Zarządzanie klientami nigdy nie było tak ważne, jak w obliczu globalnej pandemii. Ponieważ bezpieczeństwo w miejscu pracy stało się priorytetem dla właścicieli firm, zarządzanie gośćmi ujawniło kilka zaskakujących wyzwań. Jeśli jeszcze nie przemyślałeś swojego… zarządzanie gośćmi polityka, teraz jest na to czas.
Dzisiejsze miejsce pracy już teraz znacząco różni się od tego sprzed zaledwie kilku lat. Umożliwienie gościom wstępu na teren firmy wiąże się obecnie z ryzykiem znacznie wykraczającym poza groźbę kradzieży przemysłowej czy szpiegostwa, zwłaszcza w miarę jak coraz więcej biur staje się coraz bardziej połączonych. inteligentne rozwiązania biuroweW miejscu pracy po pandemii stworzenie polityki dotyczącej gości jest ważniejsze niż kiedykolwiek. Przyjrzymy się jej znaczeniu i dlaczego jest tak ważna.
Czy zarządzanie gośćmi ma znaczenie?
Niezależnie od tego, jaką firmę prowadzisz lub nią zarządzasz, prawdopodobnie masz kilka różnych typów gości. Sposób, w jaki nimi zarządzasz, zależy od wielu czynników. Trzy główne typy gości w miejscu pracy to:
- Klienci
- Kandydaci do pracy
- Wykonawcy/dostawcy.
Musisz wiedzieć, kiedy te osoby planują przybycie, kiedy już przybyły, oprowadzić je po obiekcie i być świadomym, kiedy wyjdą. Dobrze opracowana polityka zarządzania gośćmi zapewnia aktualny i łatwo dostępny rejestr wszystkich gości wchodzących i wychodzących z miejsca pracy. Ułatwia to zapobieganie nieautoryzowanemu dostępowi, a także pozwala na bardziej proaktywne przestrzeganie nowych zasad dotyczących zdrowia i higieny.
Zarządzanie gośćmi zawsze było ważne, ponieważ pomaga nadać firmie profesjonalny charakter. W obliczu pandemii COVID-19 jest to jeszcze ważniejsze. Tak samo jak pracownicy, goście muszą mieć pewność, że firma podejmuje środki ostrożności związane z pandemią.
Dodajmy do tego fakt, że wiele miejsc pracy może teraz wydawać się nie do poznania z powodu zmian związanych z pandemią, a jasne jest, że aby wzbudzić zaufanie i zapewnić bezpieczeństwo, kluczowe znaczenie ma polityka zarządzania gośćmi. Oto jak stworzyć politykę dotyczącą gości w miejscu pracy po pandemii.
Oceń swoją obecną politykę zarządzania gośćmi
Przyjrzyj się wszelkim formalnym, spisanym zasadom i regulacjom, które już obowiązują w przypadku gości. Jeśli nie stworzyłeś jeszcze żadnej formalnej polityki zarządzania gośćmi, Twoi pracownicy będą ją po prostu tworzyć na bieżąco. Może to prowadzić do nieporozumień, ryzyka i błędów.
Bardziej szczegółowa polityka zarządzania gośćmi gwarantuje, że zarówno personel, jak i goście mają jasne oczekiwania i wytyczne, których muszą przestrzegać.
Jednak nawet najbardziej dogłębna i kompleksowa polityka zarządzania gośćmi będzie wymagała ponownej analizy po pandemii. Będzie wymagała aktualizacji, uwzględniającej następujące kwestie:
- Czy będziesz wymagać wcześniejszej rejestracji gości, aby móc skuteczniej zarządzać poziomem obłożenia?
- Jaki jest idealny proces meldowania gości, w tym: system zarządzania odwiedzającymi w chmurze które zdecydujesz się przyjąć, oraz jakie informacje będą wymagane od każdego gościa (na przykład, czy będziesz przeprowadzać pomiary temperatury u każdego gościa)?
- Metoda identyfikacji gościa (opaski na nadgarstek, identyfikatory itp.).
- W jaki sposób pracownicy otrzymują powiadomienie o przybyciu gościa?
- Czy potrzebujesz ograniczeń dostępu, aby uniemożliwić gościom wchodzenie do stref o ograniczonym dostępie?
- Pełny proces realizacji zamówienia.
Wysoki poziom bezpieczeństwa jest również istotnym wymogiem dla wielu branż w zakresie zarządzania gośćmi. Cloudbooking oferuje rozwiązania dostosowane do potrzeb niektórych branż, takich jak nasza. rozwiązania dla lotnictwa i obronności.
Ważne jest, aby wdrożyć jasne, zdefiniowane procedury. Jeśli u pracownika zostanie wykryty COVID-19, w jaki sposób poinformuje on kierownictwo? W jaki sposób kierownictwo poinformuje resztę personelu, a także osoby odwiedzające, z którymi osoba zakażona mogła mieć kontakt?
Problem z papierowym zarządzaniem gośćmi
Coraz więcej firm przechodzi na cyfrowy system zarządzania gośćmi, aby zapewnić bezpieczeństwo i skuteczność w miejscu pracy po pandemii. Papierowe systemy rejestracji gości mają po prostu zbyt wiele wad, aby można było nimi skutecznie zarządzać. Do najczęstszych wad korzystania z papierowego systemu rejestracji gości należą:
- Brak możliwości wcześniejszej rejestracji oczekiwanych gości
- Brak automatycznych alertów informujących zespół o przybyciu gościa
- Poufność również jest ważna, ponieważ wpisując się do księgi gości, goście mogą łatwo zobaczyć, kto ich odwiedził i kogo odwiedził.
Ręczne procesy meldowania są zawodne, a korzystanie z systemu papierowego zwiększa ryzyko pojawienia się nieautoryzowanych gości. Powolne procesy meldowania gości negatywnie wpływają również na wizerunek Twojej marki, co nie jest korzystne, jeśli spodziewasz się inwestorów lub nowych pracowników.
Strategia oparta na dokumentach papierowych po prostu nie da się zintegrować z żadnym innym oprogramowaniem ani rozwiązaniami sprzętowymi wdrożonymi w miejscu pracy. Technologia cyfrowa ułatwia integrację tych rozwiązań, dzięki czemu oznakowanie cyfrowe jest aktualne, a orientacja w przestrzeni jest łatwiejsza. Podejście cyfrowe to lepsza opcja zarządzania gośćmi w miejscu pracy po pandemii.
Wybór systemu zarządzania gośćmi po COVID-19
Chociaż korzystanie z cyfrowego systemu zarządzania odwiedzającymi stało się w ostatnich latach bardziej powszechne, pandemia COVID-19 drastycznie przyspieszyła jego wdrażanie. Nie jest to już przyjemne — w świecie po COVID-19 jest wręcz niezbędne.
Jeśli u gościa lub pracownika zostanie zdiagnozowany COVID-19 lub inna choroba zakaźna, będziesz mieć dokładny rejestr wszystkich gości i pracowników obecnych w danym momencie. Możesz łatwo sprawdzić, z kim kontaktowała się osoba zakażona, co znacznie ułatwi poinformowanie ludzi o konieczności wykonania testów.
Jednak wybór idealnego cyfrowego systemu zarządzania odwiedzającymi po pandemii wymaga wiedzy, na co zwrócić uwagę. Oto niektóre z najważniejszych funkcji cyfrowego systemu zarządzania odwiedzającymi:
- Funkcja wstępnej rejestracji, najlepiej z funkcją usprawniającą odprawę, np. za pomocą kodu QR, przyspieszy czas odprawy i zmniejszy liczbę osób oczekujących w holu/recepcji.
- Integracja z platformą poczty e-mail ułatwiająca komunikację przed i po wizycie na stronie.
- Funkcja drukowania, dzięki której można łatwo utworzyć identyfikatory dla gości, nie spowalniając odprawy.
- Samoobsługowa rejestracja w celu ograniczenia kontaktu pracowników z gośćmi, którzy mogą być zaraźliwi (i odwrotnie).
- Automatyczne powiadomienia o przybyciu gości, które mogą zostać dostarczone wybranym przez Ciebie kanałem komunikacji (Slack, e-mail, alerty SMS itp.).
- Powtarzaj przechowywanie informacji o odwiedzających, aby stali goście nie musieli przechodzić przez cały proces meldowania się przy każdej wizycie.
- Raporty w czasie rzeczywistym obejmujące aktywność w lobby i historię odwiedzających, dzięki czemu informacje są nie tylko łatwo dostępne, ale także można je łatwo przeszukiwać i uzyskiwać do nich zdalny dostęp.
- Integracja z dowolnymi innymi wykorzystywanymi przez Ciebie technologiami, w tym oprogramowaniem do zarządzania przestrzenią i oznakowaniem cyfrowym.
Słowo o skalowaniu
Kiedy organizacje zaczynają rozważać opracowanie bardziej kompleksowej polityki zarządzania gośćmi, często koncentrują się na systemach cyfrowych przeznaczonych dla małych i średnich przedsiębiorstw. Problem staje się wówczas kwestią skali. Idealnie byłoby wybrać system zarządzania gośćmi, który odpowiednio odpowiada strategii rozwoju. Wszystkie nowe technologie muszą zostać przeanalizowane, aby zapewnić firmie zabezpieczenie na przyszłość, chroniąc ją przed szybkim, a nawet nieoczekiwanym skalowaniem.
Utwórz swoją politykę zarządzania gośćmi po pandemii
Nie jest alarmistyczne stwierdzenie, że ochrona pracowników, ich gości i gości biznesowych przed COVID-19 jest konieczna. Nawet jeśli koniec pandemii COVID-19 jest już na horyzoncie, pandemia uwypukliła pewne podstawowe problemy zdrowotne, które wpływają na globalnie połączoną cywilizację. Dzięki globalnym łańcuchom dostaw i handlowi elektronicznemu, które umożliwiają globalną komunikację i docieranie do odbiorców z całego świata, marki nie są już ograniczone geograficznie ani budżetowo.
Wszystkie zasady zarządzania gośćmi muszą być gotowe do dostosowania i aktualizacji w świetle nieprzewidzianych zmian w kolejnym etapie pandemii COVID-19. Mogą one (i miejmy nadzieję, że tak się stanie) zniknąć i stać się odległym wspomnieniem. Jednak w przypadku nieoczekiwanych zdarzeń, miejsca pracy i osoby je zarządzające muszą być przygotowane.
