A gestão de clientes nunca foi tão importante como após a pandemia global. E, à medida que a segurança no local de trabalho se tornou uma prioridade para os empresários, a gestão de visitantes revelou alguns desafios surpreendentes. Se você ainda não repensou sua estratégia... gestão de visitantes política, agora é a hora.
O ambiente de trabalho atual já é drasticamente diferente de alguns anos atrás. Permitir o acesso de visitantes às instalações da sua empresa agora acarreta riscos que vão muito além da ameaça de roubo industrial ou espionagem, especialmente porque cada vez mais escritórios estão conectados por meio de plataformas digitais. soluções de escritório inteligentesAssim, no ambiente de trabalho pós-pandemia, criar uma política de visitantes no local de trabalho é mais importante do que nunca. Aqui, vamos analisar o que isso significa e por que é importante.
A gestão de visitantes é importante?
Independentemente do negócio que você administra, provavelmente recebe diferentes tipos de visitantes. A forma como você lida com esses visitantes dependerá de vários fatores. Os três principais tipos de visitantes no local de trabalho são:
- Clientes/consumidores
- Candidatos a emprego
- Empreiteiros/fornecedores.
É preciso saber quando essas pessoas planejam chegar, quando chegam, orientá-las durante a visita às suas instalações e estar ciente do horário de saída. Uma política de gestão de visitantes bem elaborada garante um registro atualizado e de fácil acesso de todos os visitantes que entram e saem do seu local de trabalho. Isso facilita a prevenção de acessos não autorizados e também garante que as novas políticas de saúde e higiene possam ser implementadas de forma mais proativa.
A gestão de visitantes sempre foi importante porque ajuda a estabelecer um tom profissional para o seu negócio. À luz da COVID-19, isso se torna ainda mais relevante. Assim como seus funcionários, os visitantes precisam sentir-se seguros de que seu local de trabalho está tomando as precauções necessárias em relação à pandemia.
Considerando que muitos locais de trabalho podem parecer irreconhecíveis devido às mudanças implementadas durante a pandemia, fica evidente que uma política de gestão de visitantes é fundamental para inspirar confiança e promover a segurança. A seguir, apresentamos como criar uma política de visitantes para o ambiente de trabalho pós-pandemia.
Avalie sua política atual de gestão de visitantes.
Analise as regras e regulamentos formais e escritos que você já possui para visitantes. Se ainda não criou uma política formal de gestão de visitantes, seus funcionários simplesmente improvisarão. Isso pode levar a confusão, riscos e erros.
Uma política de gestão de visitantes mais bem definida garante que tanto os funcionários quanto os visitantes tenham expectativas e diretrizes claras a seguir.
Contudo, mesmo a política de gestão de visitantes mais completa e rigorosa precisará ser reavaliada após a pandemia. Ela precisará ser atualizada levando em consideração os seguintes aspectos:
- Será necessário realizar o pré-cadastro de visitantes para que você possa gerenciar os níveis de ocupação de forma mais eficaz?
- Qual é o processo ideal de check-in de visitantes, incluindo o sistema de gestão de visitantes baseado na nuvem Você decide adotar essas medidas e quais as informações necessárias de cada visitante (por exemplo, você vai verificar a temperatura de cada visitante?)?
- Seu método de identificação de visitantes (pulseiras, crachás, etc.).
- Como os funcionários são notificados da chegada de um visitante?
- Você precisa de restrições de acesso para impedir que os hóspedes entrem em áreas restritas?
- O processo completo de finalização da compra.
A alta segurança também é um requisito fundamental para muitos setores em termos de gestão de visitantes. A Cloudbooking oferece soluções personalizadas para determinados setores, como o nosso... soluções aeroespaciais e de defesa.
É importante ter procedimentos claros e definidos. Se um membro da sua equipe testar positivo para COVID-19, como ele informará a gerência? Como a gerência informará o restante da equipe, bem como quaisquer visitantes com quem a pessoa infectada possa ter entrado em contato?
O problema com a gestão de visitantes em papel
Cada vez mais empresas estão migrando para sistemas digitais de gestão de visitantes para garantir a segurança e a eficiência no ambiente de trabalho pós-pandemia. Os registros em papel apresentam muitas falhas que comprometem sua eficácia. As desvantagens mais comuns do uso de um sistema de registro de visitantes em papel incluem:
- Não foi possível pré-cadastrar os visitantes esperados.
- Falta de alertas automatizados que informem sua equipe sobre a chegada de um hóspede.
- A confidencialidade também é uma questão importante, já que assinar um livro de visitas significa que os visitantes podem ver facilmente quem esteve visitando e quem eles visitaram.
Os processos manuais de check-in são pouco confiáveis e o uso de um sistema em papel aumenta o risco de visitantes não autorizados. Processos lentos para visitantes também refletem negativamente na sua marca, o que não é uma boa imagem se você estiver esperando investidores ou novos funcionários.
Uma estratégia baseada em papel simplesmente não consegue se integrar com outras soluções de software ou hardware adotadas no ambiente de trabalho. A tecnologia digital facilita a integração dessas soluções, mantendo a sinalização digital atualizada e a orientação mais simples. Uma abordagem digital é a melhor opção para a gestão de visitantes no ambiente de trabalho pós-pandemia.
Como escolher um sistema de gestão de visitantes no período pós-COVID-19
Embora o uso de sistemas digitais de gestão de visitantes tenha se tornado mais comum nos últimos anos, a COVID-19 acelerou drasticamente sua adoção. Não é mais um diferencial — em um mundo pós-COVID-19, é essencial.
Caso um visitante ou funcionário seja diagnosticado com COVID-19 ou qualquer outra doença contagiosa, você terá um registro preciso de todos os visitantes e funcionários presentes no local naquele momento. Você poderá verificar facilmente com quem a pessoa infectada interagiu, o que facilitará muito a comunicação da necessidade de realizar o teste.
No entanto, escolher o sistema digital de gestão de visitantes ideal para o período pós-pandemia exige saber o que procurar. Aqui estão algumas das funcionalidades mais importantes de um sistema digital de gestão de visitantes:
- Uma função de pré-cadastro, de preferência com um processo de check-in simplificado, como um código QR, agilizará o tempo de check-in e reduzirá o número de pessoas aguardando no saguão/recepção.
- Integração com sua plataforma de e-mail, facilitando a comunicação antes e depois da visita ao local.
- Uma função de impressão permite criar crachás de visitante facilmente, sem atrasar o processo de entrada.
- Check-in automático para reduzir o contato dos funcionários com visitantes que possam estar contagiosos (e vice-versa).
- Notificações automatizadas de "chegada de hóspedes" que podem ser enviadas através do canal de comunicação escolhido (Slack, e-mail, alertas por SMS, etc.).
- O armazenamento repetido de informações do visitante evita que visitantes frequentes tenham que passar pelo processo de check-in do zero a cada visita.
- Relatórios em tempo real que abrangem a atividade do saguão e o histórico de visitantes, para que as informações não sejam apenas facilmente acessíveis, mas também possam ser facilmente pesquisadas e acessadas remotamente.
- Integração com quaisquer outras tecnologias que você utilize, incluindo software de gestão de espaço e sinalização digital.
Uma palavra sobre dimensionamento
Quando as organizações começam a considerar o desenvolvimento de uma política de gestão de visitantes mais robusta, muitas vezes focam-se em sistemas digitais concebidos para pequenas e médias empresas. O problema, então, torna-se uma questão de escalabilidade. Idealmente, deve-se escolher um sistema de gestão de visitantes que se adeque adequadamente à estratégia de crescimento da empresa. Todas as novas tecnologias precisam de ser analisadas para garantir que o negócio esteja preparado para um crescimento rápido, mesmo que inesperado.
Crie sua política de gestão de visitantes pós-pandemia.
Não é alarmismo sugerir que proteger seus funcionários, seus convidados e visitantes corporativos da COVID-19 é essencial. Mesmo que o fim da COVID-19 esteja próximo, a pandemia evidenciou algumas preocupações fundamentais de saúde que afetam uma civilização globalmente conectada. Com as cadeias de suprimentos globais e o comércio eletrônico permitindo o alcance e a conectividade de públicos em todo o mundo, as marcas não estão mais limitadas geograficamente nem têm orçamentos restritos.
Todas as políticas de gestão de visitantes precisam estar preparadas para se adaptar e atualizar em função de mudanças imprevisíveis na próxima etapa da COVID-19. Ela pode (e esperamos que vá) se tornar uma lembrança distante. Mas, caso o inesperado aconteça, os locais de trabalho e seus gestores precisam estar preparados.
