Come creare una politica per i visitatori sul luogo di lavoro nel periodo post-pandemia.

La gestione dei clienti non è mai stata così importante come dopo la pandemia globale. E poiché la sicurezza sul lavoro è diventata una priorità per i titolari di aziende, la gestione dei visitatori ha rivelato alcune sfide sorprendenti. Se non hai ancora ripensato il tuo gestione dei visitatori politica, ora è il momento.

Il luogo di lavoro odierno è già profondamente diverso da quello di pochi anni fa. Consentire ai visitatori l'accesso ai locali aziendali comporta ora rischi che vanno ben oltre la minaccia di furto industriale o spionaggio, soprattutto perché sempre più uffici sono connessi tramite soluzioni per ufficio intelligentiPertanto, nel contesto lavorativo post-pandemia, la creazione di una politica per i visitatori sul luogo di lavoro è più importante che mai. Qui analizzeremo cosa significa e perché è importante.

La gestione dei visitatori è importante?

Qualunque sia la tua attività, probabilmente avrai diversi tipi di visitatori. Il modo in cui gestisci questi visitatori dipenderà da una serie di fattori. I tre principali tipi di visitatori sul posto di lavoro sono:

• clienti
• Candidati al lavoro
• Appaltatori/fornitori.

È fondamentale sapere quando queste persone prevedono di arrivare, quando sono arrivate, guidarle all'interno dei locali e monitorare la loro partenza. Una politica di gestione dei visitatori ben strutturata garantisce un registro aggiornato e facilmente accessibile di ogni visitatore che entra ed esce dal luogo di lavoro. Ciò semplifica la prevenzione degli accessi non autorizzati e assicura una maggiore adesione alle nuove normative in materia di salute e igiene.

La gestione dei visitatori è sempre stata importante perché contribuisce a dare un'immagine professionale alla tua attività. Alla luce del COVID, questo aspetto è ancora più rilevante. Così come i tuoi dipendenti, anche i visitatori devono avere la certezza che il tuo luogo di lavoro stia adottando tutte le precauzioni necessarie per contrastare la pandemia. 

Se si considera inoltre che molti luoghi di lavoro potrebbero risultare irriconoscibili a causa delle riprogettazioni legate alla pandemia, è chiaro che, per infondere fiducia e promuovere la sicurezza, una politica di gestione dei visitatori è fondamentale. Ecco quindi come creare una politica di gestione dei visitatori per il luogo di lavoro post-pandemia.

Valuta la tua attuale politica di gestione dei visitatori.

Esaminate le norme e i regolamenti formali e scritti già in vigore per i visitatori. Se non avete ancora creato una politica formale di gestione dei visitatori, i vostri dipendenti la inventeranno sul momento. Ciò può generare confusione, rischi ed errori. 

Una politica di gestione dei visitatori più definita garantisce che sia il personale che i visitatori abbiano aspettative e linee guida chiare da seguire. 

Tuttavia, anche la politica di gestione dei visitatori più accurata e completa dovrà essere riesaminata dopo la pandemia. Dovrà essere aggiornata tenendo conto dei seguenti aspetti:

• Richiederete la pre-registrazione dei visitatori per gestire in modo più efficace i livelli di occupazione?
• Qual è il processo ideale di check-in dei visitatori, incluso il sistema di gestione dei visitatori basato su cloud che scegliete di adottare e le informazioni richieste a ogni visitatore (ad esempio, effettuerete controlli della temperatura a ogni visitatore)?
• Il metodo da voi utilizzato per l'identificazione dei visitatori (braccialetti, badge, ecc.).
• Come vengono avvisati i dipendenti dell'arrivo di un visitatore?
• Hai bisogno di limitare l'accesso per impedire agli ospiti di entrare in aree riservate?
• L'intera procedura di pagamento.

Un elevato livello di sicurezza è un requisito fondamentale per molti settori in termini di gestione dei visitatori. Cloudbooking offre soluzioni personalizzate per determinati settori come il nostro soluzioni aerospaziali e di difesa.

È importante disporre di procedure chiare e ben definite. Se un membro del personale risulta positivo al COVID-19, come informerà la direzione? Come informerà la direzione il resto del personale e gli eventuali visitatori con cui la persona infetta potrebbe essere entrata in contatto?

Il problema della gestione dei visitatori basata su documenti cartacei

Sempre più aziende stanno passando a un sistema digitale di gestione dei visitatori per garantire la sicurezza e l'efficacia sul luogo di lavoro nel periodo post-pandemia. I sistemi di registrazione cartacei presentano troppi difetti per essere gestiti efficacemente. I principali svantaggi di un sistema di registrazione dei visitatori cartaceo includono:

• Non essere in grado di preregistrare i visitatori previsti
• Mancanza di avvisi automatici che informino il team dell'arrivo di un ospite.
• Anche la riservatezza è un problema, poiché firmare un registro degli ospiti significa che i visitatori possono facilmente vedere chi ha fatto visita e chi hanno visitato loro.

Le procedure di check-in manuali sono inaffidabili e l'utilizzo di un sistema cartaceo aumenta il rischio di visitatori non autorizzati. Processi di gestione dei visitatori lenti, inoltre, si riflettono negativamente sull'immagine del vostro marchio, il che non è certo un buon biglietto da visita se state aspettando investitori o nuove assunzioni.

Una strategia basata su documenti cartacei non può integrarsi con altre soluzioni software o hardware adottate sul posto di lavoro. La tecnologia digitale semplifica l'integrazione di queste soluzioni, garantendo che la segnaletica digitale sia sempre aggiornata e che l'orientamento all'interno dell'ambiente di lavoro sia più agevole. Un approccio digitale rappresenta la soluzione migliore per la gestione dei visitatori nel contesto lavorativo post-pandemia.

Scelta di un sistema di gestione dei visitatori post-COVID-19

Sebbene l'utilizzo di un sistema digitale di gestione dei visitatori si sia normalizzato negli ultimi anni, la pandemia di COVID-19 ne ha accelerato drasticamente l'adozione. Non è più un optional, ma in un mondo post-COVID-19 è essenziale. 

Qualora un visitatore o un dipendente risultasse positivo al COVID-19 o a qualsiasi altra malattia contagiosa, avrete a disposizione un registro preciso di tutti i visitatori e dipendenti presenti in loco in quel momento. Potrete facilmente verificare con chi la persona infetta ha interagito, il che renderà molto più semplice avvisare le persone che necessitano di sottoporsi al test.

Tuttavia, scegliere il sistema digitale di gestione dei visitatori ideale per il periodo post-pandemia richiede di sapere cosa cercare. Ecco alcune delle funzionalità più importanti di un sistema digitale di gestione dei visitatori:

• Una funzione di pre-registrazione, preferibilmente con una procedura di check-in semplificata come un codice QR, velocizzerà i tempi di check-in e ridurrà il numero di persone in attesa nella hall/reception.
• Integrazione con la tua piattaforma di posta elettronica, per una comunicazione più semplice prima e dopo la visita al sito.
• Una funzione di stampa che consente di creare facilmente i badge per i visitatori senza rallentare le procedure di check-in.
• Check-in self-service per ridurre il contatto tra i dipendenti e i visitatori potenzialmente contagiosi (e viceversa).
• Notifiche automatiche di "arrivo degli ospiti" che possono essere inviate tramite il canale di comunicazione prescelto (Slack, e-mail, SMS, ecc.).
• Memorizzazione ripetuta delle informazioni dei visitatori per evitare che i visitatori abituali debbano ripetere la procedura di check-in da zero a ogni visita.
• Report in tempo reale che coprono l'attività nella hall e la cronologia dei visitatori, in modo che le informazioni non siano solo facilmente accessibili, ma anche facilmente ricercabili e consultabili da remoto.
• Integrazione con qualsiasi altra tecnologia in uso, inclusi software di gestione degli spazi e segnaletica digitale.

Un cenno sulla scalabilità

Quando le organizzazioni iniziano a valutare lo sviluppo di una politica di gestione dei visitatori più solida, spesso si concentrano su sistemi digitali progettati per le piccole e medie imprese. Il problema, quindi, diventa la scalabilità. Idealmente, si dovrebbe scegliere un sistema di gestione dei visitatori che supporti adeguatamente la propria strategia di crescita. Ogni nuova tecnologia deve essere analizzata per garantire che l'azienda sia pronta ad affrontare una crescita rapida, anche inaspettata.

Crea la tua politica di gestione dei visitatori post-pandemia

Non è allarmistico affermare che proteggere il personale, gli ospiti e i visitatori aziendali dal COVID-19 sia necessario. Anche se la fine del COVID-19 sembra ormai vicina, la pandemia ha messo in luce alcune problematiche sanitarie fondamentali che interessano una civiltà globalmente connessa. Grazie alle catene di approvvigionamento globali e all'e-commerce, che consentono di raggiungere un pubblico e una connettività a livello mondiale, i marchi non sono più limitati geograficamente o da vincoli di budget.

Tutte le politiche di gestione dei visitatori devono essere pronte ad adattarsi e ad aggiornarsi alla luce degli imprevisti legati alla prossima fase della pandemia di COVID-19. Potrebbe (e si spera che accada) svanire fino a diventare un lontano ricordo. Ma qualora si verificasse l'imprevisto, i luoghi di lavoro e chi li gestisce devono essere preparati.