在全球疫情爆发后，客户管理的重要性前所未有。随着工作场所安全成为企业主的首要任务，访客管理也暴露出一些意想不到的挑战。如果您还没有重新思考您的…… 访客管理 现在正是时候制定政策了。
如今的工作场所与几年前相比已经截然不同。允许访客进入办公场所的风险远不止工业盗窃或间谍活动，尤其是在越来越多的办公室通过各种方式实现互联互通的情况下。 智能办公解决方案因此，在后疫情时代的职场中，制定访客政策比以往任何时候都更加重要。本文将探讨其含义和重要性。
访客管理重要吗？
无论您经营或管理何种业务，您都可能会遇到几种不同类型的访客。如何管理这些访客取决于多种因素。工作场所访客主要分为以下三种类型：
- 客户/顾客
- 求职者
- 承包商/供应商。
您需要了解访客的预计到达时间、到达时间，引导他们参观您的场所，并留意他们的离开时间。一套完善的访客管理政策能够确保每位访客的进出记录都及时更新且易于查阅。这有助于防止未经授权的访问，并确保新的健康和卫生政策得到更积极的执行。
访客管理一直都很重要，因为它有助于为您的企业树立专业的形象。在新冠疫情的背景下，这一点显得尤为重要。与员工一样，访客也需要确信您的工作场所已采取了与疫情相关的预防措施。
考虑到疫情期间许多工作场所可能已经面目全非，制定访客管理政策对于增强员工信心和安全至关重要。那么，以下是如何为后疫情时代的工作场所制定访客政策。
评估您现有的访客管理政策
查看一下您现有的任何正式书面访客管理规章制度。如果您尚未制定任何正式的访客管理政策，您的员工很可能会随意行事。这可能会导致混乱、风险和错误。
更明确的访客管理政策可以确保员工和访客都有明确的期望和需要遵守的准则。
然而，即使是最完善、最全面的访客管理政策，在疫情后也需要重新审视。它需要根据以下几点进行更新：
- 你们是否会要求访客提前登记，以便更有效地控制入住率？
- 理想的访客登记流程是什么？包括哪些方面？ 基于云端的访客管理系统 您选择采用哪些措施，以及需要从每位访客处获取哪些信息（例如，您是否要对每位访客进行体温检查？）？
- 您的访客身份识别方法（腕带、徽章等）。
- 如何通知员工有访客到达？
- 您是否需要设置访问限制来防止访客进入限制区域？
- 完整的结账流程。
对于许多行业的访客管理而言，高安全性也是一项重要要求。Cloudbooking 为特定行业提供定制解决方案，例如我们的…… 航空航天和国防解决方案.
制定清晰明确的流程至关重要。如果员工新冠病毒检测呈阳性，他们应该如何通知管理层？管理层又该如何通知其他员工以及可能与感染者接触过的任何访客？
纸质访客管理存在的问题
为了确保疫情后工作场所的安全和效率，越来越多的企业正在转向数字化访客管理系统。纸质签到表存在太多缺陷，难以有效管理。使用纸质访客签到系统最常见的缺点包括：
- 无法预先登记预期访客
- 缺乏自动提醒功能，无法让您的团队知道有客人到达
- 保密性也是一个问题，因为在访客簿上签名意味着访客可以很容易地看到谁来过以及他们拜访过谁。
人工登记流程不可靠，使用纸质系统会增加未经授权访客进入的风险。缓慢的访客接待流程也会对您的品牌形象产生负面影响，如果您正期待投资者或新员工的到来，这无疑会损害您的形象。
纸质策略根本无法与您在工作场所采用的任何其他软件或硬件解决方案集成。数字技术使这些解决方案的集成变得更加容易，因此数字标牌可以保持最新状态，导视系统也更加便捷。在后疫情时代的工作场所，数字化方式是访客管理的更佳选择。
新冠疫情后访客管理系统的选择
近年来，使用数字化访客管理系统已逐渐普及，而新冠疫情则极大地加速了其应用。在后疫情时代，它不再是锦上添花，而是必不可少的。
如果访客或员工确诊感染新冠病毒或其他传染病，您将拥有当时在场所有访客和员工的准确记录。您可以轻松查看感染者曾与哪些人接触，这将大大简化通知相关人员进行检测的流程。
然而，选择一套完美的后疫情时代数字化访客管理系统，需要了解应该关注哪些方面。以下是数字化访客管理系统的一些最重要的功能：
- 预登记功能，最好配合简化的登记功能（例如二维码），可以加快登记速度，减少在大厅/接待处等待的人数。
- 与您的电子邮件平台集成，使网站访问前后的沟通更加便捷。
- 具备打印功能，可以轻松制作访客胸牌，而不会减慢登记速度。
- 自助入住，减少员工与可能具有传染性的访客的接触（反之亦然）。
- 可通过您选择的沟通渠道（Slack、电子邮件、短信提醒等）发送自动“客人到达”通知。
- 重复存储访客信息，防止常客每次来访都重新办理登记手续。
- 实时报告涵盖大堂活动和访客历史记录，因此这些信息不仅易于获取，而且还可以轻松搜索和远程访问。
- 与您使用的任何其他技术集成，包括空间管理软件和数字标牌。
关于规模化的一些说明
当企业开始考虑制定更完善的访客管理政策时，他们往往会关注专为中小企业设计的数字化系统。然而，问题在于系统规模是否能够满足需求。理想情况下，您应该选择一套能够充分支持企业增长战略的访客管理系统。所有新技术都需要进行分析，以确保您的业务能够应对未来快速甚至意料之外的规模扩张。
制定疫情后访客管理政策
强调保护员工、员工宾客和商务访客免受新冠病毒感染的必要性并非危言耸听。即便新冠疫情即将结束，这场大流行也凸显了一些影响全球互联文明的核心健康问题。随着全球供应链和电子商务的普及，品牌不再受地域或预算的限制，能够触达全球受众并实现互联互通。
所有访客管理政策都需要做好准备，根据新冠疫情下一阶段可能出现的不可预见的变化进行调整和更新。疫情或许会（也希望如此）逐渐消退，成为遥远的记忆。但如果意外情况发生，工作场所及其管理人员必须做好准备。
