezione dei dati e garantiscono un conteggio preciso delle persone presenti in caso di emergenza.
- Strutture sanitarie: Migliora il flusso dei pazienti, il tracciamento dei contatti e il monitoraggio dei tempi di attesa. Un sistema di gestione dei visitatori renderà più agevole il check-in, la gestione del parcheggio e l'orientamento all'interno della tua struttura, migliorando l'esperienza del paziente.
- Istituzioni educative: Nell'ottica di garantire la sicurezza degli studenti, le procedure per la registrazione degli ingressi e delle uscite scolastiche sono fondamentali. Grazie a un software di gestione dei visitatori, il personale di supporto può assicurarsi che le misure di sicurezza siano rafforzate e che l'accesso alla struttura sia rigorosamente controllato. Il software può essere utilizzato anche per monitorare le presenze degli studenti e gli orari di ingresso e uscita.
- Strutture governative: Controllare l'accesso a un sito governativo è fondamentale. I dettagli delle visite vengono memorizzati e tracciati in modo sicuro per consentire l'accesso garantendo al contempo sicurezza e conformità.
- Eventi aziendali: I vostri ospiti vorranno evitare lunghe code all'ingresso e un'app per la registrazione dei visitatori può migliorare significativamente l'esperienza di chi visita la vostra struttura, oltre a tenere lontani i visitatori indesiderati.
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Come funzionano i sistemi di registrazione dei visitatori?
Al suo arrivo, il visitatore può inserire il proprio nome, l'orario di arrivo e lo scopo della visita utilizzando la tastiera o il touch screen. Queste informazioni vengono quindi memorizzate in un database, accessibile solo al personale autorizzato, per monitorare chi ha visitato l'edificio e quando.
La gestione dei visitatori è parte integrante di qualsiasi grande azienda, in quanto contribuisce a garantire che tutti i visitatori e i clienti vengano accolti e identificati in modo efficiente, consentendo loro di raggiungere rapidamente la propria destinazione. Mentre alcune organizzazioni si affidano a metodi informali o a receptionist, un sistema elettronico di gestione dei visitatori può snellire il processo.
Il software per la registrazione di visitatori e accessi sul posto di lavoro può inoltre fornire dati preziosi per analizzare l'utilizzo di scrivanie, sale riunioni e parcheggi, ottimizzando così lo spazio a disposizione in ufficio e nei parcheggi.
Le app per la registrazione di visitatori e personale possono anche consentire la prenotazione anticipata delle sale riunioni, permettendo al personale di supporto di prepararsi per allestire le attrezzature, fornire rinfreschi e indirizzare i visitatori alla sala corretta per la loro riunione, rendendo di fatto l'organizzazione di una riunione presso la vostra sede un'esperienza piacevole, fluida e senza intoppi.
Ecco i principali vantaggi derivanti dall'implementazione di un sistema di registrazione dei visitatori per la tua attività.
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Quindi, quali sono i vantaggi di un sistema di registrazione dei visitatori?
1. Eliminare i processi manuali e migliorare l'efficienza digitale
Vi è mai capitato che la reception avesse difficoltà a gestire i cambiamenti di programma delle riunioni e gli aggiornamenti degli elenchi dei visitatori? Con migliaia di riunioni che cambiano numero, data e orario, è facile trascurare attività come l'aggiornamento dei fornitori di catering o delle imprese di pulizia. Questo può significare che la reception non riesce a identificare i visitatori al loro arrivo.
Un'app per la registrazione dei visitatori può risolvere questo problema, consentendo al personale della reception di risparmiare tempo e fatica in attività come la registrazione dei visitatori, la stampa di documenti legali e l'assegnazione di badge. Inoltre, può notificare agli host l'arrivo di un visitatore, creare copie digitali dei dati dei visitatori, esportare i dati e generare report, permettendo al team di concentrarsi su compiti più importanti alla reception.
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2. Maggiore sicurezza sul lavoro
Poiché la sicurezza dei dati è una preoccupazione primaria per le aziende, tenere traccia di chi visita il proprio luogo di lavoro è essenziale. Un sistema di registrazione dei visitatori offre numerosi vantaggi in termini di sicurezza . Non solo aiuta a rispettare le normative in materia di registrazione dei visitatori, ma offre anche la tranquillità di sapere che l'organizzazione può facilmente controllare i visitatori e che i loro dati sono adeguatamente protetti.
L'obbligo di firmare un registro è un ottimo deterrente contro i crimini. È un modo semplice ma efficace per far riflettere le persone prima di entrare in un edificio con cattive intenzioni.
Alcuni sistemi elettronici di registrazione dei visitatori possono anche stampare badge, che i visitatori possono indossare durante la loro permanenza nei locali. I badge di identificazione dei visitatori sono un modo efficace per garantire la sicurezza all'interno dell'edificio. Grazie ai badge, i visitatori sono identificabili dai dipendenti, che possono così controllare chi non dovrebbe essere presente. A seconda delle politiche aziendali, l'accesso a determinate aree potrebbe essere limitato o addirittura vietato ai visitatori di entrare nell'edificio senza essere accompagnati.
Il monitoraggio degli accessi e delle uscite dei visitatori tramite report in tempo reale consente al personale di sicurezza di sapere chi si trova nell'edificio. Ciò semplifica le procedure di chiusura e permette alle guardie di sicurezza di individuare attività sospette e intervenire prima che venga commesso un reato. In caso di emergenza, come un incendio, i dati archiviati nel cloud possono aiutare a verificare che tutti abbiano evacuato i locali in sicurezza.
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3. Privacy dei visitatori
Se il vostro sistema di registrazione, cartaceo o informatizzato, ha funzionato relativamente bene finora, potreste pensare che sia giusto continuare a utilizzarlo. Tuttavia, i vostri visitatori e il vostro personale potrebbero pensarla diversamente. La maggior parte delle persone preferisce avere il controllo sulle informazioni personali che condivide con gli altri. Un'app per la registrazione dei visitatori con un codice QR su dispositivo mobile garantisce che i dati vengano raccolti e archiviati in modo sicuro, offrendo un'ottima prima impressione.
Al contrario, un registro dei visitatori cartaceo è meno sicuro e affidabile. Ogni ospite può vedere chi è stato prima di lui. Inoltre, apre la porta all'estrazione di dati, poiché chiunque può sfogliare rapidamente le pagine e ricavarne le informazioni desiderate. È anche impraticabile che qualcuno debba sorvegliare costantemente il registro.
Un sistema di registrazione digitale garantisce la sicurezza e la riservatezza dei dati. Una volta completata la procedura di registrazione, i dati dei visitatori vengono archiviati in modo sicuro in un database. Questo database può essere basato sul cloud o su un sistema locale, a seconda dei requisiti di sicurezza e infrastrutturali.
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4. Migliora l'esperienza dei tuoi visitatori
È capitato a tutti. Arriviamo puntuali a una riunione, ma una volta giunti in ufficio, la receptionist è al telefono e non riusciamo a liberarci dalla chiamata. Prima che ce ne accorgiamo, ci ritroviamo ad aspettare alla reception per 15 minuti. Ci aspettavamo un caloroso benvenuto, ma ora siamo in ritardo per la riunione: non proprio una bella esperienza da visitatori. E tutto questo solo per far sapere al responsabile che siamo arrivati. La cosa peggiore è che sappiamo già esattamente dove dobbiamo andare e chi dobbiamo incontrare. Con un sistema di registrazione visitatori, possiamo evitare qualsiasi ritardo.
Grazie a un sistema di registrazione intuitivo, i visitatori possono accedere in autonomia senza bisogno dell'assistenza del personale della reception. Possono evitare le code alla reception scansionando rapidamente un codice QR per effettuare il check-in, anziché attendere che qualcuno registri la loro visita. Questo è particolarmente utile nei periodi di maggiore affluenza, come ad esempio all'inizio o alla fine della giornata lavorativa.
Inoltre, con alcuni sistemi di registrazione dei visitatori, non è necessario attendere nella reception, poiché le notifiche via e-mail vengono inviate all'host non appena un visitatore arriva. Oppure è possibile effettuare il pre-check-in per una registrazione rapida e senza intoppi.
I sistemi elettronici di registrazione dei visitatori possono creare un'atmosfera più professionale e organizzata, contribuendo a migliorare l'esperienza complessiva dei visitatori.
I sistemi digitali non sono il futuro, sono già una realtà, e con un sistema di registrazione visitatori potete dimostrare ai vostri clienti che la vostra azienda utilizza tecnologie all'avanguardia. Immaginate: la vostra receptionist digitale è sempre a disposizione e pronta a mostrare automaticamente l'immagine del vostro marchio, i vostri prodotti e il vostro messaggio.
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5. Migliore raccolta dei dati
Hai controllato di recente i registri cartacei dei visitatori? La scrittura è leggibile? I tuoi ospiti forniscono tutte le informazioni necessarie, come orari di arrivo/partenza e indirizzi email?
Se la reception è affollata, è facile che qualche errore sfugga, ma ciò può compromettere significativamente la validità dei dati raccolti, con ulteriori ripercussioni sulla capacità di controllare gli accessi ai locali, di intervenire tempestivamente in caso di emergenza e di utilizzare in modo efficiente le sale riunioni. Dopotutto, se qualcuno non effettua il check-out pur avendo prenotato una sala riunioni, potreste non essere a conoscenza del fatto che quello spazio potrebbe essere utilizzato per un altro incontro.
I sistemi elettronici di registrazione dei visitatori possono contribuire a organizzare le informazioni relative ai visitatori, semplificandone la gestione e l'accesso. Ciò può risultare particolarmente utile per le strutture molto frequentate che ricevono regolarmente numerosi visitatori.
I sistemi digitali di registrazione dei visitatori semplificano notevolmente il processo di raccolta dati. Designano campi specifici come obbligatori, eliminando così gli spazi vuoti per informazioni cruciali. Inoltre, i dati inseriti sono automaticamente leggibili e precisi, evitando errori di battitura e refusi. La tecnologia può facilmente includere allegati, come accordi di non divulgazione e liberatorie. E, grazie a un'app per la firma elettronica, i visitatori possono firmare questi documenti digitalmente.
Inoltre, questo potrebbe aiutare a non perdere dati utili per far crescere ulteriormente la tua attività, automatizzare i processi e analizzare i dati demografici dei visitatori. Ad esempio, offrendo un'opzione di consenso ("Possiamo contattarti per promozioni?") durante la procedura di registrazione, puoi ampliare in modo rapido ed efficace il tuo database di marketing, sempre nel rispetto del consenso.
6. Una soluzione sostenibile
E che spreco sono i rotoli di carta! Ogni anno, nel Regno Unito si consumano 12.5 milioni di tonnellate di carta e cartone; si tratta di un quinto del totale dei rifiuti prodotti nel Regno Unito. Per dare un'idea della portata del problema, basti pensare che ogni anno servirebbe una foresta grande quanto il Galles per produrre una quantità di carta simile.
Ma non deve essere per forza così. Con gli strumenti e i processi giusti, puoi assicurarti che i dati dei tuoi visitatori vengano utilizzati in modo efficace senza danneggiare l'ambiente. Utilizzando un'app per la registrazione dei visitatori, eviterai di dover smaltire pile di registri cartacei, contribuendo così ad aumentare la tua impronta di carbonio.
E questi non sono gli unici vantaggi in termini di sostenibilità. Implementando un software di registrazione per visitatori e personale, è possibile monitorare chi utilizza le sale riunioni della struttura, consentendo di installare sistemi di illuminazione e riscaldamento intelligenti in tutto l'edificio e di disattivare automaticamente le risorse nelle sale non utilizzate. Ciò comporta evidenti vantaggi sia per la bolletta energetica che per l'impronta di carbonio.
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È ora di rinnovare il bancone della reception.
L'implementazione di un sistema di registrazione dei visitatori garantisce efficacemente la sicurezza di visitatori, dipendenti e proprietà. Si tratta di uno strumento prezioso che contribuisce a mantenere ordine e controllo sul luogo di lavoro. I suoi vantaggi includono una migliore gestione dei visitatori, una maggiore sicurezza, una maggiore conformità alle normative di sicurezza, una comunicazione più efficace e una maggiore efficienza.
Tuttavia, è fondamentale che ciò avvenga correttamente. Possiamo aiutarvi a garantire che la transizione a questa modalità operativa sia fluida e offra tutti i vantaggi di un migliore controllo degli accessi, un flusso di persone più rapido all'interno delle vostre strutture, una maggiore sicurezza e un'analisi più accurata di come utilizzate i vostri spazi.
Ecco come…
Fase 1: Effettuare una valutazione dei bisogni
Questa è la prima parte del processo. Uno dei nostri consulenti esperti sarà lieto di discutere con voi la vostra configurazione attuale e di consigliarvi su come procedere al meglio. A seconda del flusso di persone che accedono ai vostri locali e delle modalità di accesso all'edificio, potrebbe essere necessario più di un sistema di registrazione. Comprendere il vostro ambiente di lavoro ci permetterà di individuare la configurazione più adatta alle vostre esigenze.
Passaggio 2: formazione
Il personale dovrà inoltre imparare a usare il sistema prima che venga attivato. Essendo un sistema intuitivo, Cloudbooking è estremamente facile da usare, ma saremo lieti di mostrarvi come utilizzarlo in modo che siate pronti a partire una volta completata la configurazione.
Fase 3: Comunicazione con i visitatori
Quando si implementa un nuovo sistema, è fondamentale informare i visitatori il prima possibile. Che si tratti di una conferma standard integrata nei sistemi di prenotazione per le richieste di riunioni o di cartelli alla reception, è opportuno cogliere l'occasione per comunicare che l'implementazione di questo sistema porterà benefici sia ai dipendenti che ai visitatori (e anche all'ambiente), in modo che possano percepire positivamente il cambiamento.
I sistemi di gestione dei visitatori di Cloudbooking possono migliorare la sicurezza, l'efficienza e l'esperienza del cliente della tua azienda, garantendo al contempo la sicurezza del tuo team. Contattaci subito per una demo gratuita e senza impegno.
